De nombreux propriétaires de restaurants ne connaissent pas les concepts comptables de base qui peuvent les rendre plus rentables et les aider à enregistrer les transactions financières. Ce post blogue couvrira certaines des bases, y compris ce qu'elles signifient toutes et comment les utiliser pour améliorer les revenus et les dépenses d'exploitation d'un restaurant. Le premier sujet est une introduction aux principales erreurs de budgétisation que vous pouvez commettre, suivie d'un bref aperçu des périodes comptables, des méthodes générales de comptabilité des restaurants, etc. Chacune d'entre elles présente ses propres avantages, il est donc important que vous compreniez lesquelles sont les plus adaptées à vos besoins particuliers.
Avant de nous plonger dans les concepts de la comptabilité des restaurants, abordons rapidement les bases de ce qu'est la comptabilité et pourquoi elle est importante.
Alors, en quoi la tenue de livres diffère-t-elle de la comptabilité ?
La comptabilité peut être définie comme un moyen systématique d'enregistrer, de classer et d'analyser les transactions commerciales afin de prendre de meilleures décisions pour votre restaurant ou votre entreprise de services alimentaires. Le mot clé ici est la prise de décision, car il est essentiel de disposer de bonnes informations sur les gains (ou les pertes) d'argent et sur la provenance (et la destination) de cet argent pour prendre de bonnes décisions commerciales.
Accounting doesn't just allow you to make manage financial data, though; it also has a huge impact on non-financial areas of the restaurant such as marketing and staff management. It can even affect your food costs!
Because of its importance in every area of your business, you must get the right information out of your accounting systems. This will help to improve food and beverage sales and profitability while also keeping track of financial obligations like restaurant payroll taxes or other state regulations.
There are many different types of restaurant accounting software available these days which can make tracking specific kinds of data easier than ever before. We will mention these at the end of the blog.
Il est important de comprendre que les systèmes comptables organisent et enregistrent simplement vos transactions commerciales dans différents comptes qui vous aideront ensuite à prendre des décisions pour le restaurant.
Accounting is the systematic way to record, classify and analyze business transactions to make better decisions for your restaurant or foodservice business. This helps with financial data but also other areas of the restaurant such as marketing and staff management.
La comptabilité, cependant, est utilisée pour résumer toutes les transactions financières dans les trois catégories principales que sont l'actif, le passif et les capitaux propres. Celles-ci sont ensuite enregistrées sous forme de comptes dans le plan comptable.
Les 10 principales erreurs budgétaires
Here are some budget mistakes you may be doing:
- La direction n'est pas impliquée dans la création du budget. Il peut être difficile de mettre en œuvre un budget de restaurant qui n'a pas été créé par ceux qui sont responsables des résultats.
- Les budgets opérationnels ne sont pas mesurés mensuellement par rapport aux chiffres réels. C'est une erreur, car cela peut rendre les choses difficiles lorsque vous devez expliquer à quelqu'un comment votre budget opérationnel s'est déroulé au cours du mois, du trimestre ou de l'année, en vous basant sur ce qui s'est passé par rapport à ce qui était prévu.
- Failing to budget for marketing. In this competitive world, the marketing budget is a must for any restaurant because it is the only way that you can advertise your restaurant's services and attract customers. This should ideally be a percentage of your sales!
- Failing to account for your POS system costs and/or not factoring in the cost of technology updates. This is a part of the budget that many restaurant owners neglect.
- Incorrectly budgeting for food costs. When you plan your restaurant's menu and determine the fixed costs, make sure that the total amount of all these expenses does not exceed what you can spend on ingredients every month.
- Ne pas tenir compte de la saisonnalité lors de la planification du budget du restaurant. Vous devez savoir à quoi ressemblera le budget pendant les périodes où l'activité est généralement faible, afin de pouvoir planifier en conséquence.
- Not including planned capital expenditures in a restaurant's budget. If there are any major equipment purchases or renovations which need to be made, then it should always go into your operational budget because it shows how much money you have available for this purpose and how much you will need to spend each month.
- Failing to account for the restaurant's change in inventory levels when writing a budget. If there is going to be an increase or decrease in your overall inventory, then this needs to factor into how much money it will cost you every month.
- Faire des hypothèses trop générales sur les ventes et les coûts totaux de la nourriture. Il est important d'avoir un budget de restaurant avec lequel vous pouvez travailler. Cependant, cela signifie qu'il ne peut pas être constitué uniquement de chiffres arbitraires que vous pensez voir se produire au cours du mois ou de l'année, car ces hypothèses pourraient ne pas se révéler comme vous le souhaitez si vos prévisions de ventes et de dépenses opérationnelles sont inexactes.
- Ignoring external factors. There are a lot of things that can negatively affect your restaurant's budget. For example, if you do not factor in the extra costs associated with employee benefits or insurance when planning for operating expenses then it will be difficult to account for these kinds of expenditures later on because they might end up being much higher than you ever imagined.
Que sont les périodes comptables ?
Une période comptable est la période pendant laquelle votre restaurant tient ses livres. Elle peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, selon la fréquence à laquelle vous avez besoin d'informations à jour pour prendre des décisions commerciales.
En général, la plupart des restaurateurs choisissent une date de fin de mois car ils trouvent que cela correspond mieux à leurs cycles financiers et à leurs besoins en matière de rapports. Les différentes périodes comptables des restaurants sont les suivantes :
Quotidiennement
Certains restaurants choisissent d'avoir une période de comptabilité quotidienne car cela leur donne la flexibilité de pouvoir mettre à jour leurs livres à tout moment au cours du mois. Cela peut être utile si vous recherchez des informations spécifiques sur une base continue ou si vous avez besoin de données de vente à jour pour prendre de bonnes décisions en matière de marketing et de personnel.
