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Dernière mise à jour :
June 3, 2024

La meilleure façon de mettre en place une fiche d'inventaire paritaire

Rationalisez les opérations de votre restaurant grâce à notre guide pour établir une feuille d'inventaire PAR. Suivez l'évolution des stocks et évitez les ruptures de stock.
La meilleure façon de mettre en place une fiche d'inventaire paritaire
Par
Bogdan Patynski
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Ressource gratuite

Modèle d'inventaire de par du WISK

Pour les restaurateurs qui veulent réduire les commandes plus que nécessaire et démarrer sur la base de leurs niveaux de par.

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AVERTISSEMENT : Veuillez noter que ces informations sont fournies à titre d'information uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques, comptables, fiscaux, RH ou autres conseils professionnels. Il vous incombe de vous conformer à toutes les lois applicables dans votre État. Contactez votre avocat ou tout autre conseiller compétent pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.
Table des matières

We cannot deny that, regardless of the process and technology used, anyone working on food inventory monitoring may experience a variety of challenges. Despite the difficulties, inventory tracking and controlling costs is one of the most significant responsibilities in your restaurant operation.

De nombreuses entreprises de restauration choisissent d'utiliser une solution de gestion des stocks intégrée à un système de point de vente, tandis que d'autres continuent de procéder manuellement en utilisant un stylo et du papier. Une façon utile d'utiliser un rapport sur l'utilisation des stocks est d'établir un inventaire au niveau du restaurant à l'aide de feuilles de calcul.

In this blog, we'll teach you the basic method of taking inventory with the use of restaurant inventory par levels and discuss its importance. And we’ll show you how to set up your par inventory management using spreadsheets for your restaurant.

Comment créer une fiche d'inventaire de par

La nourriture est la principale dépense d' exploitation du secteur de la restauration et, en moyenne, les restaurateurs consacrent 25 à 40 % de leur chiffre d'affaires à l'inventaire. Pour gérer un restaurant avec succès, la meilleure pratique consiste à maintenir un niveau de stock suffisant pour répondre à la demande de vos clients, tout en prévoyant une marge de manœuvre en cas de hausse inattendue. Une feuille d'inventaire peut vous aider à maintenir une quantité minimale d'articles en stock à tout moment.

Qu'est-ce qu'un Par Inventory pour la gestion des stocks de votre restaurant ?

Le stock partiel est une méthode de gestion des stocks dans les restaurants qui consiste à toujours conserver une quantité minimale de stocks dans votre restaurant, également appelée stock partiel.

Le bouillon par n'est pas la même chose que le bouillon réel. Le niveau par correspond à la quantité idéale de chaque matière première que vous avez définie comme niveau par. La définition d'un niveau par vous avertit lorsque les niveaux de stock d'un article particulier doivent être réorganisés.

Les fiches d'inventaire sont des feuilles de calcul qui vous aident à acquérir ces minimums et à déterminer la quantité de produits alimentaires ou de stocksbar à commander à vos fournisseurs. Cette feuille de calcul peut être conservée sous forme numérique ou sur papier.

Y a-t-il une différence entre les niveaux de par pour les restaurants et les niveaux de par pour bars

A few components are needed to begin determining your restaurant's par level inventory for each ingredient.

  • Calendrier de livraison de chaque article
  • La demande des clients pour chaque article (rapport de ventes)
  • Inventaire en moyenne

Pour avoir une meilleure idée de la demande d'un article, nous vous suggérons de calculer d'abord son taux de rotation des stocks pour déterminer le nombre de jours nécessaires pour vendre votre stock.

Ce que vous devez prendre en compte pour calculer vos niveaux de stock théorique

Une fois que vous aurez obtenu le ratio d'inventaire en main et le rapport de ventes d'un article, vous serez en mesure de calculer la quantité de marchandises utilisées entre les livraisons et la vitesse à laquelle vous épuisez vos stocks (rotation).

