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Dernière mise à jour :
February 8, 2024

50 meilleures pratiques sur la façon de gérer vos stocks et vos commandes

Rationalisez la gestion des stocks et des commandes grâce à notre guide des 50 meilleures pratiques. Améliorez votre efficacité grâce à des conseils pratiques et parfaits pour les restaurateurs.
50 meilleures pratiques sur la façon de gérer vos stocks et vos commandes
Par
Angelo Esposito
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Feuille de calcul pour le logiciel d'inventaire de restaurant

Téléchargez cette liste de contrôle pour tirer le meilleur parti de l'inventaire de votre restaurant. Découvrez les logiciels d'inventaire de restaurant adaptés à votre établissementpour mieux gérer vos opérations.

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AVERTISSEMENT : Veuillez noter que ces informations sont fournies à titre d'information uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques, comptables, fiscaux, RH ou autres conseils professionnels. Il vous incombe de vous conformer à toutes les lois applicables dans votre État. Contactez votre avocat ou tout autre conseiller compétent pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.
Table des matières

Restaurants keep many different ingredients on hand to create their dishes. Some ingredients have a long shelf life, others go bad in a matter of days. According to FoodPrint, about 10% of those ingredients end up going to waste.

Même si vous ne pourrez jamais éliminer complètement les stocks excédentaires dans votre entreprise, le contrôle des stocks vous aidera à maximiser vos stocks et à améliorer l'utilisation des flux de trésorerie, ainsi qu'à identifier l'origine des pertes, du gaspillage alimentaire et des erreurs humaines.

In this article, we'll focus on different types of inventory management strategies to help you better understand your inventory and what you can do to keep better track of it. We'll also provide some tips on inventory management systems that can make your life a lot easier.

First, let's start with the basics and understand the different types of inventory in a restaurant:

  • Les stocks de nourriture : Il s'agit de tous les ingrédients bruts que votre restaurant utilise pour préparer ses plats (également appelés stocks de matières premières).
  • Inventaire des boissons : Il s'agit de toutes les boissons alcoolisées et non alcoolisées servies dans votre restaurant.
  • Inventaire des fournitures : Il s'agit de tous les petits articles dont votre restaurant a besoin, tels que les pailles, les serviettes et les boîtes à emporter.

La gestion des stocks consiste à savoir ce que vous avez en stock, où il se trouve et comment en obtenir davantage lorsque vous en avez besoin. S'il existe de nombreuses façons de gérer les stocks et de déterminer les canaux de vente, toutes les méthodes ne sont pas efficaces pour tous les restaurants.

Now that you know the different types of inventory in a restaurant, let's move on to some inventory management tips and why is inventory management important.

Comment gérer les stocks et les commandes : Rationaliser l'inventaire des denrées alimentaires et contrôler le niveau des stocks

Food inventory has historically been done manually. The restaurant runs a count of their stock at least once a month and records the results on a spreadsheet or paper. They then order new products based on those numbers and what they expect to sell in the upcoming time period.

Comme vous pouvez l'imaginer, cette méthode est assez défectueuse. Tout d'abord, personne ne sait jamais quelle quantité de stock vous avez réellement en main pendant toute la période qui sépare les comptages. Un article ou une catégorie peut être épuisé beaucoup plus rapidement que prévu sans qu'on s'en aperçoive.

If you want to streamline your material inventory management, then use an inventory management software system that is designed for restaurants. With this tool, you will be able to manage your restaurant inventory easily and without any surprises.

A good software system will be able to give your kitchen manager a firm grasp on:

  • Quels sont les articles en stock que vous possédez actuellement et quel en est le coût ?
  • Suivi des stocks utilisés quotidiennement
  • Quel inventaire a déjà été commandé

In sum, the system will be beneficial in detecting inventory loss via means such as spills or human error and even uncover future sales patterns. Multi-location inventory management is quite difficult to track manually but with digital inventory management restaurants can easily keep tabs on inventory levels across each store.

Au-delà de la simple gestion numérique des stocks, il existe de nombreuses bonnes pratiques que les restaurateurs ont développées pour réduire les déchets alimentaires, commander de nouveaux stocks et gérer leurs niveaux de stocks.

Conseils pour organiser votre bar ou votre restaurant

1. Organisez votre stockage.

The first rule of effective inventory management for a business is to organize it. The clear organization allows your employees to complete their tasks faster (they don't have to spend 10 minutes hunting an item down) and really improves inventory accuracy.

En général, il est conseillé de placer les articles fréquemment utilisés dans les endroits les plus accessibles du réfrigérateur et du garde-manger, par exemple à l'avant d'une étagère de hauteur moyenne. Vous pouvez utiliser des étiquettes sur les étagères pour indiquer aux employés où se trouve chaque article. (En prime, les étiquettes peuvent également servir à déterminer la durée de conservation d'un ingrédient. Bien entendu, veillez à ce que les produits les plus récents soient placés à l'arrière des étagères afin que les chefs utilisent les produits les plus anciens avant qu'ils ne soient périmés.

2. Désigner et former une équipe d'agents de contrôle des stocks.

Too many cooks in the kitchen are bad for your business and too many inventory managers are bad for inventory management. It's best to run your inventory management software with a few well-trained staff rather than having everyone contribute.