Mensuel
L'un des types les plus courants de périodes comptables se fait à la fin de chaque mois. Cela vous donne 12 mois pour mettre de l'ordre dans vos comptes, ce qui peut être une bonne idée pour les grandes entreprises ou celles qui ont un volume d'affaires élevé.
D'autres propriétaires de restaurants choisissent d'avoir une période comptable mensuelle pour leurs livres parce que cela ne demande pas autant de temps ou d'efforts administratifs. C'est également plus facile en termes de budgétisation et de planification de la croissance future des ventes puisque vous pouvez obtenir une image précise à la fin de chaque mois.
L'inconvénient, cependant, est que vos données seront légèrement moins à jour que si vous aviez une période comptable quotidienne.
Trimestrielle
Many restaurants choose to have an annual restaurant accounting period as well – especially start-ups which do not require up-to-date reports or financial information regularly. Quarterly is also another popular choice because it gives the business owner enough time to put together a comprehensive report at the end of each quarter.
Annuellement
L'exercice comptable du restaurant est une autre option qui peut s'avérer utile pour les restaurants qui n'ont besoin d'informations financières qu'une fois par an (à des fins fiscales, par exemple). Si vous optez pour cette méthode, il peut être judicieux d'engager des comptables de restaurant ou des aides-comptables qui s'occuperont de vos besoins en matière de rapports et vous donneront une vue d'ensemble des recettes de votre restaurant.
Méthodes de comptabilité des restaurants
Net profit
Net profit est l'un des éléments les plus importants auxquels un comptable ou un restaurateur prête attention car il s'agit d'une information cruciale.
Il s'agit de la différence entre ce qui est gagné pendant l'année et ce qui a été dépensé pendant cette même période. Net profit vous indique si les ventes de votre restaurant sont supérieures à ses dépenses, ce qui signifie qu'il gagne de l'argent, et donc que votre restaurant est en bonne position sur le plan financier.
Le net profit peut être calculé comme suit :
Même si vous n'avez pas besoin de connaître ce chiffre tout de suite, il vous donnera une idée précieuse de l'argent que vous gagnez pour chaque dollar de vente que vous réalisez.
The next step is breaking down your net income into its different components which will tell you more about where the money came from or went during a year.
Ces composants sont appelés comptes :
- Coût des marchandises vendues
- Marge brute profit
- Coût de la main-d'œuvre dans les restaurants
- Ratio coûts/ventes
Coût des marchandises vendues (COGS)
This includes the prime costs associated with what you are selling; from producing or purchasing items such as, supplies and ingredients for menu items. It also accounts for any fees related to shipping goods directly to a customer's home.
Voici quelques exemples de fournitures et d'ingrédients :
- Glace
- Garnitures (oranges, citrons, coriandre, basilic, etc.)
- Serviettes de table, serviettes en papier, cure-dents, pailles, ustensiles à emporter, etc.
- Condiments (Ketchup, mayonnaise, moutarde, etc.)
- Produits de nettoyage (détergents, savon, éponges, etc.)
- Matériel de cuisson (papier sulfurisé, papier d'aluminium, etc.)
- Ingrédients (sucre, sel, farine, épices, huile d'olive, etc.)
Souvent, ces coûts seront déduits du revenu que vous avez gagné sur une vente de biens ou de services. En effet, le COGS est directement lié au coût de la fourniture de ce bien/service et ne doit pas être pris en compte lorsque vous examinez combien d'argent a été gagné au total.
Le COGS peut être calculé comme suit :
Marge brute profit
La marge brute profit est un ratio qui vous indique quelle part de chaque dollar gagné a été conservée par le restaurant après le paiement de toutes les dépenses. C'est une façon de déterminer si les produits ou services de votre restaurant sont vendus à un prix tel qu'il restera suffisamment d'argent pour les dépenses d'exploitation et d'investissement.
La marge brute de profit peut être calculée comme suit :
This gives you an idea of how much money has been made after everything has paid for itself in terms of producing or procuring it to be available for sale.
Hence, the gross profit margin is expressed as a percentage, the percentage being the amount of revenue your restaurant made over your cost of goods sold.
Par exemple, si votre restaurant a réalisé un chiffre d'affaires de 20 000 $ et que ses coûts d'exploitation s'élèvent à 12 000 $, la marge brute de profit sera de 40 %.
Coût de la main-d'œuvre dans les restaurants
This refers to all of your labor expenses excluding payroll taxes. This includes both hourly staff members and salaried managers. Some expenses may include:
- Salaires (y compris les heures supplémentaires, les primes et les commissions)
- Primes d'assurance contre les accidents du travail
- Les primes d'assurance-chômage payées par un propriétaire de restaurant ou un franchisé à l'agence d'État pour l'emploi dans les États où ils ont des employés.
- Avantages sociaux des employés (assurance maladie, assurance vie, indemnités pour accidents du travail)
- Taxes / Licences
Dans la plupart des cas, ces coûts seront déduits des recettes d'un restaurant. Cependant, si vous faites payer à vos clients certaines des choses que le coût de la main-d'œuvre couvre, vous pouvez envisager de l'ajouter comme dépense dans vos rapports financiers.
