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Dernière mise à jour :
December 30, 2023

Bar Inventory System: The Ultimate Cheat Sheet

Learn how to manage your bar inventory system like a pro, streamline inventory, and maximize profits with WISK's ultimate cheat sheet and actionable tips.
Bar Inventory System: The Ultimate Cheat Sheet
Par
Ciprian Rarau
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Ressource gratuite

Ultimate Bar Inventory Template™

Vous êtes propriétaire d'un restaurant ou de bar et vous voulez contrôler votre inventaire ? Avec notre feuille d'inventaire Bar , c'est aussi simple que de tout noter.

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AVERTISSEMENT : Veuillez noter que ces informations sont fournies à titre d'information uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques, comptables, fiscaux, RH ou autres conseils professionnels. Il vous incombe de vous conformer à toutes les lois applicables dans votre État. Contactez votre avocat ou tout autre conseiller compétent pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.
Table des matières

Creating and maintaining a bar inventory system seems simple at first glance, but in practice, it can quickly become time-consuming and ineffective. If this sounds familiar, you’ve come to the right blog post. Keep reading for tips on how to better manage your beverage inventory and increase profits along the way.

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire bar et pourquoi est-il important ?

Let’s make sure we’re on the same page. On a basic level, having a system in place to take alcohol inventory ensures you know how much supply you have to serve your customers. However, a good bar inventory system accomplishes so much more than that, including:

  • Mesurer la performance financière
  • Identifier où le rétrécissement se produit et comment ralentir le processus.
  • Établir les quantités minimales nécessaires pour un produit donné
  • Maintain sales record, which can be used to identify trends and optimize stock levels
  • Connaître le coût de revient de chaque produit
  • Keep tabs on products that sell well and products that don’t
  • Aidez à fixer de meilleurs prix.

Comment gérer les stocks d'alcools en 5 étapes faciles

Here are a few tips to keep your liquor inventory system in good shape.

1. Enregistrez votre activité

As a bar owner, you must be aware of any changes in the stock. Everything, from product transfers to inventory losses such as testers, broken items, and lost products, must all be reported so that when the appropriate moment arrives, you'll be prepared instead of overwhelmed by irregularities.

2. Effectuer des inventaires réguliers

In taking inventory, a bar manager should conduct consistent inventory counts in order to have an accurate idea of how much liquor is being used and to ensure that there is no theft. The best time to do a count is at the end of the night when all of the bottles should be accounted for.

  • Step 1. Count all of the full bottles and recorded how many of each type there are.
  • Étape 2. Ensuite, comptez toutes les bouteilles vides et videz celles qui sont partiellement pleines.
  • Step 3. Add up the total number of drinks that were sold and subtract it from the starting inventory. This will give you a good idea of how much liquor was used and whether or not you need to adjust your ordering.

3. Gérer les articles en rupture de stock

Bartenders understand the pain of running out of stock. When bar customers attempt to order an item that is out of stock, it can create a number of problems. The customer may become frustrated and may not want to order anything else or they may have to spend time explaining why the item is unavailable and trying to upsell the customer on something else.

Of course, out-of-stock items can lead to lost sales and bar profits. To avoid this, a bar manager needs to have a system in place for monitoring stock levels and reordering products when necessary. You can prevent the trouble of running out of stock by keeping an eye on your inventory.

4. Description claire des produits Bar

In particular, a comprehensive list of your bar items are need to be accurately coded and categorized in accordance with the brand, type of liquor, size, and other relevant attributes like any special features or flavors.

It is essential to first sort your inventory data in order to carry out a successful inventory procedure, which could ultimately save you time and hassle. Additionally, it helps the bartenders with the following:

  1. Make sure they are using the right product when making drinks.
  2. Il fournit un point de référence pour les niveaux d'inventaire de l'alcool afin que vous puissiez rapidement identifier quand quelque chose est en train de s'épuiser.
  3. Il est plus facile de contrôler des éléments spécifiques lors de la commande de nouvelles fournitures.

5. Organiser le lieu de travail

Before you can implement a systematic bar inventory process, you need to organize your workplace first. This includes creating a storage area for products and supplies, as well as a dedicated workspace for the system itself.

Pensez à la façon dont vous utiliserez l'espace.