Avec une équipe d'utilisateurs spécialisés, vous pouvez être sûr que les techniques de gestion des stocks appropriées sont suivies. Ils seront également en mesure d'apprendre à connaître l'inventaire au fil du temps et de fournir des vérifications intuitives utiles en plus des informations fournies par le logiciel.

3. Utiliser un système d'inventaire qui fonctionne hors ligne.

Il n'est pas rare de ne pas avoir accès au Wi-Fi dans tous les endroits où vous stockez des marchandises. Par exemple, les congélateurs-chambres et les caves ont tendance à être des zones mortes. Pour cette raison, les fonctions de gestion des stocks hors ligne sont cruciales.

Le système hors ligne de WISK, par exemple, fonctionne que vous soyez connecté ou non à Internet. Il peut effectuer des comptages précis et scanner l'ensemble de votre inventaire hors ligne. Et mieux encore, dès que vous disposez à nouveau de la WIFI, WISK télécharge automatiquement tout le travail que vous venez de faire. Plus besoin de se souvenir de soumettre quoi que ce soit.

4. Utiliser le pars.

Le terme "par" est utilisé dans la gestion des stocks pour désigner le niveau choisi pour le réapprovisionnement des stocks. Dans un restaurant, certains ingrédients de base, comme le sel, sont souvent réapprovisionnés. En fixant une valeur limite, il est facile de savoir quand une commande doit être passée.

Une bonne formule d'inventaire permet de déterminer les niveaux de stock qui conviennent le mieux :

Par = (utilisation hebdomadaire des ingrédients + stock de réserve)/livraisons par

If you don't do weekly deliveries, you can choose another time period. Your cushion stock is the amount of stock you want to have left when you hit par. When it comes to choosing your cushion stock amount, you'll need to consider:

 

  • Les retards d'expédition possibles. Vous pouvez souhaiter un coussin plus important en hiver, lorsque les tempêtes de neige sont fréquentes, par exemple.
  • La durée de conservation de l'ingrédient.
  • Demande typique des clients.

Tracking inventory and orders is a tough job for any restaurant, but some inventory tracking software, like WISK, can make it much easier. Wisk can track every single item that reaches its par and automatically reorder for you by demand forecasting based on your sales. When using a par in combination with such a system, you can nearly eliminate stock-outs on your key ingredients.

5. Affectez un employé au contrôle de la qualité.

Outre les gestionnaires de stocks, vous devez également former un ou deux employés à la vérification des commandes et au suivi des stocks lorsqu'ils arrivent. Ils peuvent s'assurer que les articles sont de bonne qualité et en quantité suffisante.

Ces employés s'assureront que l'inventaire que vous prenez en charge est en bon état, afin que vous sachiez avec certitude que tout dommage ou toute perte qui survient a eu lieu dans votre restaurant. Ils peuvent également mettre à jour les listes de produits dans votre système de gestion des stocks et même ajouter des images de produits pour que vos préposés à l'inventaire puissent faire l'inventaire efficacement.

6. Comptez souvent l'inventaire physique.

Afin de maintenir votre système d'inventaire aussi à jour que possible, il est bon de procéder à un comptage complet de vos niveaux de stock au moins une fois par mois. Vous pouvez également envisager un comptage cyclique tout au long du mois.

Le comptage cyclique est une méthode de gestion de l'inventaire permanent qui consiste à compter un certain nombre d'articles choisis en stock un jour donné. Cela signifie que des comptages partiels sont effectués au fil du temps. Par exemple, tous les lundis, les produits sont comptés, tous les mardis, les produits secs sont comptés, les mercredis, les liqueurs et les alcools, les jeudis, les conserves, etc. À la fin d'une certaine période, vous avez effectué un comptage complet et vous pouvez recommencer. Les comptages cycliques permettent d'actualiser les inventaires, mais prennent moins de temps que les comptages fréquents de tous les stocks.

Un système de gestion de l'inventaire permanent utilise des systèmes de point de vente pour suivre les ventes de produits en temps réel. Il est conseillé d'effectuer les comptages à la même heure et le même jour chaque semaine. Il est ainsi plus facile de suivre les flux de marchandises, car vous pouvez comparer avec précision l'utilisation par période de temps.

7. Utilisez la méthode FIFO pour les coûts d'inventaire.

Il existe de nombreuses techniques de gestion des stocks. Le dernier stock acheté doit toujours être contrôlé pour que le processus de production soit efficace.

For restaurants, the best method is considered to be the FIFO method. FIFO stands for first in, first out. In this method, it is assumed the items you buy first will also be the first sold. That means, if you purchase Apple 1 on Monday and Apple 2 on Tuesday, you'll give Apple 1 to the first person who orders an apple. Because restaurant inventory has a shelf life, FIFO intuitively fits the kitchen.

Le FIFO vous permet de connaître facilement la valeur exacte de votre stock, ainsi que le coût du stock pour chaque commande. Grâce à ces informations, vous pouvez facilement suivre la rotation de vos stocks et profits.

La méthode FIFO peut sembler compliquée, mais WISK vous permet de suivre facilement le coût de vos stocks, même si les articles changent de prix au cours de l'année.