Ratio coûts/ventes
Il s'agit du pourcentage des ventes d'aliments et de boissons qui sont directement liées à un produit ou à un service particulier. En d'autres termes, il calcule combien vous avez dépensé pour chaque article de votre menu en fonction de ce que vous avez vendu plus les coûts associés à vos dépenses d'exploitation pour cette section de l'entreprise. Ce calcul peut être effectué comme suit :
Par exemple :
Si une entreprise a 100 000 $ de recettes totales et que 15 000 $ de ces recettes proviennent du produit, le rapport coût/ventes sera calculé comme suit :
100 000 $/(15 000 $ + tout autre coût) = 0,66 ou 66 %.
The higher the number, the more you are spending on each item; which will make it easier for you to pinpoint profit losses and low-set menu prices. In other words, your costs are too high relative to the amount of revenue that comes from selling those products and services.
Plan comptable
Un plan comptable comprend tous les différents types de recettes, de coûts, d'actifs et de passifs liés à votre restaurant au fil du temps.
Par exemple, vous pouvez suivre séparément les recettes de votre restaurant provenant des clients réguliers et des événements spéciaux. Vous pouvez également suivre séparément l'argent que vous dépensez en publicité, en fournitures et en loyer.
Vous pouvez également envisager d'avoir un compte commercial distinct pour votre restaurant. Cela est particulièrement utile si vous souhaitez suivre séparément les chiffres de chaque établissement , c'est-à-dire si vous avez plusieurs sites.
In general, you want to make sure that your chart of accounts is set up in a way that makes it easy for you to see how profitable each part of your restaurant is and where you should focus more resources. The best way to do this would be through a profit and loss statement.
Le compte rendu des pertes et profits profit est un rapport important pour les propriétaires de restaurants car il vous permet de voir combien d'argent votre entreprise a gagné ou perdu sur une certaine période.
Un compte-rendu des pertes et profits sur profit a :
- Total des revenus
- Brut Profit
- Marge brute Profit
- Total des dépenses
- Net Profit
- Marge nette Profit
An accurate profit and loss statement tells you how much money you are making or losing each month. Restaurant owners must understand this because it tells them how efficient their business is and shows where they need to invest in more resources.
Coûts de base
This refers to the costs directly associated with producing your menu items, so it calculates your COGS combined with your labor costs. It is used as a restaurant financial metric that can help you determine how profitable each item on your menu is (versus just looking at total revenue). Prime costs do not include things like rent or supplies. Some examples of costs included in this calculation are:
- Les aliments et les boissons achetés pour être utilisés comme ingrédients ou pour être vendus (produits, viande, poisson et produits laitiers). Il tient également compte du coût associé à tout élément tel que l'emballage, qui est ajouté ultérieurement et qui peut donc être considéré comme faisant partie des dépenses de votre restaurant.
- Services used for your restaurant or a specific menu item that you have paid for and do not include in the cost of goods sold, such as Bartender services (Mixing drinks).
- Les frais d'entretien des équipements de cuisson (tels que ceux des fours ou des cuisinières commerciales). Ces frais doivent être déclarés séparément sur une facture du vendeur.
- Cleaning services (Dishwashing, vacuuming floors).
- Shipping service fees for items such as food and paper goods.
- Inventory shrinkage costs (Items that are misplaced or become damaged before they can be used). This is a type of loss you would take when preparing menu item components in your restaurant kitchen.
- Delivery service fees from 3rd party delivery companies.
Selon les circonstances, le coût principal d'un article du menu peut être simplement calculé en prenant une moyenne de ce que vous avez payé pour cette nourriture ou cette boisson. Il peut également être déterminé en examinant les prix exacts qui ont été imputés à des factures spécifiques des fournisseurs que vous avez reçus et de la main-d'œuvre nécessaire pour maintenir votre restaurant en production.
Pour calculer le coût de revient d'un plat :
Par exemple, si vous avez réalisé un chiffre d'affaires de 100 dollars en vendant un plat du menu et que le coût de la nourriture était de 40 dollars, auquel s'ajoute un coût de main-d'œuvre de 20 dollars, votre coût principal sera calculé comme suit :
100 $/(40 $ de coûts alimentaires + 20 $ de coûts de main-d'œuvre) = 0.
Ainsi, un coût de base élevé signifie que chaque article de votre menu vous coûte cher à produire et à vendre, ce qui signifie que le restaurant devrait tirer davantage de revenus de la vente de l'article pour faire profit. Si vous considérez ce chiffre comme un exemple, tout ce qui est inférieur à 0 indique que le produit vendu aux clients ne rapporte pas grand-chose profit .
Prévision des prix des menus
Menu price forecasting is the process of predicting how many customers will be ordering your dish on a particular day, week, or month. By estimating the number of customers who will order your dish, you can predict how much food to order accordingly. If you over-order products, it will cost you more money which is why it's important to consider this when planning how much food to buy.
Quel serait le prix le plus rentable pour un seul article du menu ? Dans cet exemple, nous allons dire que notre restaurant demande 7 $ pour un sandwich et qu'il souhaite simplement savoir quel est le montant optimal qu'il devrait demander pour ce sandwich.
Pour le calculer, divisez le coût du COGS par la marge souhaitée profit :
40 $/20 $= 0,75 $ (arrondi au cent le plus proche)
Le prix optimal du menu est donc estimé à 75 cents par sandwich. Cela signifie que vous vendriez plus de sandwichs s'ils coûtaient moins cher, mais cela signifie aussi que vous perdrez plus d'argent.
Le pire prix à demander pour un seul article du menu est donc tout ce qui est supérieur à ce chiffre, ce qui signifie que tout prix inférieur à 0,75 $ par sandwich mais supérieur au coût des marchandises vendues (40 $) serait considéré comme non rentable pour la vente d'un seul sandwich.
