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Dernière mise à jour :
September 29, 2023

À quelle fréquence un bar doit-il faire l'inventaire ?

En tant que propriétaire de restaurant, il est essentiel de garder le contrôle de vos stocks et de prendre des décisions d'achat éclairées afin d'éviter le gaspillage et de maximiser profits.
À quelle fréquence un bar doit-il faire l'inventaire ?
Par
Bogdan Patynski
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Ultimate Bar Inventory Template™

Vous êtes propriétaire d'un restaurant ou de bar et vous voulez contrôler votre inventaire ? Avec notre feuille d'inventaire Bar , c'est aussi simple que de tout noter.

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AVERTISSEMENT : Veuillez noter que ces informations sont fournies à titre d'information uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques, comptables, fiscaux, RH ou autres conseils professionnels. Il vous incombe de vous conformer à toutes les lois applicables dans votre État. Contactez votre avocat ou tout autre conseiller compétent pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.
Table des matières

Managing an efficient and profitable bar relies on having accurate information about the inventory levels on hand. For bar owners and managers, one of the most important yet tedious elements of running a successful and efficient business is regularly checking inventory.

Un inventaire précis permet non seulement de détecter les articles perdus ou volés, mais aussi de garantir que vous disposez de suffisamment de fournitures pour couvrir les périodes de forte activité et même de donner un aperçu des tendances des ventes, ce qui est essentiel pour les exploitants désireux de garantir leur rentabilité. Cependant, de nombreux exploitants ne savent pas à quelle fréquence ils doivent compter les stocks sur leur site bars , ni quels processus doivent être utilisés à cet effet. C'est pourquoi il est essentiel de comprendre les principes de base de l'inventaire sur le site bar .

Read on as we discuss what frequent inventories mean for bar businesses and offer some tips for best practices that can help you create a reliable and proper inventory process to keep track of your inventory performance.

Les bases de la gestion du site bar

A bar or restaurant cannot profit without starting inventory and having a thorough understanding of the basics behind it. An inventory count is an essential procedure for accurately tracking the starting and on-hand inventory of your business, as well as when it was bought. With a reliable record, you can make informed decisions about inventory management and ensure that supply meets demand.

Breaking down your bar inventory system process into manageable chunks is important to make it easier and more effective. Let's go over the steps below:

Step 1. The first step of your bar inventory efforts is to create a list of all the items that need to be counted in your bar (this is also called your starting inventory). This should include everything from liquor, beer, gin, and wine inventory, to cups, and food items.

It’s important to have a solid liquor inventory system in place where each item is tracked with an individual SKU number or code so that it can be easily identified when counting inventory.

Étape 2. En divisant la liste en plusieurs sections, il sera plus facile d'identifier ce qui se trouve à tel ou tel endroit lorsque vous ferez l'inventaire sur bar . Essayez de diviser la liste en différents domaines, tels que les boissons alcoolisées, la bière et les produits alimentaires.

Étape 3. Veillez à noter l'endroit où chaque article a été acheté, par exemple un distributeur ou un fournisseur, ainsi que le coût de l'alcool. Cela vous aidera à mieux suivre vos coûts d'approvisionnement et à identifier les meilleurs endroits pour acheter en gros.

Étape 4. Il est utile de tenir un registre physique de vos inventaires bar (quantité de stock disponible) ainsi qu'un système de suivi financier pour chaque produit ou type d'article. Cela vous aidera à déchiffrer les tendances et à toujours avoir une idée précise de ce qui est disponible, de la quantité vendue et des recettes générées.

Step 5. At the end of every shift, you must take an ending inventory count and compare it to your starting inventory. This will assist you in recognizing any discrepancies from stock levels such as items that have not been sold, damaged, or may have been taken without permission during work hours.

Optimisez votre stock avec Bar Analyse des stocks

Once the basic inventory system has been established, it is then essential to monitor and analyze sales data in order to effectively interpret it. Uncovering sales trends and patterns from past inventory data across the entire period can be achieved by diligently monitoring your inventory. This insight will help you identify what is working well, how to adjust current strategies, and plan for the upcoming inventory period. For example, in your current inventory usage, if you notice a particular item is selling fast or at a higher rate than other items in your bar, you may want to order more of it.