8. Analysez vos ventes.

Un restaurant peut choisir de ne pas proposer un produit s'il est peu probable qu'il se vende. Par exemple, si un article ne se vend que cinq fois par an et que les frais de stockage peuvent être éliminés grâce à une diminution des stocks, la non-rentabilité du stockage de ce produit pourrait être déterminée en suivant le nombre de fois où chaque produit est vendu au cours de l'année.

Il est important de connaître le taux de rotation de vos stocks, car il peut vous aider à déterminer la quantité de stock que vous devriez avoir à tout moment.

9. Vérifiez votre stock. 

La gestion des stocks peut être une tâche difficile, et les commerces de détail utilisent diverses mesures préventives pour s'assurer que les bons produits sont toujours disponibles.

Un système d'inventaire permanent est toujours à jour, précis et peut être contrôlé à tout moment, ce qui le rend plus coûteux et nécessite plus de main-d'œuvre. Toutefois, si vous ne pouvez pas justifier les dépenses ou le travail supplémentaire requis, la vérification ponctuelle est une bonne technique qui utilise une sélection aléatoire d'articles à compter et à extrapoler pour le reste de votre inventaire.

Les meilleurs conseils pour la gestion d'un restaurant

10. Examinez différents modèles de gestion des stocks. 

Il existe plusieurs modèles de gestion des stocks, et celui que vous choisirez dépendra probablement de la taille de votre restaurant. Par exemple, si vous êtes un petit café ne possédant que quelques UGS, vous pouvez vous contenter d'un système d'inventaire manuel. En revanche, si vous êtes une grande chaîne de restaurants avec des centaines, voire des milliers d'UGS, vous devrez investir dans un système de gestion des stocks automatisé comme Wisk.

11. Déterminez le type de quantité de commande à utiliser.

When unit sales decrease, the use of a cost-dependent economic order quantity (EOQ) (such as an EOQ with decreasing order size) can result in an incorrect suggested quantity for some products.

La stratégie de commande de stocks minimum/maximum doit être envisagée lorsque la quantité en stock est égale ou inférieure au minimum. L'achat d'une quantité aussi proche que possible de ce chiffre, moins ce qui est déjà disponible, vous permettra de disposer d'un stock suffisant sans en manquer.

Par ailleurs, il existe encore de nombreuses situations dans lesquelles le QEO sera utilisé pour gérer les produits. Il est donc important pour les gestionnaires et les acheteurs de revoir les paramètres des systèmes de stock si les conditions industrielles ont changé.

12. Créer des systèmes de traitement et d'exécution des commandes. 

Assurez-vous de disposer de systèmes de gestion des stocks efficaces pour traiter et exécuter les commandes en mettant en œuvre un ensemble de tâches à accomplir.

Creating an inventory process map will allow you to see every step or workflow in your inventory program. In particular, check if you have an accurate list of everything that needs to be inventoried. You may also want to make adjustments to any spreadsheet used for inventory management. Ideally, you would use an inventory management software app that adjusts all your data automatically as you take inventory counts.

13. Prévenir les pertes est la meilleure stratégie pour réussir.

Inventory loss comes not only from employee theft but also from clerical errors. Loss prevention techniques can be applied such as using security cameras, ensuring employees are monitored for their work performance, and implementing tags so that goods cannot easily go missing. You can also restrict who has access to inventory or high-value inventory such as your wine cellar.

De nombreux restaurateurs peuvent penser que la gestion des stocks n'est pas une partie de plaisir, mais elle peut contribuer à garantir que les commandes des clients et l'exécution des commandes soient effectuées à temps tout en minimisant les épisodes stressants où les produits ne peuvent pas être trouvés ou préparés pour l'expédition.

14. Prévision de la demande de votre stock. 

L'un des aspects les plus importants de la gestion des stocks d'un restaurant est la prévision de la demande, ce qui implique de prévoir vos besoins en stocks afin d'allouer l'espace en conséquence. Dans le même temps, il n'est pas conseillé d'acheter une trop grande quantité d'un article très demandé. Il est plutôt recommandé d'acheter 1,5 fois plus de produits dont la demande est supérieure à la moyenne que ce que vous utilisez en moyenne.

15. Trouvez un système de gestion des stocks qui conviendra à votre restaurant.

Quand l'examen des stocks est-il le plus approprié ? La fréquence d'un examen dépend de la nature et du volume de l'inventaire de votre entreprise. Pour vous aider à déterminer lequel choisir, voici les avantages et les inconvénients de chaque système :

  • Systèmes de commande continue : Pour maîtriser la rotation des stocks, vous suivez le nombre d'articles en stock. Chaque fois qu'un article tombe en dessous d'un certain niveau, vous réapprovisionnez votre stock en commandant la même quantité que la dernière fois.

  • Periodic order system: A periodic inventory system bases orders on the number of items at the end of each period, rather than having a set reorder level.

16. Sachez ce qui se vend réellement dans votre restaurant. 

A proven strategy for saving money and maximizing revenue in your restaurant is to ensure that your high-volume items are easy to access. For example, by placing the best-selling wines near the dining area you'll save time taking inventory, know when you need to reorder products, and maximize sales.

17. Reliez votre contrôle de la qualité à votre gestion des stocks. 

The staff at the store should be given checklists and/or computing systems that they can use to make sure they are following the proper procedures when checking goods. They should look for signs of damage, including leaks, tears, or broken seals; discrepancies in descriptions - product sizes or brands must match the purchase order, and prices and terms of sale.