La prévision des menus peut également aider à faire ce qui suit :
- Tenir le chef au courant des ingrédients des aliments et des boissons à préparer chaque jour.
- Permet de s'assurer que le stock de plats pour un jour donné reste à un niveau approprié au nombre de clients prévus qui commanderont ce plat.
- Assurez-vous que votre personnel de cuisine ne prépare que ce qui se vendra chaque jour.
Ratio de rotation
Le taux de rotation est une partie importante du chiffre d'affaires net global de votre restaurant profit. Le chiffre d'affaires total comprend tous les articles que vous vendez et qui constituent le coût total de votre menu.
Pour calculer le taux de rotation, vous devez diviser le coût des marchandises vendues par le stock moyen. Cela déterminera la quantité de stocks vendus au cours d'une période donnée (en fonction du moment où vous décidez de calculer votre taux de rotation).
Par exemple, si un plat particulier vous coûte 60 $ en nourriture et en main-d'œuvre, mais que pour une raison quelconque, il ne se vend pas, votre taux de rotation vous indiquera si cet article vaut la peine d'être maintenu au menu.
By using this type of measure, it will be easier for you to determine which items on your menu are making the most money and which ones are not; making it easier for you to improve profitability.
Le ratio de rotation des stocks peut également vous aider à déterminer les articles à conserver sur votre menu et ceux qui doivent être éliminés.
Pourcentage du coût des aliments
Le pourcentage des coûts alimentaires est le montant des recettes que vous devez consacrer à la nourriture. Il est calculé en divisant le total de vos coûts alimentaires par le total de vos ventes.
To calculate your food cost percentage you divide the total food costs by the total sales:
Par exemple, si un restaurant a 100 000 $ de dépenses et que 60 000 $ proviennent de l'achat d'ingrédients (coûts alimentaires), cela signifie qu'il a 60 % de coûts alimentaires et que 40 % sont consacrés à tout le reste.
Les coûts alimentaires sont le coût de tous les produits alimentaires que vous utilisez pour préparer vos plats, ce qui inclut la viande, la volaille, le poisson, les produits laitiers, les fruits et les légumes ainsi que d'autres ingrédients comme les épices ou les condiments, etc.
La raison pour laquelle il est si important de connaître le pourcentage de vos coûts alimentaires est qu'il vous aide à déterminer quels sont vos coûts alimentaires et combien d'argent vous devez dépenser pour les ingrédients.
Vous pouvez commencer par calculer le prix moyen de tous les articles de votre menu, ce qui vous donnera une bonne idée de ce que doit coûter chaque plat. Une fois que vous avez cette information, il suffit de diviser le coût total des aliments par le prix de votre menu pour savoir quel pourcentage de chaque plat est constitué d'ingrédients.
Une fois que vous connaissez le ratio, vous pouvez l'utiliser comme référence pour les menus futurs ou simplement continuer à utiliser ce chiffre de manière continue.
Comptes à payer
Il s'agit du montant total de l'argent que vous devez à vos employés et à vos fournisseurs pour des produits ou des services. Les comptes créditeurs peuvent être divisés en deux catégories : les comptes fournisseurs et les comptes employés, bien que dans la plupart des cas ils soient généralement regroupés sous un seul nom, ce qui facilite la gestion de toutes les tâches liées à la comptabilité.
Le total de vos comptes fournisseurs est la somme d'argent que vous devez payer avant de pouvoir recevoir un revenu ou une recette. Tous les aspects liés à ce chiffre doivent être compris car il vous aidera à déterminer le montant dont votre entreprise a besoin pour réussir.
Comptes à recevoir
Il s'agit de la somme d'argent que le restaurant doit aux employés et aux fournisseurs. Il est important que vous connaissiez le total de vos comptes clients, car cela vous indiquera l'ampleur de votre problème de gestion de trésorerie, ce qui signifie plus d'intérêts sur le financement, moins d'argent pour l'expansion, etc.
Pour déterminer vos comptes débiteurs, vous devez additionner tout l'argent dû par les clients pour les factures et les transactions par carte de crédit. Ce chiffre révélera le montant des sommes dues par les clients. Vous devez donc le suivre en permanence pour vous assurer qu'il n'y a pas de problèmes majeurs.
Systèmes de journaux
Le journal est la première étape de l'enregistrement des transactions dans un système de comptabilité en partie double.
Il s'agit de trois comptes :
- Le compte Débit, qui sera augmenté du montant de la transaction ;
- Le compte Crédit, qui sera diminué du montant de la transaction ;
- Un compte récapitulatif de dépenses ou de revenus, qui aura un solde nul après l'enregistrement de toutes les transactions commerciales.
Les écritures de journal peuvent être classées comme des comptes temporaires ou permanents.
Un compte permanent est un compte sur lequel le montant de la transaction reste jusqu'à ce qu'il soit clôturé à un moment donné, tandis que les comptes temporaires reflètent les revenus et les dépenses uniquement pendant une certaine période avant d'être clôturés sur un autre type de compte.
Les comptes temporaires sont clôturés par un autre type d'écriture de journal appelé écriture de clôture, qui sert à transférer le solde du compte temporaire dans un ou plusieurs comptes permanents. La fonction principale de ce processus est de s'assurer que tous les débits sont égaux à tous les crédits dans chaque écriture de journal avant d'être comptabilisée dans les grands livres et finalement dans son compte respectif.
