Food inventory management is a central job for restaurant owners or kitchen managers. It’s a constant balancing act of keeping enough ingredients to fill every order, but not so much that food spoils and you lose money on it.
Digital food inventory management, in particular, provides a host of other benefits for businesses like:
- Tracking ingredient and food costs changes so you can keep your menu prices up-to-date
- Prévention des sur- et sous-achats
- Suivi des ingrédients populaires et impopulaires pour la mise à jour des menus
- Tracking the total cost of your inventory at any given time
- Améliorer votre service à la clientèle en fournissant aux serveurs une transparence totale sur les menus soldés.
- Helping you keep accurate inventory records based on your restaurant's standards
Many restaurants track their inventory with pen and paper, as that’s the way kitchen managers were trained for eons. But the above benefits are virtually impossible to achieve manually. Just trying to get inventory tracking right takes so much effort that there’s very little time left for analysis of the user or available inventory. Moreover, you’d have to be a spreadsheet wizard to gain most of the insights an inventory management solution provides automatically.
De nombreux restaurants commencent à expérimenter le suivi numérique des niveaux d'inventaire en utilisant les fonctions intégrées à leur système de point de vente (POS).
Qu'est-ce qu'un logiciel de point de vente ?
Un point de vente est une plate-forme sur laquelle un restaurant (ou un détaillant) effectue ses transactions de vente. Elle permet d'initier une transaction, d'encaisser un paiement, de tenir un catalogue, de gérer des remises, etc.
The restaurant POS systems specifically connect the kitchen and floor staff, so that the kitchen can see orders without waiting for the staff to run to the back. Management can keep track of KPIs like sales over time, which servers are selling the most, and which items are the most popular.
With the advent of easy-to-use, budget-friendly POS platforms, most restaurants run on a food inventory POS system, even tiny food kiosks.
Many POS systems also have inventory management system features built in. Since these inventory system features typically come with the POS subscription, it's with these stock management tools that restaurants first experiment with digital inventory keeping.
Caractéristiques communes de gestion des stocks dans un point de vente
With that said, let’s take a look at the common inventory management qualities that a POS contains. These features are broken into three types:
- gestion des stocks
- gestion des commandes
- analytique.
Caractéristiques de la gestion des stocks
Étant donné que les caractéristiques de gestion des stocks d'un point de vente sont développées pour faciliter la vente pour le type d'activité d'un détaillant, le système de gestion des stocks est généralement orienté autour des caractéristiques de gestion des stocks pour maintenir un catalogue à jour. Les caractéristiques typiques comprennent :
- Création de produits, y compris les variantes de produits et les UGS
- Créez un catalogue ou un menu avec les détails et les caractéristiques spécifiques des articles.
- Suivi des comptages et des registres d'inventaire sur plusieurs sites
- Haute précision et accélération du processus d'inventaire
- Notifications de faibles stocks
- The ability to set and change product prices
- La possibilité de fixer des rabais, des promotions et de créer des coupons
Fonctions de gestion des commandes
En général, dans les logiciels de point de vente, ce type de fonction est le moins robuste, mais cela devrait changer à mesure que les solutions de point de vente se transforment en suites de vente au détail.
- Importer des produits à partir de catalogues auxquels le logiciel s'intègre afin de réduire la saisie manuelle des produits
- Placez certains produits et stocks en commande automatique, généralement auprès de fournisseurs avec lesquels le logiciel est partenaire.
Analyse et prévisions
Les fonctions d'analyse des stocks d'un point de vente sont destinées aux responsables qui tentent de prendre des décisions en matière de vente. Par conséquent, ces rapports sont le plus souvent une extension des fonctions de rapport sur les ventes du point de vente. La plupart des systèmes de point de vente modernes suivent également l'analyse du marché afin d'identifier les tendances et de fournir des rapports sur les données en temps réel, donnant aux utilisateurs des informations de dernière minute sur ce qui se passe dans leur entreprise.
- Suivre l'utilisation des stocks dans le temps
- Suivi des coûts, des marges et des dépenses des unités
- Suivre la durée de conservation de certains produits
- évaluer la rotation des stocks (c'est-à-dire la vitesse à laquelle un article se vend)
Les limites de la gestion des stocks aux points de vente
While experimenting with your built-in inventory management system can be a great way to start getting comfortable with managing inventory digitally, POS inventory management systems are very limited. As noted, the tools are usually built for the retail business model, not the restaurant industry. As such, they don’t have the complexities necessary for restaurant inventory tracking especially taking food inventory management.