Il est important d'avoir des produits de qualité qui répondent aux normes de chacun. Si vous recevez un produit de qualité inférieure à ce qui a été convenu, retournez la marchandise à votre fournisseur et ne la proposez pas dans votre restaurant. Cette mesure permettra d'économiser de l'espace dans les stocks et empêchera les employés de proposer de mauvaises recettes.

Les employés doivent garder à l'esprit les niveaux de lumière, d'humidité et de température des produits. S'ils répondent à vos normes de qualité, il est important de tenir compte de ces facteurs lors de la commande de marchandises, car s'ils ne sont pas manipulés correctement, ces articles peuvent être endommagés.

18. Estimez un budget pour l'inventaire.

Many restaurant owners have an annual inventory budget, which they prepare well in advance. Budgets should include the total cost of ownership to keep inventory on hand for that year’s accounting period.

Although there are many things to think about when managing a small business inventory, cash flow management is possibly the most important. This encompasses inventory costs, raw materials, storage costs, carrying charges, logistics prices, and more. Regardless of how amazing your business model might be or how many investors you have backing you up, if you're hoping to make marked improvements in your restaurant then inventory management helps to accomplish this goal.

19. Prévoyez du temps pour organiser les retours. 

Mistakes happen in the ordering process. Storing items that were mistakenly ordered, creates unorganized supplies and may result in a possible shortage of space in the kitchen. Setting aside time for an assigned person to organize go-backs will help you stay on top of your inventory and keep your restaurant organized.

Bar et les pratiques d'inventaire des restaurants

20. Former tous les travailleurs aux meilleures pratiques de gestion des stocks. 

Il est impossible de maintenir ou d'améliorer la précision des stocks sans impliquer tous les employés.

Il est essentiel que vous vous assuriez que les membres de votre équipe sont au courant de tout changement dans les politiques et les pratiques de l'entreprise, ainsi que des nouvelles technologies ou des nouveaux systèmes de gestion des stocks. Plus le personnel est informé, plus il aura de chances de réaliser des changements durables.

21. Les stratégies de comptage de cycles vous permettent de contrôler l'exactitude de vos stocks.

To perform effective inventory control, start with a cycle counting process that should be done every day before receiving orders. Utilize a perpetual inventory software that updates your transaction databases automatically and in real-time, rather than requiring you to manually update them continuously. Accuracy, efficiency, and morale will increase as a result of this practice.

22. Soyez prêt à vous adapter lorsque vous utilisez des niveaux de pars. 

Le stock minimal ou pars est la plus petite quantité d'inventaire de sécurité que vous êtes prêt à garder en main avant de vous réapprovisionner. Cette quantité n'est jamais statique et doit être ajustée si nécessaire.

Par exemple, dans les restaurants saisonniers comme ceux qui vendent de la citrouille et de la bière pendant la saison d'automne, des ajustements des niveaux de stock sont effectués en fonction de la période de l'année. Les ajustements garantissent que vous n'aurez jamais de ruptures de stock pendant vos saisons de pointe. En basse saison, vous libérez des liquidités en gardant moins de choses en stock.

Les denrées périssables peuvent être difficiles à gérer lorsqu'il s'agit de passer des commandes. Essayez de faire en sorte que vos niveaux minimum et maximum soient identiques. Vous réduirez ainsi le risque d'avoir des stocks morts s'ils ne sont pas utilisés à temps. Avec des stocks minimaux, il faut davantage de surveillance pour les contrôler. Diminuer votre volume n'est peut-être pas la meilleure solution, car vous finirez par supporter des coûts de stocks plus élevés pour l'expédition et l'exploitation de votre entreprise.

23. Automatisez et envisagez d'utiliser un système de suivi des commandes.

Des systèmes de commande appropriés peuvent permettre à un restaurant d'économiser de nombreuses ressources précieuses, notamment du temps et de l'argent. L'installation d'un système de suivi des commandes peut aider à rationaliser le processus d'inventaire grâce à l'automatisation, tout en améliorant la précision de la facturation, en gagnant du temps tout au long de la journée et en réduisant les coûts monétaires et physiques.

24. En ce qui concerne la gestion de vos stocks, envisagez des options d'automatisation comme les codes-barres.

WISK est un système d'inventaire basé sur le cloud avec des codes-barres qui réduit considérablement les erreurs en général. Toutefois, il ne fonctionne que si vous utilisez les bons codes pour les différents articles à chaque étape du processus d'inventaire.

25. Comprendre l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement de bout en bout.

Lorsque vous ajoutez à votre chaîne d'approvisionnement un réseau basé sur le cloud, il est essentiel d'avoir accès à l'information en temps réel. Lorsque vous essayez de réagir rapidement aux demandes volatiles des clients et à l'évolution des conditions du marché, vous vous fiez au téléphone ou au courrier électronique, mais cela ne vous permet pas d'obtenir les informations nécessaires en temps voulu.

En ce qui concerne les stocks et les commandes, un réseau de chaîne d'approvisionnement basé sur le cloud est essentiel. En effet, il vous permet d'accéder à des informations en temps réel pour votre restaurant. La mise en œuvre d'une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement peut vous aider à éviter les problèmes de stocks, à réduire les coûts et à améliorer la demande des clients.