Comptabilité d'exercice
Il s'agit du type de méthode comptable qui regroupe les dépenses et les recettes dans un seul bilan financier à la fin d'une période comptable. Essentiellement, elle est basée sur des estimations plutôt que sur des chiffres réels pour les dépenses et les produits des ventes.
For example, if you are using the accrual accounting method, then it would be recorded as an expense when planning your operational budget; which means that it will not affect income statements until after you have incurred this cost.
Le principal avantage de l'utilisation du système de comptabilité d'exercice est qu'il permet aux restaurateurs de refléter plus précisément les dépenses et les recettes dans leurs états financiers.
For example, if you are using the cash-basis accounting system then it would be impossible to know how much money your restaurant made after-tax until all of your bills have been paid, which means that there is a chance that it might not even be profitable because many expenses may have gone unpaid for months in advance.
Si l'un de ces ratios ne correspond pas aux limites que vous avez fixées pour votre restaurant, il est temps de prendre des mesures.
En examinant ces paramètres quotidiennement, vous serez en mesure d'apporter rapidement des changements afin qu'ils soient plus conformes à ce qui doit se produire à long terme. Certaines de ces mesures peuvent vous servir, tandis que d'autres ne s'appliqueront qu'à l'avenir, à mesure que votre restaurant s'adaptera.
Passons maintenant aux types de dépenses d'occupation et d'exploitation qui accompagnent la gestion d'un restaurant.
Frais d'occupation et de fonctionnement
Si vous disposez d'un petit budget, il peut être utile d'examiner si vos coûts d'occupation et de fonctionnement sont trop élevés. Si c'est le cas, il peut être utile de chercher des moyens de réduire ces coûts, par exemple en réduisant les dépenses ou en négociant de meilleures conditions avec les fournisseurs.
Lorsque de nombreuses personnes pensent aux coûts d'occupation et d'exploitation, elles ont tendance à se concentrer sur le loyer du restaurant. Cependant, ce n'est pas la seule dépense à prendre en compte lors de la planification de votre budget. Il existe plusieurs autres facteurs qui seront énumérés ci-dessous.
Frais d'occupation
Il s'agit des coûts liés à la location ou au crédit-bail d'une propriété où vous pouvez exercer votre activité. Les frais d'occupation sont importants car ils ont un impact direct sur le coût total de possession et d'exploitation de votre restaurant.
En examinant ces coûts, vous pouvez contribuer à garantir que l'entreprise a une chance d'être rentable une fois toutes les dépenses prises en compte. Les données ont montré que le secteur de la restauration est en pleine croissance, avec une augmentation moyenne des ventes de 8 %. Les frais d'occupation comprennent des éléments tels que le loyer ou les loyers, ainsi que les services publics et autres factures liées à l'exploitation de votre restaurant.
Cela comprend aussi des choses comme :
- Location
- Hypothèque
- Factures des services publics (électricité, eau chaude, pétrole, gaz et réfrigération)
- Internet
- Taxes foncières et assurances (incendie, inondations, vol, invasion de parasites)
- Coûts d'équipement (mobilier, appareils, installations, uniformes, vaisselle)
Dépenses opérationnelles
Il s'agit des coûts associés à la gestion quotidienne de votre restaurant, y compris les salaires des membres du personnel et les fournitures alimentaires.
Cela comprend aussi des choses comme :
- Salaires du personnel (personnel de cuisine, serveurs/serveuses, chauffeurs-livreurs)
- Coût de la main-d'œuvre (taxes de sécurité sociale, plans d'assurance et charges sociales)
- Coût des marchandises vendues
- Frais d'entretien (réparations d'équipements / d'installations / de meubles / d'appareils ; services de lutte contre les parasites ; enlèvement des ordures ; appels de service pour le chauffage, la ventilation et la climatisation ; frais de peinture).
- Coûts de publicité / marketing
- Dépenses promotionnelles (prix, cadeaux, concours)
- Coûts de marketing (publicité en ligne ; dépliants et affiches)
- Paiements d'intérêts sur votre prêt commercial/hypothèque
- Impôts et licences : impôts fonciers, frais de licence d'exploitation, taxe de vente, primes d'assurance responsabilité civile.
- Inventaire variance et freinte
Ces coûts varient en fonction de la taille de votre restaurant ou du nombre d'employés qui y travaillent à un moment donné.
Par exemple, si vous gérez un grand restaurant avec plusieurs serveurs, vos coûts opérationnels seront plus élevés que ceux d'un propriétaire qui n'a qu'un ou deux employés.
Il est important de comprendre les dépenses opérationnelles liées à l'exploitation de votre restaurant, car elles sont incluses dans le calcul de votre revenu après impôt. Si vous n'êtes pas conscient du montant de vos dépenses opérationnelles, il peut s'écouler beaucoup de temps avant que vous ne sachiez si votre restaurant sera rentable.
Conseils pour les budgets des restaurants
Fixer des objectifs budgétaires
Il est important de fixer un budget cible pour votre restaurant, car cela vous aidera à examiner la rentabilité de vos activités. Le calcul de votre budget comporte trois éléments :
- Calculer le prix prévisionnel de votre menu (PFP)
- Calculating your cost of goods sold (COGS)
- Calculer vos frais d'occupation et de fonctionnement
Par exemple, si vous avez obtenu de bons résultats en matière de prévisions des ventes et de taux de rotation des stocks, il est peut-être temps d'investir dans d'autres domaines susceptibles d'améliorer encore le site profits.
Si vous souhaitez que le budget opérationnel de votre restaurant soit axé sur l'amélioration de certains éléments, vous devez fixer des objectifs spécifiques pour que ces améliorations aient lieu.
