Beverage inventory management is no easy task. So, why would you make it more difficult by outsourcing it to a third party? We’ve seen firsthand just how inconvenient and inefficient using these services are.
By offering these services ourselves in the past, we noticed consistent errors and unhappy clients day after day. Meanwhile, all of our clients who did inventory internally using our app (and continue to do so) experienced significantly better results.
So, what does it mean to use a third party service for beverage inventory management? In simpler terms, It’s when you hire a company to come to your bar and do inventory counts for you.
Si vous avez déjà eu à faire un inventaire, cela peut sembler être une aubaine. Si vous avez déjà utilisé un stylo et du papier, vous allez peut-être sauter sur l'occasion d'engager quelqu'un d'autre pour faire le travail qui doit être fait.
Cependant, l'externalisation n'est pas la meilleure solution, ni la plus intelligente, pour un certain nombre de raisons. Nous allons expliquer ces raisons dans un instant.
Pour commencer, pourquoi envisager des services tiers ?
Soyons francs. Vous lisez cet article parce que vous avez déjà essayé ce service ou que vous envisagez de le faire. Avant d'énumérer les raisons pour lesquelles il ne vaut pas la peine de faire appel à un tiers, voici pourquoi vous pourriez en avoir envie :
- L'inventaire prend du temps
- Vous détestez utiliser le papier, le crayon et les feuilles de calcul.
- Votre personnel n'est pas digne de confiance
Bien que ces arguments soient intéressants, ils peuvent tous être démystifiés. En poursuivant votre lecture, vous verrez pourquoi aucun des points ci-dessus ne justifie l'externalisation de votre stock d'alcool.
Les 5 principales raisons de ne pas externaliser votre inventaire d'alcools
From our own experiences at WISK, we’ve been able to pinpoint the most important reasons why hiring a third party company isn’t an effective strategy by any means. Here they are below:
1) Personne ne peut compter vos stocks de boissons mieux que vous.
When we offered this service in the past, we found that the weekly reports just didn’t make sense. This only led to dissatisfied clients and frustration all around. On the other hand, everyone who used our app to count bottles on their own, did not experience the same poor results. Their stock was in order, their beverage cost was going down, and most importantly, there were much fewer errors.
In addition, our current clients would tell us how disappointed they were using the third party services offered by other bar inventory apps. For example, these services would often lead to miscounts as a result of unfamiliar stock locations. To clarify, they would miss counting bottles behind staircases and other areas of the bar that you would only be familiar with.
One of the reasons why you might favor outsourcing is to have an impartial party controlling your inventory. This makes no sense. You trust others with the key, cash, and more on a daily basis. So, why wouldn’t you trust someone with your inventory? If you can’t trust even one person on your staff, this is a conflict of interest issue not an inventory one.
"Vous avez un problème de personnel, pas un problème de stock", - Angelo Esposito, PDG de WISK.
Overall, no one knows your own inventory better than you and your staff. Hiring an external team to come in and mess around with your stock can only lead to disturbances. This brings us to our next point.
2) Votre espace bar sera plus désordonné et moins productif
This is not surprising. Why would you care about about keeping boxes tidy and bottles in order if you’re not the one who has to deal with them? The major problem with this is that managers become less motivated to take care of the condition of their bars if they don’t have to worry about taking inventory later.
Par exemple, beaucoup de nos clients qui faisaient appel à des services tiers laissaient toujours traîner des boîtes empilées et fourraient d'autres articles dans les entrepôts. En général, leur site bars était plus désordonné et mal entretenu.
Il n'y a que des inconvénients à travailler dans des espaces désordonnés. Par exemple, il est plus facile de négliger des choses importantes lorsque tout ce qui vous entoure est désorganisé.
En outre, des espaces plus désordonnés rendent les erreurs de comptage inévitables, ce qui ne peut que conduire à des rapports de consommation inexacts et, en fin de compte, à des rapports inexacts sur le site variance . Dans l'ensemble, il y a plus de chances que vous gardiez tout propre, bien rangé et organisé à tout moment si vous savez que vous devrez faire l'inventaire en interne plus tard. Qu'il s'agisse de vous ou de votre personnel, vous n'allez pas vous compliquer la tâche en laissant votre espace en désordre.
Négliger votre bar n'est pas la solution. Rester motivé pour améliorer la propreté l'est. Vous nous remercierez à la fin.
3) Commander le stock de bar est moins efficace
First of all, third party services cannot order for you. As a result, you are stuck planning out your orders separately based on the inventory numbers you are given. The whole point of beverage inventory management is to save on costs. And managers seem to overorder supplies just to ensure they have more than they need.