26. Évaluez les réactions de votre base de clients

Plus vous diffusez, plus vous devez compter sur les réactions de votre clientèle. Il peut s'agir d'un bouche-à-oreille positif (c'est-à-dire de bonnes critiques) ou négatif (c'est-à-dire de mauvaises critiques) qui suscite un intérêt pour votre entreprise ; il est important d'écouter attentivement vos clients et d'être à leur écoute.

Plus important encore, l'inventaire de votre restaurant dépend de vos clients. Sans eux, il n'y aurait aucune raison d'offrir le produit ou le service que vous proposez. Plus vous ferez venir de clients dans votre établissement et plus ils en parleront à leurs amis (vos futurs clients), mieux vous vous porterez à long terme.

27. Intégrez vos systèmes de gestion des stocks et d'exécution des commandes.

36 % des détaillants ont augmenté leur taux de conversation avec les clients en s'assurant que tous les canaux de vente et de service étaient intégrés les uns aux autres. Identifiez le système le plus important au sein de votre écosystème actuel et recherchez des plateformes pour intégrer et centraliser ces processus.

28. Tenir à jour les informations relatives à l'inventaire et aux commandes.

Les prévisions sont l'un des aspects les plus importants de la gestion d'un restaurant prospère. La création d'un plan de gestion des stocks, comme le suivi des stocks et des produits, la prévision à l'avance des commandes des clients pour les événements futurs et la gestion de la production ne sont que quelques exemples de la manière dont vous pouvez gérer ce domaine avec succès !

Il n'a jamais été aussi difficile qu'aujourd'hui de gérer les stocks d'un restaurant. Dans l'état actuel de la technologie, de plus en plus de personnes choisissent de commander leurs repas en ligne. Il est donc difficile d'avoir une idée précise des stocks dont dispose un restaurant à un moment donné.

Si vous utilisez encore un système d'inventaire obsolète, il est temps de le mettre à jour. Les méthodes traditionnelles telles que le papier et le crayon ou les anciens tableurs ne sont pas seulement peu fiables, mais elles peuvent également entraîner des problèmes de gestion des stocks. Vous risquez ainsi de perdre des clients importants s'ils viennent acheter quelque chose que vous n'avez plus en stock.

29. Cessez d'utiliser des systèmes manuels de contrôle et de commande des stocks.

Les stocks doivent faire l'objet d'un suivi constant. Assurez-vous de savoir à tout moment ce que vous avez en stock.

Les systèmes manuels ne peuvent tout simplement pas fournir les indications nécessaires pour assurer le suivi de l'origine de toutes ces pièces et de leur distribution. Les méthodes manuelles ne permettent pas d'avoir une vue d'ensemble de ce qui se passe là où vous en avez besoin dans votre entreprise.

Les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs humaines et deviennent rapidement obsolètes, alors que les bases de données peuvent être programmées pour mettre automatiquement à jour leurs données.

Enfin, les systèmes d'inventaire manuels ne facilitent pas la communication entre toutes les parties concernées et ne vous permettent pas d'apporter rapidement des corrections ou des ajustements.

Conseils sur les meilleurs logiciels à utiliser dans un restaurant et bar

30. Utilisez la technologie à votre avantage.

La mise en œuvre d'une technologie d'entreposage offrira à chaque utilisateur une plus grande visibilité grâce aux données, ce qui lui permettra de savoir où en sont les produits dans le processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement.

De nombreuses options sont disponibles, des codes-barres aux étiquettes RFID. Ces nouvelles technologies offrent des niveaux de productivité et de précision accrus.

31. Suivre les stocks en temps réel pour réduire les pertes d'argent et de nourriture dues à des estimations inexactes.

Il existe différents types de techniques de gestion des stocks pour les détaillants, l'une d'entre elles étant le suivi des stocks en temps réel. Cela facilite la prise de décision concernant les stocks et les commandes, de sorte que vous puissiez rester à l'écoute des besoins des consommateurs.

Vos employés numériseront les articles en rupture de stock, mais ne téléchargeront les données que plus tard. Cela signifie que les données de votre système de gestion des stocks ne seront pas synchronisées avec votre stock pour cette période.

Pour utiliser le suivi en temps réel, vous avez besoin d'un système de gestion de restaurant basé sur le cloud, d'appareils mobiles pour saisir les données et d'une connexion Internet. De cette façon, les employés qui scannent les articles mettront automatiquement à jour les informations dans le système de gestion des stocks de votre restaurant, reflétant plus précisément les matières premières/articles que vous avez en stock. Cela permet à votre entreprise d'avoir une meilleure visibilité sur vos niveaux de stocks et de gérer tout ce qui concerne la prévision de la demande jusqu'à l'établissement de rapports sur les indicateurs.

32. Pour assurer une gestion précise et efficace des stocks, utilisez une base de données centrale.

A vital aspect of maintaining your restaurant's inventory includes having a dedicated, centralized database where all changes are stored. This will ensure that everyone has visibility to the modifications and no data will be lost. A good inventory management software like Wisk tracks all inventory changes in real time and can be viewed by authorized personnel.