Through bar inventory analysis, you can pinpoint discrepancies in your stock and explore potential ways to slash costs or improve the process. As a result, not only will this allow you to better manage your finances but also guarantee that you are maximizing profits.

But what amazing insights can be gained by accurately tracking and recording your bar's inventory with a POS system? The advantages are huge, particularly when done correctly. For instance, the following metrics can tell you about...

  1. Votre bar's variance, autrement dit votre freinte, votre perte ou votre stock excédentaire, peut vous aider à rationaliser vos opérations d'inventaire et à maintenir votre rentabilité.
  2. Pour optimiser la gestion des stocks, il est essentiel d'atteindre le niveau par et le point de réapprovisionnement idéaux pour chacun de vos produits.
  3. Le coût d'écoulement de chaque type de liqueur, de bière et de vin peut vous aider à comprendre l'efficacité de votre tarification.
  4. You can prevent sitting inventory by making wise purchasing decisions and pushing sales of those items through your bar. With an understanding of inventory usage, you'll be able to identify products that will bring in maximum profits as well as implement strategies for successful sales. Additionally, analyzing data from specific days or times will give you a clearer idea of where customers are putting their money.
  5. Élaborer des stratégies plus intelligentes pour réduire vos coûts de coulage et économiser de l'argent.
  6. Lorsque vous analysez les tendances de vente de votre stock de boissons alcoolisées, il est essentiel de déterminer quels sont les articles qui se portent bien et ceux qui ne se portent pas aussi bien. Cela sera essentiel pour déterminer comment fixer les prix et quels nouveaux articles doivent être achetés auprès des fournisseurs afin que les bons de commande puissent refléter ces variables.

À quelle fréquence le site bar doit-il procéder à des inventaires ?

To guarantee your bar's success, it's critical to practice effective bar inventory processes and establish a comprehensive inventory scheduling plan. By persistently taking alcohol inventories and analyzing the data provided, you can rest assured that your inventory is constantly up to date - giving all customers an extraordinary experience at your bar.

Il est essentiel de créer des registres fiables et cohérents pour déterminer la fréquence des inventaires. La plupart des sites bars et des restaurants optent pour des inventaires bihebdomadaires, voire mensuels. Toutefois, si vous disposez du personnel nécessaire, un inventaire hebdomadaire vous permettra d'obtenir les meilleurs résultats.

Pour vous assurer que votre système de gestion des stocks fonctionne au maximum de ses capacités, essayez d'utiliser les pratiques suivantes :

Procéder à l'inventaire juste après le travail

Tenter de faire le décompte de votre stock actuel pendant que les clients achètent des articles n'est pas seulement accablant, mais cela peut aussi être très imprécis. De plus, vous risquez d'oublier d'enregistrer certains produits vendus au cours du processus de comptage. Cela rend le comptage de toutes vos marchandises trop difficile et inefficace.

Cependant, pour les articles ayant une date de péremption, tels que les denrées alimentaires et les ingrédients périssables, une inspection régulière offre le résultat final le plus souhaitable. Pour garantir une fraîcheur et une qualité optimales, cette activité doit être effectuée tous les jours sans faute.

Réalisation d'un inventaire pour les achats hebdomadaires

Pour garantir que votre budget reste intact, il est essentiel de suivre avec précision le montant de vos stocks et de vos achats auprès des fournisseurs. Le suivi permanent est extrêmement utile pour déterminer la quantité de stock à commander chaque semaine ; cette méthode permet d'économiser du temps et des ressources à long terme.

Il est essentiel de garder à l'esprit qu'un dépassement de votre budget de stock ne gonflera pas seulement les coûts de distribution, mais réduira également profits en raison de l'investissement important d'argent dans les articles disponibles. Au contraire, un budget insuffisant peut entraîner l'insatisfaction des clients en raison d'un manque de produits et stresser les employés.

Enregistrement des mises à jour quotidiennes des stocks

Pour rester à la pointe de l'industrie, vous devez documenter avec diligence les mises à jour quotidiennes des stocks. La production d'un rapport sur les ventes de boissons à l'aide de votre système de PDV est un moyen facile de suivre les ventes de spiritueux. L'enregistrement de la date de péremption d'une bouteille (également connu sous le nom de "bottle kills") ou le stockage astucieux de toutes les bouteilles vides après le service peuvent vous aider à suivre avec précision la quantité de liquide utilisée.