En attendant, pour calculer un prix de vente précis pour votre bar, vous devez prendre en compte certains facteurs tels que

  1. Looking at the Historical Usage- Counting how many times each item has been utilized in recent months. A 5-month period would require 546 bottles of Hiatus tequila.
  2. Calcul de l'utilisation hebdomadaire moyenne - Pour obtenir votre utilisation hebdomadaire, multipliez votre utilisation historique de données par le nombre de semaines. Par exemple, 546 bouteilles de Hiatus Tequila divisées par 21 semaines = 26 par semaine.
  3. Lasaisonnalité doit être clarifiée - Ajustez cette utilisation moyenne. Considérez les implications d'une saison chargée si vous avez utilisé les données de votre saison lente. Votre saison peut être 50% plus occupée que d'habitude. 26 bouteilles x 1,5 = 39 bouteilles par semaine au minimum.
  4. Fixer un objectif - Estimez l'utilisation moyenne des stocks dont vous aurez besoin. Fixez un objectif sur deux semaines pour éviter les ruptures de stock, mais soyez réaliste. Ajustez la saisonnalité sur un inventaire hebdomadaire de 39 bouteilles par semaine et doublez-la par deux semaines d'inventaire pour un objectif de deux semaines. Le nombre total de bouteilles dans votre par est de 78.


Comment calculer le niveau de par ?

Voici la formule générale d'estimation du niveau de par :

Inventaire normal utilisé par semaine + filet de sécurité = niveau de parité

Prenons un exemple.

In your snack house business, burger buns are major ingredients for you. Every Monday, it gets restocked. As a result, your set par level will be your weekly consumption plus safety net stock in case of an emergency or special occasions.

Supposons que vous utilisiez 200 sacs de pains à hamburger chaque semaine et que vous souhaitiez également conserver un filet de sécurité de 10 %. Et vous voudriez toujours avoir assez de pains pour couvrir 220 commandes de pains après chaque inventaire. Si un sac est suffisant pour assurer 10 commandes, votre niveau de par sera les 22 sacs de pains à hamburger. Vérifiez la répartition ci-dessous :

Inventaire normal utilisé par semaine + filet de sécurité = niveau de parité

20 sacs + (10% x 20 sacs) = Niveau Par

20 Sacs + 2 Sacs = Niveau Par

22 Sacs = Niveau Par

Grâce à cette approche, vous saurez comment définir le niveau par pour n'importe laquelle de vos matières premières. Lorsque votre stock réel tombera en dessous de ce niveau, vous saurez qu'il est temps de passer une nouvelle commande.

Qu'est-ce que le stock de sécurité dans le système d'inventaire par ?

Le stock de sécurité est le stock supplémentaire que vous gardez à portée de main au-delà de votre niveau d'utilisation habituel, comme filet de sécurité en cas d'urgence.

En règle générale, 10 % de l'utilisation moyenne de votre stock doit être considéré comme un stock de sécurité pour un seul article.

Système de suivi de l'inventaire

Pour définir un niveau de référence, la première étape consiste à mettre en place un système de suivi des stocks afin de pouvoir suivre le niveau réel de vos stocks. Cela vous aidera à garder le contrôle de vos stocks et à ne plus jamais manquer de marchandises.

Lisez notre guide détaillé sur la façon de mettre en place un système de suivi des stocks.

Comment établit-on un niveau de stock nominal ?

Si votre processus long implique plusieurs fournisseurs pour votre restaurant, vous avez probablement déjà effectué un suivi de l'inventaire à ce sujet. Réexaminez vos bons de commande et vos reçus de fournisseurs. Déterminez le montant des coûts alimentaires consommés entre les livraisons pour décider du montant de la commande paritaire. La priorité est donnée à la fréquence des livraisons lors du calcul de l'inventaire par niveau.

Comment faire une fiche d'inventaire pour votre restaurant ?