C'est pourquoi, si vous utilisez la gestion des stocks de votre point de vente, vous vous apercevrez qu'il vous manque des fonctionnalités ou que vous devez recourir à des solutions de contournement pour adapter une fonctionnalité de vente au détail aux réalités de la cuisine. La gestion des stocks des PDV manque souvent de fonctions clés comme l'intégration des balances, la lecture des codes-barres pour automatiser le comptage des stocks et la création de recettes.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de l'inventaire d'un restaurant ?
Restaurant inventory management software is built specifically for the unique needs of restaurants, bars, food trucks, and other food-centered. Restaurant inventory management tools understand that your inventory often isn’t your end product — rather, items get put together to create a meal or menu item.
Importance de la gestion des stocks d'un restaurant
The fact that inventory equals money is something that many restaurateurs are unaware of. Restaurants are losing a dollar value from their pockets on every food wasted. This is due to the fact that the food could have been used to generate income but is instead discarded.
Si vous vérifiez régulièrement votre inventaire, vous découvrirez peut-être la source des déchets, ce qui vous permettra de prendre des mesures pour les réduire. Bien sûr, il y a toujours des éléments qui échappent au contrôle du restaurant, comme des clients mécontents ou des aliments trop cuits. Il est essentiel de suivre les autres variables afin de maintenir un plan de gestion des stocks solide, que ces facteurs soient exclus ou non.
Dans un autre cas, comment connaître votre véritable profit si vous ne savez pas ce qui est utilisé et ce qui est gaspillé ? Même si l'ensemble de votre système d'achat est remarquable, une mauvaise gestion des stocks peut rendre tout votre travail inefficace.
En outre, une mauvaise gestion des stocks a un impact négatif sur le service à la clientèle dans les restaurants. N'informez jamais un client que vous êtes en rupture de stock d'un article standard du menu parce que quelqu'un n'a pas remarqué que vous en manquiez ou qu'il était déjà périmé. Et si cela se produit une fois, cela se reproduira probablement.
Le fonctionnement de votre restaurant sera alors incohérent, ce qui incitera les clients à ne plus venir très vite. Il n'y a rien de pire que d'avoir un client qui vient dans votre restaurant avec un repas spécifique en tête et qui se voit dire "Désolé, nous sommes à court".
C'est pourquoi, afin de réduire la quantité de déchets alimentaires et de maintenir un niveau d'inventaire optimal, les restaurants doivent prendre des mesures pour mieux planifier leurs menus et leurs stocks, en plus de former leurs employés aux bonnes techniques de manipulation des aliments.
Quelles sont les caractéristiques du logiciel de gestion des stocks de restaurants ?
There are a number of features that can only be found in restaurant inventory management software. These features are made for restaurant owners and food inventory managers specifically and will help a kitchen achieve peak efficiency.
1. Rapports réalisés pour les restaurants
Alors que les solutions de point de vente fournissent de nombreux rapports importants, les rapports de gestion des stocks des restaurants sont créés pour donner un aperçu de la cuisine d'une manière qui n'est pas le cas des rapports des systèmes d'inventaire de détail.
Les rapports uniques pour le contrôle des stocks d'un restaurant incluent :
- Ventes contre consommation, afin que vous puissiez facilement comparer les ventes de vos recettes par rapport aux coûts alimentaires associés. Ce rapport permet également de suivre facilement les déversements, les portions supplémentaires ou les vols.
- Over-stock reports help you get rid of sitting inventory. Industry data shows that 4-10% of food in kitchens is wasted before it ever makes it onto a plate.
- Cost differences in inventory. As the cost of ingredients or the food cost changes throughout the year, you can decide what to discontinue, which recipes to raise the price on, and more. Price fluctuations can make it difficult to keep your costs under control, but with the right restaurant management software, this is a valuable tool for monitoring any food cost and preventing them from rising too high. This helps you keep a close eye on your overall food costs, so you can be aware of any price changes and adjust your budget accordingly.
- Estimation des stocks basée sur les ventes, afin que vous puissiez avoir une idée de ce qu'il reste entre deux inventaires. Les niveaux d'ingrédients sont plus difficiles à suivre que les niveaux d'inventaire typiques du commerce de détail en raison de l'observation, des déversements et d'autres activités propres à la cuisine. Le logiciel d'inventaire de restaurant est souvent configuré en tenant compte de ces éléments, de manière à obtenir une estimation plus précise du stock disponible, plutôt que de le suivre exclusivement en fonction des articles vendus.
- La prévision intelligente des commandes vous permet de déterminer à l'avance les produits alimentaires susceptibles d'augmenter ou de diminuer en popularité.
- Évaluez l'inventaire de départ, les entrées, les transferts, la production et le stock final en main. Comparez les coûts réels aux coûts théoriques pour optimiser votre menu et le coût des marchandises vendues (COGS).