Il est également essentiel d'enregistrer systématiquement les coûts des versements pour assurer une comptabilité précise. Grâce à ces rapports, vous pouvez prendre conscience de paramètres clés tels que : À quelle vitesse les produits se vendent-ils ? Quels sont les articles dont le prix est le plus élevé ( profits) ? Notre site bar rapporte-t-il suffisamment d'argent par rapport à ce que nous achetons ? Cette stratégie pratique vous permettra de vous assurer qu'aucun de vos précieux espaces bar n'est inutilisé, surtout si elle est appliquée correctement !

6 façons de gérer efficacement vos stocks de boissons alcoolisées

With the right bar inventory management techniques and access to powerful bar inventory software like Wisk, taking bar inventory can be surprisingly manageable. Thankfully, there's no need to keep any secrets; just follow these simple steps and you'll be on your way! Planning ahead and staying diligent are key components of success - here's what else you should know:

Gardez une trace de tout !

First and foremost, keep detailed records of your starting inventory and what's going out (your ending inventory counts). A successful beverage program can make inventory control effortless, allowing you to gain insights into stock levels and sell items that would take hours of manual data entry with pen and paper.

Lorsque vous commandez des produits à des fournisseurs, il est recommandé de conserver une colonne de feuilles de calcul contenant les prix actuels afin de pouvoir s'y référer rapidement. Vous serez ainsi toujours bien informé et au fait des tendances en matière de prix.

Maintenir un espace de stockage propre

Storage room organization is also an important factor when it comes to proper inventory management. Create secure bar space to maintain organized storage and label all items for efficient identification.

Créer un calendrier d'inventaire

Pour garantir l'exactitude de la tenue des registres, il convient de fixer un calendrier pour les inventaires réguliers. Ce calendrier précisera notamment la durée et la fréquence de ces périodes d'inventaire. Une période d'inventaire bihebdomadaire s'est avérée être une pratique fructueuse pour de nombreux sites bars.

Déterminer l'utilisation de vos stocks

Pour avoir une idée précise des articles qui se vendent, ainsi que de ceux dont le volume de vente mensuel est plus faible, il serait utile de suivre l'utilisation des stocks de chaque produit. Ces données peuvent être utilisées pour ajuster vos commandes d'achat ou même pour supprimer les articles qui ne se vendent pas assez rapidement pendant la période d'inventaire.

Mettre en œuvre des contrôles et des procédures

In bar management, accurate inventory is essential when taking inventory, and maintaining control over procedures such as stock-taking, buying, and inventory usage are critical in achieving this goal. Establishing regulations for employees to follow when it comes to these activities will help ensure a precise record of your bar's assets.

Formez vos employés sur bar

Le responsable de votre site bar doit désigner des employés et leur dispenser régulièrement une formation qui leur permette d'acquérir les compétences essentielles au processus de comptage et à la tenue de registres précis.

Grâce à une formation adéquate, votre personnel peut apprendre à utiliser des systèmes tels que les points de vente et les systèmes d'inventaire des boissons alcoolisées afin de suivre avec précision les niveaux de stock. En offrant aux employés une formation adéquate, vous leur donnez l'assurance que toutes les procédures liées à la gestion de l'approvisionnement en alcool ont été correctement instruites. Ainsi, tout le monde comprendra parfaitement ce qu'il faut faire pour une réussite optimale !

Osez expérimenter vos processus d'inventaire

N'ayez pas peur d'explorer différentes tactiques et systèmes d'inventaire ; la créativité est essentielle pour trouver les moyens les plus efficaces de contrôler vos stocks de boissons alcoolisées. Avec un peu d'effort, vous découvrirez une solution parfaite qui conviendra à votre exploitation bar !

Faites des essais et des erreurs et ne vous arrêtez pas tant que vous n'avez pas trouvé une méthode de suivi des stocks qui fonctionne pour votre entreprise bar .

Quelles sont les principales erreurs d'inventaire sur bar ?