La création d'une feuille d'inventaire pour la gestion de l' inventaire de votre restaurant est assez simple, il vous suffit de comprendre ce que contient chaque colonne. Vous pouvez utiliser des outils tels que Microsoft Excel et Google Sheets. Pour créer une feuille d'inventaire par, ajoutez un tableau avec les six colonnes énumérées ci-dessous :

  • Article - Saisissez le nom de l'article de stock brut ou du produit alimentaire qui doit être commandé. Il est également idéal de noter le volume de l'article s'il est en vrac. (par exemple, un paquet de jambon d'une livre, 2 boîtes de sauce tomate Del Monte, 1 litre de jus d'orange, etc.
  • Niveau par - C'est ici que vous enregistrez le niveau par ou la quantité minimale de cet article que vous devez avoir sous la main chaque fois que vous réapprovisionnez lestock de votre restaurant ou de bar . Cette colonne ne peut contenir qu'un nombre, un poids ou un volume.
  • Niveau de stock actuel - Cette colonne représente la quantité de cet article que vous avez actuellement en stock.
  • Stock d'urgence - Il est toujours bon de disposer d'un stock supplémentaire, au cas où la demande augmenterait de façon inattendue ou si un problème survenait. En cas de pénurie ou d'interruption de la chaîne d'approvisionnement, ou lorsque les produits sont difficiles à obtenir, envisagez de constituer un stock d'urgence. Cette colonne est totalement facultative.
  • Par d'utilisation spéciale - Si votre restaurant organise des événements spéciaux, des pop-ups, ou des caters, vous pouvez avoir besoin d'acheter des stocks supplémentaires pour ces occasions que vous ne prendriez pas en compte dans votre niveau de par quotidien. Assurez-vous d'avoir les fournitures dont vous avez besoin pour ces occasions spéciales en utilisant la colonne par d'utilisation spéciale.
  • Montant de la commande - Après avoir rempli les autres colonnes de votre feuille d'inventaire paritaire et effectué certains calculs (nous y reviendrons), vous obtiendrez un montant de la commande qui indique la quantité de chaque article que vous devez commander pour maintenir votre niveau d'inventaire paritaire.

Vous pouvez maintenant arranger cette feuille de deux façons :

  • Par type de matière première - Vous pouvez trier vos marchandises par légumes, produits laitiers, céréales, etc.
  • Par divers fournisseurs - Vous pouvez dresser la liste des ingrédients commandés et les diviser par le nom du fournisseur sur la feuille.

Notez que vous devrez comptabiliser, calculer et mettre à jour manuellement les niveaux de stock réels chaque jour ou chaque semaine (en fonction de la vitesse à laquelle vous utilisez le stock).

Modèle de fiche d'inventaire de parc

Pour vous assurer que vous suivez le modèle de fiche d'inventaire par, nous vous avons fourni quelques exemples de lignes ci-dessous pour vous guider.

Notre fiche d'inventaire Par. Téléchargez-la ici.

Comment maintenez-vous les niveaux de stock par ?

Chaque ingrédient a une quantité spécifique de stock de sécurité. Toutefois, dans le secteur de la restauration, une bonne règle empirique consiste à garder en stock de sécurité environ 20 à 30 % de la consommation hebdomadaire facturée. Cela permet de faire face à une demande imprévue. Il est essentiel d'analyser vos données de vente et le taux de rotation des stocks ; cela vous aidera à mieux prévoir et à minimiser le gaspillage alimentaire ou la constitution de stocks.

Les avantages d'une politique de niveau para

À ce stade, une fois que vous aurez trouvé le niveau optimal de PAR, vous serez en mesure de vous assurer que votre entreprise de restauration ne manque pas de ressources tout en évitant de gaspiller trop d'argent et d'immobiliser trop d'argent dans des stocks inutilisés.

Les avantages d'un plan de niveau PAR réussi sont les suivants :

  • Réduction du gaspillage alimentaire
  • Obtenir un bon taux de rotation des stocks
  • Amélioration du contrôle des commandes d'inventaire
  • Économiser de l'argent

Autres indicateurs de réussite au niveau par

Vous pouvez également mesurer l'efficacité avec d'autres indicateurs utiles :

  • Taux de rotation des stocks - il s'agit du nombre de fois où les stocks sont vendus et réapprovisionnés au cours d'une période donnée.
  • Jours d'inventaire - il s'agit du nombre de jours d'inventaire qu'une entreprise garde en main à un moment donné.
  • La freinte de stock - désigne la quantité de stock qui passe entre les mailles du filet et qui n'est pas vendue.