Par exemple, si vous savez que la rentabilité de votre restaurant souffre du manque d'employés, il peut être judicieux d'utiliser votre objectif budgétaire pour embaucher davantage de travailleurs.
Veillez à ce que les objectifs soient réalisables afin qu'ils soient effectivement atteints et n'exagérez pas par rapport à ce qui peut se produire de manière réaliste. Vous devriez également décomposer ces objectifs en petites étapes si nécessaire pour les rendre plus faciles à gérer.
Un autre élément à prendre en compte est le budget prévisionnel, qui est un outil qui vous aidera à déterminer si votre restaurant peut être rentable ou non.
Pour établir ce budget, vous devez commencer par examiner les finances des mois précédents et déterminer le montant moyen mensuel réalisé sur le site profit après le paiement de toutes les dépenses.
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Prévoyez vos ventes
La prévision des ventes est une prédiction des ventes et des besoins d'approvisionnement futurs qui tient compte des données historiques et prévues de votre entreprise.
La prévision des ventes est une partie importante de la comptabilité d'un restaurant car elle vous aidera à établir votre budget opérationnel.
Si c'est la première fois que vous prévoyez les ventes de votre restaurant, il peut être judicieux de travailler avec un comptable professionnel ou quelqu'un qui a de l'expérience dans un cabinet de comptabilité de restaurant pour vous donner une prévision plus précise.
La raison en est qu'une prévision excessive des ventes peut nuire au budget opérationnel de votre restaurant. En faisant des prévisions trop élevées, vous risquez de devoir réduire certaines dépenses par la suite, ce qui diminuera la rentabilité de votre entreprise.
L'autre raison pour laquelle cela est important est que, si vous prévoyez des ventes de manière incorrecte, cela peut également causer des problèmes de gestion de trésorerie, puisque les factures des fournisseurs peuvent ne pas être payées à temps.
Si vous décidez de ne pas faire appel à des professionnels pour prévoir vos ventes, vous pouvez envisager d'utiliser plutôt une feuille de calcul.
Pour établir une prévision de ce que vous allez gagner, vous devriez examiner les dossiers des années précédentes qui peuvent vous aider à voir combien d'argent les gens dépensent en moyenne. Il peut s'agir de l'état des résultats, de la déclaration d'impôt sur le revenu ou du relevé de compte bancaire.
Après avoir examiné les registres, vous devriez être en mesure d'obtenir une prédiction assez précise du montant des recettes futures de votre restaurant.
Fixez votre marge de contribution
Le ratio de marge sur coûts variables est une mesure clé qui se rapporte au coût des marchandises vendues de votre restaurant. Il calcule combien d'argent il vous reste pour chaque dollar de vente après avoir pris en compte les coûts associés à la production et à la vente de tous les articles de votre menu.
Il existe deux types de marges sur coûts variables : la marge unitaire, qui porte sur les produits individuels, et la marge totale, qui porte sur l'ensemble du restaurant.
Cette formule permet de calculer votre marge sur coût variable unitaire :
Vos contributions sont les gains que vous recevez de la vente de repas aux clients moins tous vos coûts de fabrication ou d'achat de ces articles. Les éléments qui contribuent à ce chiffre sont les aliments, les boissons et les coûts de main-d'œuvre.
Alors que la marge sur coûts variables vous indique combien profit est généré pour chaque article individuel vendu par votre restaurant, il est plus utile de considérer ce ratio comme le nombre de dollars restants pour chaque dollar de recettes après le paiement de toutes les dépenses.
La marge totale joue un rôle encore plus important que les marges unitaires.
Cette formule permet de calculer votre marge sur coûts variables totale :
Vos contributions totales sont les gains que vous recevez de la vente de repas moins tous vos coûts de fabrication ou d'achat de ces articles. Les éléments qui contribuent à ce chiffre comprennent la nourriture, les boissons et les coûts de main-d'œuvre.
Alors que la marge sur coûts variables vous indique combien profit est généré pour chaque article individuel vendu par votre restaurant, il est plus utile de considérer ce ratio comme le nombre de dollars restants pour chaque dollar de recettes après le paiement de toutes les dépenses.
Il peut également être utile d'examiner le pourcentage des ventes et des coûts qui contribuent aux marges totales plutôt que les montants absolus en dollars.
Par exemple, disons que vous vendez un type de plat à 20 $ et que la fabrication de cet article coûte 15 $ à votre restaurant. En utilisant la formule précédente, nous trouverions que cette marge unitaire est de 25 %.
Toutefois, si nous utilisons ici un pourcentage plutôt qu'une valeur absolue, nous pouvons constater que 75 % des recettes de votre restaurant proviennent de la vente de ce plat et que 25 % de vos coûts servent à le préparer.
Vous pouvez également utiliser la même formule pour calculer un pourcentage de marge totale en utilisant une valeur absolue, qui serait 20 $ de ventes moins 15 $ de coûts variables divisés par le montant total en dollars (45 $) entrant dans votre entreprise (dans ce cas, ce serait 38,89 %).
Utiliser les bilans
Un bilan est un état financier qui montre l'actif, le passif et les capitaux propres d'une organisation.
Parmi les facteurs que vous pouvez envisager de suivre, citons le bilan d'ouverture, le bilan de clôture de l'année en cours, les comptes de résultat, les tableaux des flux de trésorerie et le ratio du fonds de roulement.
En soustrayant le passif total des capitaux propres, vous obtenez la valeur nette de votre entreprise.