33. Utilisez un système ERP ou de gestion des stocks pour communiquer avec les employés clés.

Ne traitez pas tous les produits de votre inventaire de la même manière. Les articles en stock auront des demandes différentes de la part de vos clients, ainsi que des coûts et des méthodes d'évaluation variables.

Mais tous les fournisseurs ne sont pas égaux ! Un moyen efficace de maintenir l'avance de votre entreprise sur la concurrence consiste à rationaliser votre chaîne d'approvisionnement à l'aide d'un système de gestion des stocks. En investissant dans un système de gestion des stocks de bonne qualité, vous serez alerté en cas de baisse des stocks et le système générera automatiquement des bons de commande. Un système complet de planification des ressources de l'entreprise (ERP) vous fournira également des informations recherchées, telles que les prix de chaque unité de stock, les niveaux de stock actuels et les délais de livraison estimés.

Les données sont essentielles dans tout système de gestion des stocks, qu'il s'agisse de savoir quels articles sont les plus exigeants d'un point de vue opérationnel ou de garder une trace de ceux qui sont de meilleure qualité (comme les produits frais). Les gestionnaires d'entrepôts - ou toute autre personne ayant besoin de ces informations - peuvent ainsi disposer d'une méthode systématique et concise, plutôt que de s'appuyer sur les connaissances d'une ou deux personnes.

34. Utilisez un système de gestion de l'inventaire pour comprendre ce qui se passe réellement.

Pour vous aider à rationaliser votre logistique et votre chaîne d'approvisionnement, vous avez besoin d'un bon système de gestion des stocks qui vous donne une visibilité complète sur les niveaux de stock, les mouvements de produits, etc.

Les restaurateurs sont confrontés à un large éventail de problèmes d'inventaire, qu'il s'agisse d'un stock trop important, d'un nombre insuffisant de clients ou d'un nombre insuffisant de commandes. Il peut être difficile de quantifier la meilleure quantité de stock à détenir à un moment donné. Les entreprises qui dépendent de sources extérieures pour leurs stocks devraient inclure un système qui leur permettrait de suivre les niveaux de stocks et les commandes des fournisseurs en temps réel.

35. Éliminez les erreurs de saisie de données en scannant les codes-barres.

Il se peut que vous deviez adapter vos techniques de gestion des stocks après une certaine planification, mais vous ne pouvez pas vous tromper en vérifiant si vous disposez effectivement des matériaux nécessaires. L'exécution et la réception des commandes offrent de nombreuses possibilités d'erreurs, tandis que la production donne lieu à des rendements ou à des rebuts qui doivent également être pris en compte.

Il existe de nombreuses façons de s'assurer que vous savez exactement ce qui se trouve sur les étagères de votre restaurant à tout moment, mais l'utilisation de l'EDI et de la lecture des codes-barres est l'une des meilleures. Vous pouvez mettre en œuvre un système de "comptage cyclique", dans lequel vous choisissez quelques articles par jour et comparez l'inventaire avec ce qui est réellement disponible. Le premier point de contrôle devrait être vos produits les plus populaires ; si un article est en rupture de stock, il devrait être compté et suivi plus souvent que d'autres articles moins populaires.

36. Un système de collecte de données simple et précis peut vous aider à savoir ce dont votre restaurant a besoin avant d'en manquer.

Vous pouvez commencer à utiliser les codes bar avec une simple fixation sur un iPhone ou un autre appareil mobile. Cela ne nécessite pas un énorme investissement en infrastructure. Ces dispositifs complémentaires ne coûtent que quelques dollars et éliminent les erreurs de saisie, d'où une meilleure précision des stocks.

Vous ne pouvez pas fournir un service client de classe mondiale avec une précision d'inventaire médiocre. Améliorez vos statistiques en investissant dans des outils qui vous permettent d'atteindre la quasi-perfection à un taux de 95 % à 98 %.

La qualité de votre inventaire dépend de celle de vos données. Un inventaire inexact entraînera des commandes inexactes et, au final, une perte de revenus pour le restaurant.

Quels outils de gestion des stocks sont importants pour votre restaurant ?

  • Lecteurs de codes-barres (dispositifs complémentaires)
  • Inventory software or inventory apps that integrate with your POS, another point of sale system, or any other enterprise resource planning (ERP) system that you might have. This can be as simple as an inventory app you sync from a cloud-based service like WISK to the Point of Sale system right in the store.

37. La création d'un système de suivi des stocks à la fois fixe et mobile peut fournir tous les ingrédients nécessaires au succès.

La première étape de la gestion des stocks consiste à suivre les articles mobiles, mais il ne faut pas oublier les avantages des systèmes de suivi fixes qu'une entreprise peut trouver.

By tracking fixed inventory assets, you are able to assign and manage destinations much more easily, and arrange strategy protocols as needed without mass confusion. It is better to think of inventory tracking in two different parts: fixed and movable.

L'application d'inventaire que vous utilisez peut n'être qu'un simple système de suivi des stocks, ou avoir beaucoup plus de fonctionnalités. Le plus important est d'établir les niveaux d'inventaire en fonction de votre budget et des volumes de commande pour une planification optimale des stocks.

It might take some time at first in order to get an accurate read on how much product inventory needs are happening throughout the year, but once that baseline has been established, taking care of orders will become easier. There's nothing worse than running out of certain products when customers want them!