2. Méthodes uniques de contrôle des stocks spécifiques aux restaurants
L'entrée de l'inventaire des denrées alimentaires peut être très différente de l'entrée d'autres types d'inventaire. Par exemple, le poids est souvent la façon dont les cuisines mesurent une unité d'inventaire (par exemple, vous ne suivez pas vos niveaux de riz par grains individuels, mais plutôt par poids de la quantité totale de riz).
So food inventory management systems often have scale integrations for measurement tracking. Scale integration allows the tool to pull the weight of an item directly from the scale, with no manual data entry required. The best food inventory systems (like WISK) even provide Bluetooth scales that are capable of reading exactly how much liquid is left in a bottle.
Un système de gestion des stocks d'un restaurant peut également scanner un code-barres pour saisir un produit, ce qui permet d'éviter les erreurs humaines et les divergences lors de la saisie.
Enfin, certains systèmes de gestion des stocks des restaurants s'intègrent à divers fournisseurs et catalogues de produits alimentaires, de sorte que vous pouvez également choisir parmi les articles préchargés. (Les points de vente promettent généralement cette fonctionnalité, mais elle est essentiellement inutile pour les responsables de cuisine car les catalogues sont rarement orientés vers les ingrédients).
3. Caractéristiques de commande des produits alimentaires
En général, le restaurant a une rotation des stocks plus élevée qu'un détaillant. La rotation des stocks de nourriture est plus fréquente que celle des autres types d'articles, car la nourriture se gâte souvent rapidement. Les articles alimentaires, par exemple, doivent être renouvelés 4 à 6 fois par mois.
Il devrait être possible de définir des niveaux personnalisés pour le moment où un ingrédient est faible dans un système de gestion des stocks de restaurant. Pour que votre inventaire reste complet et frais, mais jamais surstocké, ces pièces peuvent déclencher des commandes à passer directement auprès de vos fournisseurs. Des notifications à vous et à votre équipe peuvent également être déclenchées par les parts.
L'outil de gestion des stocks doit également intégrer la gestion des fournisseurs afin que vous puissiez passer des commandes directement à partir du système. (Il s'agit d'un autre outil que de nombreux TPV prétendent offrir, mais ils ne s'intègrent souvent qu'avec des fournisseurs spécifiques au commerce de détail).
4. Un mode hors ligne pour les lieux ou caves sans Wi-Fi
Le service de restauration se déroule souvent dans des endroits inattendus. Que vous testiez un pop-up établissement ou que vous cherchiez à faire en sorte que les restrictions en cas de pandémie fonctionnent pour vous, votre entreprise doit être capable de suivre les stocks n'importe où. Chez WISK, nous proposons un mode hors ligne complet, de sorte qu'il n'y a pas de perte d'activité lorsque vous perdez le Wi-Fi.
5. Fournir des alertes à votre personnel sur les articles à faible inventaire
Low stock alerts are a feature of restaurant inventory management software that allows you to set thresholds for how much stock of an item you have on hand in your restaurant kitchen.
Lorsque le niveau de stock atteint le seuil fixé, le logiciel envoie une alerte à votre personnel afin qu'il puisse commander à nouveau l'article avant qu'il ne soit épuisé. Vous pouvez ainsi gagner du temps et réduire les coûts en vous assurant que vous ne manquerez plus jamais d'un ingrédient clé.
Le plus intéressant est que cette fonction est simple à mettre en place et à maintenir, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité tout en vous assurant de répondre à la demande des clients. Sans avoir à retourner en cuisine, les serveurs seront en mesure d'informer avec précision vos clients sur les articles du menu qui ne sont pas disponibles.
En outre, les alertes éliminent le désagrément résultant du fait qu'un serveur doit annuler une commande passée pour un article en rupture de stock et reprendre la commande du client.
6. Suivre le calcul du coût des recettes
The key to tracking recipe costing is to carefully document every ingredient that goes into each dish, as well as the quantity used. This information can then be used to calculate the total cost of each dish and the cost of goods sold. By regularly monitoring food costs, restaurant owners can make adjustments to their recipes as needed to ensure that they are still turning a profit.
Un système de gestion des stocks qui utilise le calcul du coût des recettes peut vous aider à maintenir des données cohérentes, à jour et précises. Le fait d'avoir des prix actualisés tirés automatiquement des factures de vos fournisseurs peut éliminer le temps que votre équipe passe à saisir manuellement les factures, surtout si le coût de vos ingrédients varie selon les saisons.
Automating your food inventory management and implementing a strategic plan, managing your restaurant group's recipe expenses might help you optimize your profit margin across your menu.