Bien que la gestion des stocks soit un outil important pour tout bar ou restaurant, certaines erreurs courantes peuvent être commises et avoir un effet préjudiciable sur l'entreprise. Voici quelques-unes des plus courantes :

Négliger d'effectuer des inventaires réguliers

Failure to conduct regular stock counts is a grave mistake that can severely harm bar and restaurant owners. Regular stock counting should be an integral part of bar management, done regularly in order to guarantee precise records, dodge overstocking dilemmas, and maintain up-to-date product levels. Without frequent monitoring of how much stock is available, bars and restaurants put themselves at risk of excessively ordering goods they may not need - resulting in losing too much money.

Pratiques d'achat malsaines

Unhealthy purchasing practices can cause a great deal of strain on a bar's or restaurant's budget. To ensure they are getting the best value for their money, bar and restaurant owners should take time to review their financial data before placing new orders for inventory. Doing so will help them identify cost-efficient solutions that meet their needs. Buying in bulk may seem like a smart move, but if the item is perishable and too much sitting inventory, it can lead to unnecessary wastage and overall lost profits.

Sous-estimer la valeur de l'analyse des données

Failing to track these essential analytics can be a costly mistake for any bar owner. Knowing your liquor costs is the key metric that will tell you how successful and profitable your bar is - not just in terms of sales, but also in terms of cost control and cash flow management. For example, The liquor cost, or pour cost, of any beverage is the price it takes to make each drink. At 15%, this means a fantastic 85% profit margin for every drink you serve!

The typical cost of pouring a drink in the bar industry is 18-24%, with an optimal pour cost being 20%. This means that bars should strive for an 80% gross profit from their beverages. To ensure success and prevent excessive costs, it’s essential for owners of restaurants and bars to utilize data analysis and make smart decisions about what they serve. By leveraging this valuable data, bar businesses can maximize profits while keeping expenses at bay.

Conseils pour la réalisation d'un inventaire

Consistent bar inventory management is an essential practice to preserve the accuracy and completeness of liquor inventory, allowing generate sales. Here are some useful tips for conducting an inventory count:

Mettre en place un système de rotation des stocks

La rotation stratégique des stocks est une méthode efficace pour organiser leur inventaire bar , où les articles en souffrance ou périmés sont placés sur les étagères avant de la salle de stockage et les produits plus frais sont stockés à l'arrière. Ce système permet d'éviter que des produits périmés ne soient vendus tout en rationalisant les processus d'inventaire.

Utiliser une feuille de calcul pour l'inventaire bar

Lorsque l'on débute dans le secteur bar , l'inventaire papier et crayon peut être une solution assez rapide. Mais si vous voulez quelque chose de plus organisé, une feuille de calcul pour l'inventaire des boissons alcoolisées est non seulement facile à comprendre, mais aussi à utiliser - il suffit de remplir un modèle attrayant ! Si la mise en place initiale du système de comptage peut s'avérer longue et fastidieuse, votre processus de suivi de l'inventaire deviendra simple une fois que vous aurez mis en place le bon formatage.

Cette méthode présente toutefois l'inconvénient de ne pas pouvoir vous fournir des données d'inventaire en temps réel, ce qui signifie que vous devrez saisir manuellement les informations relatives aux stocks après chaque inventaire. Non seulement cette méthode ne fournit pas une analyse complète des données de bar , mais elle ne répond pas non plus à vos autres exigences.

Investir dans un logiciel d'inventaire bar

Though it may require a bigger initial investment, bar inventory software like Wisk is the optimal choice for taking inventory. This is a very useful tool that offers immense convenience and accuracy with the ability to track inventory levels with POS integration, providing comprehensive data about sales performance and predicting future demand.

Quelle est la meilleure sélection pour votre bar?

As a bar owner, it is essential to find the ideal bar inventory system for your business. If you run a larger establishment that requires tracking numerous products, then opting for an automated software or app may be best suited for you. On the other hand, if your venue is more intimate with limited inventories, utilizing a spreadsheet can provide cost-efficiency and quickness in getting up and running. To ensure efficient and precise inventory counts, it is essential to evaluate where you could save money and time.

Watch your ROI grow as you maintain a routine of regular bar inventory assessments. By minimizing losses and maximizing profits, you're not just managing inventory; you're securing the financial health of your bar.

That's why Wisk.ai is here to help you make your bar inventory process much easier and free from too much hassle!

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