Commande auprès des fournisseurs en fonction des niveaux de parité

Lorsque vous achetez de la nourriture, comparez votre quantité réelle à votre niveau de parité. À moins que vous ne soyez en rupture de stock, votre niveau de parité n'est pas le montant idéal de votre commande. Votre commande sert à vous réapprovisionner et à répondre aux besoins de votre stock.

En reprenant l'exemple des brioches, vous aurez besoin de 22 sacs par livraison. Peut-être n'avez-vous utilisé que 13 sacs la semaine dernière en raison de la semaine creuse. Pour commander des stocks, commencez par votre quantité minimale par (22 sacs) et soustrayez votre résidu (9 sacs), vous obtiendrez (13 sacs).

Niveau Par - Stock restant = Taille de la commande

22 sacs - 9 sacs = Taille de la commande

13 sacs = Taille de la commande

Les commandes quotidiennes de 13 sacs porteront la consommation moyenne de votre stock au niveau par défaut de 22 sacs.

Dois-je organiser la fiche d'inventaire de Par en fonction des fournisseurs ou du type d'aliment ?

Si vous n'avez qu'un ou deux fournisseurs pour tous vos besoins en matières premières, vous pouvez organiser la fiche en fonction des matériaux. En effet, vous n'aurez pas à suivre les nombreuses sources de commandes et leurs spécificités, mais vous vous concentrerez sur le type de matières premières.

If you have multiple suppliers in your restaurant, it is best to keep the sheet organized by supplier. In this manner, you can keep track of different deliveries and order essential supplies from each source at the same time.

Les feuilles de par doivent-elles être sur papier ou numérisées ?

A traditional par sheet is time-consuming; a digital par sheet is more efficient. Keep in mind that you'll need to print par sheets every time you receive a new inventory management order, which could be daily. Every time you order inventory, you may easily update computerized par sheets.

Pour consulter les feuilles de par en ligne tout en vous promenant dans votre inventaire supplémentaire, utilisez une tablette ou un autre appareil mobile. Quel que soit le système que vous adoptez, restez-y fidèle.

Mais qu'en est-il des situations dans lesquelles une plus grande quantité de nourriture est nécessaire ?

Si vos clients passent des commandes plusieurs jours à l'avance ou si vos fournisseurs vous avertissent de l'imminence d'une tempête, vous pouvez alors ajuster le montant de votre commande.

Existe-t-il des solutions d'inventaire pour les restaurants autres que les feuilles d'inventaire ?

Les feuilles de calcul Excel et le système de gestion des stocks sont les deux techniques les plus fréquentes pour maintenir les niveaux de PAR :

  • Une feuille de calcul Excel est généralement utilisée pour créer une feuille de calcul de niveau PAR. Cette stratégie implique la collecte manuelle d'informations telles que les niveaux de stock actuels.
  • Le logiciel de gestion des stocks tient un compte actualisé et précis de la quantité de chaque article vendu ou consommé, vous fournissant des données en temps réel pour calculer votre niveau de PAR.

Si toutes ces techniques peuvent être et sont utilisées par les entreprises pour surveiller les niveaux d'inventaire de la RAP, un système basé sur le cloud offre des avantages significatifs.

Le système d'inventaire de votre restaurant automatise le contrôle des stocks en se liant à votre logiciel de point de vente, ce qui élimine le risque d'erreur humaine lors de la saisie des données et garantit que vos données sont constamment à jour. Il vous offre également une meilleure visibilité des tendances à long terme et saisonnières, ce qui vous permet de mieux estimer les pics et les creux d'utilisation des stocks.

Pouvez-vous utiliser un logiciel pour suivre les pars

When it comes to controlling stock levels, you can use your inventory software such as WISK! to create alerts for low stock and auto-populate purchase orders when it's time to replenish. Furthermore, if you work with more than one supplier, your program will offer you precise lead time information.

Another advantage of inventory software is that it provides complete insight over expiry dates, which is critical in businesses such as food and beverage restaurants, hotels, and pharmaceuticals. See your ROI soar as you put into practice the best way to set up a bar inventory sheet.

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