Cependant, lorsque vous commandez plus de stock que nécessaire, vous dépensez également plus d'argent que nécessaire. La seule façon de savoir exactement de quel stock vous avez réellement besoin pour répondre à la demande est de faire l'inventaire vous-même.
Étant donné que les tiers ne risquent jamais leur propre profits, ils ne s'en soucient pas suffisamment, car il ne s'agit pas de leur argent, mais du vôtre. Ils ne vous fourniront que des chiffres globaux et ne vous donneront jamais l'occasion d'économiser autant que possible. Par conséquent, vous pourriez même acheter des centaines de dollars de stocks inutiles par semaine sur la base de chiffres inexacts.
By using WISK and keeping track of bar inventory yourself, you’ll be able to calculate how much inventory you really need to never run out. You won’t ever have to feel the pain of having too many Grey Goose bottles again week after week. Also, you’ll be able to order more intelligently based on your own accurate counts.
4) L'externalisation de la gestion des stocks de boissons alcoolisées est coûteuse.
Third party services not only cost hundreds of dollars more than our bar inventory app, but they are also not worth the investment. Sure, you won’t ever have to lift a finger if someone comes in and does everything for you. However, you would be paying between $800 and $1000 more for something that only takes a few hours to do.
Also, to recoup costs on $100-$200 (the approximate cost of WISK) a month is much easier than on close to $1000 for a third party. Above all, it’s much easier to save on losses when you’re spending hundreds of dollars less on beverage inventory management a month. You don’t want to lose more money than you have to. Instead, a member of your staff could use WISK for a much lower cost.
Overall, hiring a third party to manage your inventory isn’t much more advantageous than using our bar inventory software. The service doesn’t offer anything more than what you would get with WISK.
En outre, lorsque vous utilisez WISK, vous bénéficiez également des avantages suivants, en plus des économies réalisées. Vous n'obtiendriez aucune de ces caractéristiques avec un service tiers :
- Intégration des points de vente
- Rapports instantanés sur variance
- Commande et réception
- Coût de la recette
- Analyse des ventes
5) Il n'y a aucun moyen d'intégrer votre système de point de vente.
After a third party does their count, you’ll have to send in your sales report yourself at a later time. Essentially, what they do is go into your POS and extract your sales using their own manual system. And if you’ve learned anything about manual input, you would know that it only leads to more errors and longer wait times for variance reports.
Avec WISK, chaque fois que vous soumettez un inventaire, vous recevez instantanément un rapport variance et toute autre donnée sur les ventes. Vous n'aurez pas à attendre des jours pour qu'une autre partie vous réponde et, surtout, vous ne recevrez pas le rapport de la semaine dernière alors que nous sommes déjà le mercredi de la semaine prochaine.
Also, if you ever want to make a change to a recipe, you’ll have to communicate with the third party to implement it. Imagine having to email back and forth every time you want to update your recipes. Even wanting to change something as small as the number of ounces of Maker’s Mark in your Old Fashioned, could take 48 hours to come into effect.
In comparison, when you use WISK, you’ll be able to change your recipes right away. Using the same example as above, you’ll be able to go in yourself and switch the number of ounces in your cocktail with no hassle. Overall, having to communicate with another party every time you have to make a minor change is not time or cost-efficient.
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Even if you’re still on the fence after reading this article, there are no risks when signing up for WISK. Set up only takes 30 mins and then you can start your fist inventory right away. Within a few weeks, you’ll get the hang of it and finally be in full control of your beverage inventory management operations.
In addition, we encourage you to try our software alongside a third party service to see the difference for yourself. You wouldn’t be sacrificing more than a few hundred dollars to test this and you’ll get the full picture of why our software is so valuable.
Après avoir essayé WISK, vous pouvez annuler à tout moment si vous n'êtes pas satisfait. Cela signifie que vous pouvez vous retirer à tout moment et revenir à votre service tiers si vous estimez que WISK n'est pas pour vous.
Si cela se passait il y a 10 ou 15 ans, avant que la technologie ne soit aussi avancée, nous comprendrions le désir d'engager un tiers. Nous pouvons admettre que la technologie n'était tout simplement pas encore là. Il n'y avait pas de reçus numériques et tout le comptage se faisait manuellement. L'inventaire était si difficile et prenait tellement de temps qu'il était logique de faire appel à quelqu'un d'autre pour s'en occuper.
Nevertheless, it’s 2023 and WISK has everything you need to streamline bar inventory end to end, ensuring you see your ROI improve with every efficient decision you make. From inventory management and ordering to beverage costing and POS integration, you can finally be in full control of all operations. Interested? Discover all the value you can get from using WISK. Sign up to claim your free 2-months period.
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