A good inventory management software should have features such as automatic stock updates from vendors and suppliers so there are no manual processes involved with inventory data entry mistakes. This creates efficiency between all departments because information flows freely without interruption.

38. Les UGS et les codes-barres sont très utiles

Chaque article de votre inventaire doit avoir son propre identifiant (unité de gestion des stocks), que nous appelons en abrégé UGS. Au fur et à mesure que vous vous développez, le nombre de produits que vous vendez augmente inévitablement et peut atteindre des centaines, voire des milliers.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, elle devra conserver une base de données de tous les articles vendus dans le magasin. Pour ce faire, vous pouvez attribuer à chaque article un numéro d'identification unique, tel qu'un SKU. Ce numéro peut ensuite être utilisé pour commander ou remplacer des pièces de la cuisine, ce qui garantit que seule la même pièce sera réutilisée.

En outre, si vous faites appel à un partenaire, veillez à inclure un code-barres CUP avec votre article afin qu'il puisse être facilement scanné et identifié.

39. Un processus efficace de gestion des stocks est essentiel.

Ne pas gérer vos stocks et vos commandes peut avoir un impact sur le succès de votre entreprise à bien des égards.

Un système de gestion des stocks inefficace et médiocre ne fera qu'accroître la frustration et le temps perdu à effectuer des tâches banales qui ne donnent que peu ou pas de résultats. Pour que le système de gestion d'entrepôt soit efficace, un bon logiciel doit être lié à QuickBooks (et à QuickBooks Online). Les codes-barres ou les étiquettes RFID sont également des outils très utiles, car ils vous permettent d'adhérer aux meilleures pratiques en utilisant les marchandises à leur point d'utilisation cible dès que possible. En déléguant la responsabilité de l'inventaire ou de la prise de commandes, vous pouvez aider les employés à gagner du temps tout au long de la journée, lorsque des tâches monotones telles que le comptage des stocks deviennent une corvée plutôt qu'une tâche utile et satisfaisante.

Conseils pour économiser de l'argent dans un restaurant

40. L'utilisation d'un flux d'inventaire basé sur les mouvements par transaction améliorera l'efficacité financière de votre restaurant.

Chaque mouvement dans un restaurant doit générer des transactions afin que les mouvements, les commandes et les stocks puissent être suivis avec précision. La compréhension de chaque recette impliquée dans une transaction permettra à votre personnel de rester au fait des stocks et du service à la clientèle.

Chaque mouvement dans votre restaurant est une occasion de commettre des erreurs. En ce qui concerne les stocks ou la gestion des stocks, les erreurs de comptage et de commande peuvent avoir des répercussions négatives importantes sur vos marges.

Principaux enseignements :

  • Chaque mouvement dans le restaurant doit donner lieu à une transaction, de sorte que les mouvements, les commandes, la chaîne d'approvisionnement et l'inventaire puissent être suivis avec précision.
  • La compréhension de chaque recette impliquée dans une transaction permettra à votre personnel de garder le contrôle sur les stocks et le service à la clientèle.
  • Une mauvaise gestion des stocks peut avoir un impact négatif sur votre site profits.

41. Lorsque vous prévoyez la demande future de stocks ou de commandes, vous pouvez utiliser plusieurs méthodes différentes. 

Les prévisions contribuent largement à minimiser les coûts des stocks et à garantir la réussite des efforts de gestion des stocks. Lorsque les détaillants sont en mesure de prévoir avec précision les articles dont ils ont besoin et la quantité de commande économique correcte, ils sont mieux à même de répondre aux attentes de leurs clients sans surstocker.

Une prévision réussie nécessitera une observation attentive des études de marché, des modèles de demande, des niveaux de stock minimum et des techniques historiques afin de maximiser profits.

Le calcul de la quantité économique de commande (QEC) est utilisé par les entreprises pour déterminer la taille idéale d'une commande, ce qui leur permet de répondre à la demande sans dépassement de budget. Les gestionnaires de stocks utilisent la QCE afin de réduire les coûts de stockage et les niveaux de stocks.

42. Assurez-vous que votre équipe vérifie les stocks et commande les fournitures à temps pour réduire le cycle de réparation.

There are many strategies to manage the consumable supplies a restaurant needs. One such strategy is to find local sources of parts and equipment so it isn't necessary for employees needlessly wait on, say, an obscure item from another country. Another great way to reduce the time required for repairs is by streamlining packing processes. For example, one hour spent packaging will save two hours front-line technicians have wasted fulfilling those requests resulting in a cost savings of up to 50%.

43. Envisagez de réexaminer votre parc.

Les chefs d'entreprise se posent la question suivante : "Quel est le niveau minimum de stocks que nous ne devrions jamais atteindre ? La réponse est zéro.

Le stock de sécurité n'est utile que s'il est utilisé ; son but est de se protéger contre les variations attendues de l'offre et de la demande. Si vous utilisez votre stock de sécurité, vous pouvez potentiellement saisir une opportunité lorsque l'offre est élevée et la demande faible pour le produit, afin de maintenir efficacement la valeur à tout moment et lorsqu'il y a des lacunes commerciales ou de fortes fluctuations.