Vous pouvez également comparer les années précédentes avec le bilan de clôture de cette année pour voir combien d'argent votre restaurant a gagné au fil du temps, ce qui peut être un autre indicateur de la santé financière.
Le suivi de ces éléments vous permettra de mieux contrôler la valeur nette de votre restaurant et de voir si votre entreprise se porte bien avec le temps.
Budget pour les événements de vente, les promotions, les festivals
Il existe un grand nombre d'événements commerciaux différents auxquels les restaurants peuvent vouloir participer pour stimuler leur activité.
Parmi les exemples, citons les promotions spécifiques aux restaurants, les offres spéciales pour les fêtes de fin d'année et les "happy hours".
Si vous n'êtes pas sûr du prix à demander pour certains articles lors de ces événements, vous pouvez utiliser la méthode du prix de revient majoré. Cela signifie que vous prendrez le coût total de votre produit et y ajouterez un certain pourcentage afin de déterminer le prix auquel vous devez le vendre.
Vous pouvez également prendre en compte le temps supplémentaire que vos employés devront consacrer à la préparation de ces événements de vente et tenir compte de ce coût également.
Il est important de comprendre combien d'argent vous avez besoin, ce qui détermine la rentabilité et tous les facteurs qui influencent le succès d'un restaurant. Une fois que vous aurez acquis une meilleure compréhension de chacun d'entre eux, vous serez en mesure de voir comment ils peuvent tous travailler ensemble pour que votre restaurant fonctionne plus efficacement.
Définir les périodes comptables
Les périodes comptables sont les moments désignés auxquels les comptables apportent des ajustements aux registres comptables ou préparent les états financiers.
Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous pouvez envisager des périodes comptables mensuelles et trimestrielles, ainsi que des périodes annuelles. Ces périodes peuvent être configurées dans le système d'enregistrement (SOR) de votre restaurant et vous aideront à garder le cap au fil du temps.
Comme il y a 12 mois dans une année, cela signifie que la plupart des gens vont calculer un chiffre d'affaires annuel, c'est-à-dire ce qu'ils espèrent pour leur entreprise sur une année.
Cependant, vous pouvez envisager de le faire sur une base trimestrielle, ce qui peut donner à l'équipe de direction de votre restaurant un meilleur aperçu de l'évolution des ventes pour l'année en cours et fournir des informations utiles pour la gestion des stocks.
Another idea is using accounting ratios, which can be calculated from financial statements. Accounting ratios are used by accountants to help them monitor the financial performance of businesses. A lot of these ratios measure how well a business is doing and whether it is healthy financially or not.
Parmi les ratios comptables les plus couramment utilisés figurent le ratio du fonds de roulement, le ratio de rotation, l'utilisation des actifs et les ratios de liquidité.
- Le ratio du fonds de roulement est basé sur l'actif et le passif à court terme. L'actif à court terme comprend les liquidités, les stocks et l'inventaire ; quant au passif à court terme, il s'agit de ceux qui devront être payés dans l'année, comme les comptes créditeurs et la dette à long terme.
- Le ratio de rotation est une comparaison entre les ventes et le coût des marchandises vendues, également connu sous le nom de COGS. Nous en avons parlé plus en détail au début de l'article.
- L'utilisation des actifs d'un restaurant est mesurée en comparant le total de ses actifs aux ventes annuelles.
- Le ratio de liquidité est une comparaison des ratios courant et rapide, qui figurent tous sur les tableaux de flux de trésorerie. Le ratio de rapidité ou ratio d'acuité est calculé en prenant les actifs les plus liquides de l'entreprise (liquidités, titres négociables, etc.) et en les divisant par les dettes à court terme qui peuvent être payées dans un délai de 30 jours.
Vous devez également garder à l'esprit que certaines entreprises peuvent avoir une fin d'année fiscale différente de celle des autres, c'est pourquoi vous voudrez vérifier ce point avant de commencer votre analyse.
Attention aux modifications du salaire minimum
Le salaire minimum est appelé à augmenter dans de nombreuses provinces des États-Unis et du Canada au cours des prochaines années. Ce changement affectera le secteur de la restauration et vous devez être au courant de tous ces changements s'ils s'appliquent à votre entreprise.
Vous voudrez peut-être jeter un coup d'œil à ce qui se passe dans votre région ainsi qu'aux lois sur le travail qui entreront bientôt en vigueur et qui peuvent affecter les coûts de main-d'œuvre de votre restaurant.
Trouver le bon comptable/teneur de livres
Engager un comptable est une chose que vous pouvez faire pour aider votre restaurant à gérer ses finances.
Vous voudrez choisir quelqu'un qui se spécialise dans le secteur de la restauration et qui a l'habitude de travailler avec des restaurants, afin qu'il sache bien ce dont votre entreprise a besoin en termes de services comptables.
Un autre facteur à prendre en compte lors de l'embauche d'un comptable ou d'un teneur de livres professionnel est qu'il dispose des licences et des certifications appropriées.
Assurez-vous que votre comptable passe ces tests, car cela signifie qu'il est au courant des lois fiscales, des règlements et d'autres informations importantes dans le secteur de la restauration. Il peut être très avantageux pour vous d'engager quelqu'un qui possède ces connaissances, car cela peut lui faire gagner du temps lors de l'exécution de certaines tâches ou de certains projets.
Envisagez la comptabilité nonprofit
La comptabilité des organismes sans but lucratif est un sous-ensemble de la comptabilité conçu spécifiquement pour les organismes sans but lucratif. Les organismes sans but lucratif peuvent avoir un certain nombre de structures différentes, mais ils ont tous le même objectif : fournir un service ou poursuivre une cause sans être financièrement autonome.