7. Améliorer les ventes grâce à une bonne conception des menus
L'ingénierie des menus est un outil essentiel pour planifier et créer votre menu afin de maximiser la rentabilité. Grâce à l'ingénierie des menus, vous pouvez déterminer quels sont les aliments spécifiques à promouvoir, à modifier ou à supprimer en établissant une carte de leur rentabilité et de leur popularité.
Critical information regarding amounts sold in relation to item margin is integrated via sales mix polling, which links recipes with costing and data from your restaurant POS system. Menu engineering lets you assess if the menus are overpriced or underpriced, whether you need to change the amounts of certain ingredients or recipe portions, and how well the menu is performing overall. It enables you to weigh profitability versus popularity while making decisions.
With the help of restaurant inventory management software to automate this process, you can quickly assess these factors and get a clear sense of the margin contribution and sales success of each menu ingredient. Based on this information, you can take advantage of menu opportunities by, for instance, pushing ingredients with high margins but low sales.
8. Suivi des déchets alimentaires et contrôle des coûts
Les déchets alimentaires des restaurants sont dus à diverses circonstances.
Monitoring and recording every occurrence of food waste at the restaurant are essential for better food cost control and general best practices in restaurant accounting. You'll gain a lot more insight into your food cost percentage on both overall expenses and specific ingredient costs, enabling them to make data-driven decisions for spending that is both optimal and profitable.
Heureusement, certains logiciels de gestion des stocks de restaurants sont dotés d'options qui peuvent vous aider à assurer le suivi des déchets alimentaires dans votre restaurant. Cela vous permet de créer un processus digne de confiance tel que :
- Identifier les recettes qui ont tendance à produire le plus de déchets et de stocks variance dans tous les restaurants.
- Saisir tout déchet alimentaire, y compris les aliments renversés et les aliments avariés, dans le module du système de gestion des stocks.
9. Gestion des tâches d'inventaire
A smart restaurant inventory software also includes an employee management feature to cut down on the amount of time spent on administrative activities, with predefined procedures for your restaurant employees.
- Créez des rappels, fixez des dates d'échéance pour les tâches et gardez une trace de tout ce qui se trouve dans le mélange.
- Créez un menu de tâches qui ne contient que les informations que votre équipe juge les plus pertinentes.
- Vérifier le statut de n'importe quelle tâche
10. Gestion des factures
A restaurant inventory management system is an application or program for inventory tracking that can store, monitor, and analyze invoices from suppliers for inventory and supplies. The invoice management system works seamlessly with your inventory and accounting tracking processes, integrating with your bookkeeping, POS system, and inventory management software.
En combinant les données relatives aux ventes, aux stocks et à la comptabilité sur une seule plateforme, le propriétaire d'un restaurant peut suivre la rentabilité, le coût des marchandises vendues, le niveau des ingrédients, etc.
10. Rationaliser et centraliser la gestion des recettes
Les back-offices et les cuisines des restaurants peuvent bénéficier de la gestion des stocks des restaurants pour gérer le flux de travail du contrôle des stocks. Cela peut vous aider à rationaliser et à centraliser le processus de gestion des recettes afin de déterminer votre coût par assiette, de suivre en temps réel le niveau de stock de nourriture nécessaire et de prévoir comment les changements apportés à votre menu auront un impact sur vos résultats.
- Établissez des directives de recette pour chaque article de votre menu (température, temps de traitement, etc.) afin de maintenir une qualité constante dans tous les établissements.
- Connaître le coût de vos marchandises et contrôler les niveaux de stock pour répondre à la demande totale anticipée
- Standardisez les recettes des menus, calculez le prix à l'assiette et gardez un œil sur la façon dont l'évolution des coûts d'exploitation affectera les ventes potentielles.
La solution pour les restaurants
Ultimately, for a restaurant to succeed, proper inventory management is a must. You need to make sure to have both a POS and a specialized inventory management solution to run at optimal efficiency in order to conduct effective inventory management. That’s why we recommend using an inventory management tool that integrates with your POS system. (WISK integrates with more than thirty POS systems.)
With integration, you can keep the inventory management’s sales reports up-to-date and accurate at all times. WISK’s integration can read the recipes sold in the POS and quickly break that into inventory reports for you.
A comprehensive approach to food inventory management goes beyond your POS system. When you integrate specialized inventory software, you'll uncover areas for improvement and see your ROI steadily improve.
WISK est l'outil idéal pour les entreprises de restauration prêtes à passer à un système de gestion des stocks conçu spécialement pour elles. Réservez une démonstration gratuite dès aujourd'hui.
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