Grâce à cette stratégie améliorée, votre produit sera en mesure de servir un marché plus centré sur le client, ce qui se traduira par une augmentation des revenus qui alimentera la croissance future. Cette philosophie peut également contribuer avec succès aux périodes de pénurie.

En moyenne, vous devriez être en dessous du niveau de stock de sécurité la moitié du temps lorsque le réapprovisionnement est possible, et au-dessus l'autre moitié. Si votre stratégie de stock de sécurité n'est pas suffisamment exploitée, réexaminez les produits présents dans chaque site afin de tirer le meilleur parti de vos stocks.

44. Une bonne stratégie consiste à mettre à jour les bons de commande en temps voulu.

Les entreprises sont souvent confrontées au problème de l'ajustement des commandes après la création des bons de commande. Il faut parfois modifier les dates et les quantités, et tenir compte des livraisons incomplètes ou des erreurs de réception.

La meilleure façon de gérer les stocks de votre restaurant est de mettre à jour les bons de commande en temps voulu. Le problème, c'est que les projections de stocks dépendent fortement de l'exactitude des informations figurant sur les bons de commande, ce qui peut créer des problèmes, comme lorsque vous pensez avoir deux caisses de maïs en conserve mais que vous découvrez après coup qu'il y en a trois.

Pour éviter ce type d'imprécision, établissez un ensemble de règles sur la manière dont les achats doivent se dérouler et assurez des processus quotidiens, des processus hebdomadaires et une mise à jour à tout moment, faute de quoi il sera difficile de réussir dans votre entreprise. 

45. Pour réussir dans le secteur de la restauration, envisagez un nouveau plan d'étage.

De nombreux gérants de restaurants hésitent d'abord à modifier les stocks et les commandes de leur établissement en raison de l'investissement en temps nécessaire à la mise en place d'une nouvelle présentation.

Unfortunately, there is often room for adjustments that could boost efficiency. Product preferences and availability are constantly evolving. This means storage changes are often necessary to keep things running as smoothly as possible when managing inventory.

46. Établir et respecter des pratiques d'étiquetage claires.

L'étiquetage et l'organisation des stocks vont de pair dans un restaurant. Un inventaire bien organisé permet au personnel de trouver rapidement la bonne section, tandis qu'un inventaire bien étiqueté aide à trouver exactement quel matériel/produit d'une section particulière doit être trouvé rapidement.

L'étiquetage adéquat des stocks de l'entreprise va au-delà du contenu de la salle des stocks et comporte deux parties. Dans la salle des stocks, tous les articles doivent être étiquetés avec des détails spécifiques qui décrivent pleinement leurs caractéristiques, ainsi que tout besoin particulier (par exemple, les dates d'expiration, les matières dangereuses, les exigences d'emballage).

47. Gardez tout étiqueté.

Le fait de n'attribuer que quelques tâches aux employés est problématique. Non seulement le travail d'un employé implique plus de responsabilités, mais cela augmente également les chances qu'il prenne des raccourcis ou échange des responsabilités avec un autre employé parce qu'il y a si peu d'étiquettes dans son domaine particulier.

Un processus de gestion des stocks bien géré commence par un étiquetage clair et concis. Cela permettra aux employés de tous les services de gagner du temps et d'éviter la frustration en gérant efficacement vos stocks.

48. Étiquettes et emplacements : Étiqueter tous les stocks.

Un manque de signalisation et d'étiquetage adéquats dans la réserve d'un restaurant peut vous coûter du temps, de la main d'œuvre et plus encore.

La mise en œuvre d'un étiquetage conforme aux normes industrielles peut avoir un impact mesurable sur votre entreprise. Cela peut également améliorer le moral du personnel de votre restaurant et réduire les frustrations et les pertes de produits.

Les étiquettes, ainsi que d'autres fournitures pour restaurants telles que les bacs, sont conçues pour répondre à la grande variété de besoins des restaurants d'aujourd'hui. Mais de quels types d'étiquettes avez-vous besoin pour votre type de restaurant ? Pour que les employés passent moins de temps à trier les produits et à remplir les commandes, de petits investissements dans l'étiquetage peuvent permettre de s'assurer que chaque employé manipule l'étiquette qui lui convient.

49. Posez les bases de l'efficacité en classant correctement vos actifs. 

The first step to effective inventory management is properly categorizing your company’s assets. By dividing your assets into moveable versus fixed, you can focus on the moves that need to be made and ensure an entire system gets done. Storing all of your information in a central asset database ensures precise control with easy searching and data analysis for optimizing your inventory processes.

50. Faites appel à l'expérience des cadres supérieurs.

Les cadres supérieurs devraient accueillir la participation de leurs employés de niveau inférieur afin de trouver de nouvelles idées pour rationaliser les processus d'entrepôt.

C'est peut-être une perte de temps, mais il est tout de même important que les membres de votre équipe dirigeante se promènent dans la salle des stocks afin de se faire une idée de ce qui s'y passe.

La collaboration peut contribuer à améliorer la communication entre la chaîne d'approvisionnement et le personnel du restaurant. La collaboration sur les moyens de réduire les goulets d'étranglement, les processus faisant double emploi, les problèmes de ressources et les stratégies permettant de gagner du temps peut permettre à votre restaurant de réaliser des économies à long terme.

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