La fonction principale de la comptabilité des organismes sans but lucratif est de suivre les entrées et les sorties de fonds afin d'assurer la stabilité financière de l'organisme. Les services de comptabilité des organismes sans but lucratif aident ces derniers à tenir leurs dossiers à jour afin qu'ils soient en mesure de soumettre les formulaires IRS appropriés en temps voulu.
La comptabilité des organisations à but non lucratif permet également de s'assurer que les finances de l'organisation sont toujours en ordre, ce qui peut l'aider à conserver son statut d'exonération fiscale auprès de l'IRS.
Logiciel de comptabilité pour les restaurants
One of the most important investments you can make as a restaurateur is investing in restaurant bookkeeping and POS systems that will help manage all aspects of your business, from your beginning inventory to sales forecasting.
Les données du point de vente donnent aux propriétaires un aperçu des indicateurs clés de performance de leur restaurant au fil du temps pour suivre les stocks, les ventes et les coûts de main-d'œuvre. Elles peuvent également vous aider à contrôler le coût des aliments, car elles vous permettent de suivre les articles qui expirent bientôt afin d'éviter qu'ils ne soient gaspillés.
A lot of restaurant owners use accounting software for everything from creating budgets to managing their cash flow projections. Accounting software connects to your POS which allows your accountant to generate accounting reports, a daily sales report, find out the average check size, determine tax contributions, labor costs, and perform financial reconciliation.
Voici quelques-uns des avantages de ce type de programme :
- Renforce l'efficacité et l'efficience opérationnelles
- Aide à l'embauche, à la formation et à la gestion de vos employés
- Simplifie vos activités de saisie de données
- Créez vos propres factures et des états réguliers des pertes et profits (cash flow) sur profit
- Augmente la transparence de l'entreprise en donnant à chacun un accès en temps réel aux données financières. Ceci est particulièrement important pour les propriétaires-exploitants qui souhaitent que les membres de leur personnel soient informés de la situation de l'entreprise à tout moment de la journée ou de la nuit afin d'être aussi productifs que possible.
- Il assure le suivi de vos stocks et de vos créances afin que vous sachiez à tout moment où en est votre situation financière. Vous pouvez également créer des rapports qui vous aideront à identifier les tendances, comme les articles qui se vendent le plus pendant certaines saisons ou à différents jours de la semaine.
- Rationalisez les tâches comptables et gagnez du temps puisque vous pouvez, par exemple, programmer le paiement automatique des factures, recevoir des mises à jour financières en temps réel et créer des budgets en fonction de vos prévisions de ventes.
Certains logiciels de comptabilité sont :
- Quickbooks Online - this is a cloud-based solution that can be accessed from anywhere and on any device.
- Xero Accounting Software - this software has over one million businesses around the world using it. It's an easy-to-use accounting program with great customer service which will help you save time and money.
- Sage 50 - this is an accounting program that will help you manage all of your restaurant's finances. It includes inventory control, purchase order management, sales analysis and forecasting, payroll services, job costing features, reporting tools etc.
- Microsoft Dynamics - this software is a great option for those who want to use it on their desktop and mobile devices. It also has access to an online portal where you can manage your restaurant's finances from anywhere at any time.
- FreeAgent - Invoicing & accounting software for freelancers and small businesses. It also integrates with many of the most popular payroll providers such as Paycheque, ADP, or Braintree and allows you to create invoices, manage expenses, and get paid online.
- Freshbooks - online invoicing and time tracking software for solo freelancers, consultants, or teams that bill clients by the hour or project.
- Zoho Books - accounting software with invoicing, payroll & more for entrepreneurs and business owners who want to run their business in one place.
- OnPay - un moyen simple de payer vos employés et d'être payé par eux. C'est un logiciel de paie qui s'intègre à Quickbooks, Xero ou Wave Accounting.
- Wave - un programme de comptabilité qui vous aide à tout faire, de la création de budgets et l'envoi de factures à l'acceptation de paiements en ligne de la part de clients, de vendeurs, etc.
- GP - un programme de comptabilité simple et gratuit qui vous aide à faire des choses comme créer des budgets, générer des rapports, etc.
et plus encore...
Restaurant owners can use various forms of accounting software to simplify their business and increase the accuracy of their financial data. Accounting software is a great way for restaurant owners to manage all aspects of their restaurant's finances from anywhere, at any time, and on any device; including desktop or mobile devices.
Le bon programme de comptabilité vous permettra de créer plus facilement des budgets, de connaître le montant moyen des chèques, de déterminer les contributions fiscales, les coûts de main-d'œuvre et d'effectuer des rapprochements financiers.
Les concepts de comptabilité des restaurants présentés au début de l'article sont utiles pour vous aider à comprendre ce qu'est la comptabilité et l'importance qu'elle revêt lorsqu'elle est effectuée correctement.
Gérer un restaurant peut également consister à engager des comptables qui peuvent vous aider à créer des budgets et à gérer les finances de votre restaurant parallèlement à votre logiciel de comptabilité.
Une fois que vous aurez une meilleure compréhension des concepts de base de ce qu'un logiciel de comptabilité pour restaurant peut offrir, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées pour savoir si une solution en ligne ou hors ligne sera la meilleure pour votre restaurant. Maintenant que vous avez une idée des choses à faire et à ne pas faire, vous pouvez mieux déterminer quelle étape suivre pour améliorer les techniques comptables que vous utilisez actuellement.
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