Il est important de faire l'inventaire de tous les articles que vous devez stocker. Cela vous aidera à déterminer la taille et la disposition de la zone de stockage.

Aurez-vous besoin d'y accéder fréquemment ?

If so, consider placing it near the front bar (in front of the room). Alternatively, if you only need to access it occasionally, you could put it in a back bar corner or even in a closet. Once you have a general idea of the layout, start arranging your items accordingly. The shelves and bins are great for smaller items, while larger items can be stored on pallets or in cages.

Créer un espace de travail dédié à votre système de gestion des stocks bar

This should be large enough to accommodate all of your equipment, as well as any paperwork associated with the system.

Once everything is in place, you can start using your bar inventory management system to streamline your workflow and inventory tracking.

2 façons de faire l'inventaire

Inventory tracking is a method for any food business to make informed decisions about production and how much it will generate sales. In particular, for bar business, the perpetual inventory and physical count are the two most common ways to oversee stocks to meet demand.

A perpetual inventory system is a method of accounting for sales and inventory that offers several advantages. In a perpetual inventory system, sales are recorded as they occur, and this data is utilized to update the records. This process can be manual or automated, but it typically involves scanning barcodes or using RFID tags to monitor sales. In general, perpetual inventory systems can be complex, but they are often necessary for businesses that need for keeping track of large quantities of inventory.

L'inventaire physique, quant à lui, est un système de comptage manuel, généralement effectué à la fin d'une équipe ou d'une semaine. Cette méthode fournit des données moins précises, mais elle ne nécessite pas d'équipement ou de formation coûteux. Lorsqu'elles procèdent à un inventaire manuel, les entreprises utilisent généralement une feuille de calcul d'inventaire. Celle-ci peut être créée dans Microsoft Excel, Google Spreadsheets ou un autre tableur. Il existe également de nombreux modèles d'inventaire gratuits bar disponibles en ligne. Le personnel désigné de bar peut saisir ses articles d'inventaire dans la feuille de calcul, puis les compter physiquement. Les comptages sont ensuite saisis dans la feuille de calcul, et l'inventaire total est calculé.

Pour déterminer le système à utiliser, il est important de tenir compte des besoins de l'entreprise. Par exemple, si les niveaux de stock changent constamment ou s'il y a un risque de vol, l'inventaire permanent peut être la meilleure option. En revanche, si les ressources sont limitées, l'inventaire physique peut être plus pratique. En fin de compte, tout dépend de ce qui convient le mieux à l'entreprise bar .

Quelles sont les composantes de la gestion des stocks de bar ?

La première étape pour bien approvisionner un bar est de disposer d'un stock suffisant. Un inventaire complet des boissons vous permet de suivre une variété de données importantes liées à bar pour vous aider à analyser si votre entreprise bar est financièrement performante.

Utilisation du produit

Quelle quantité de chaque ingrédient consommez-vous ?

Coût des marchandises vendues

It's a metric that benchmark the total cost of making all of your beverage menu items.

Produit Variance

Où se trouve la partie de votre rétrécissement (ou de votre manque de profit) que vous ne pouvez pas récupérer ?

De plus, le fait d'effectuer des comptages réguliers de votre inventaire bar vous permettra d'accéder à des données qui sont utilisées pour ce qui suit :

  • Définir des niveaux de par pour chaque produit sur la base des données d'utilisation réelles.
  • Calculate the pour costs which represent the percentage of liquor cost that is attributable to the liquor itself, as opposed to other factors such as labor, glasses, and mixers.
  • Analysez la demande de produits afin d'identifier les articles excédentaires ou inutilisés, de les retirer de vos rayons et de prendre des décisions de stockage.

Conseils pour le suivi des stocks

Whether you're utilizing a free inventory template online, such as a bar inventory template made with Microsoft Excel or Google sheets, the following tips will help you get the most out of it.

Choisissez une période d'inventaire et soyez cohérent

Que se passera-t-il si vous manquez des inventaires et découvrez que de l'alcool se gâte ? Il est essentiel que vous fassiez un suivi précis de votre inventaire. Choisissez vos périodes d'inventaire idéales et respectez-les. Choisissez la période (hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle) qui vous convient le mieux. Le moment idéal pour compter vos bouteilles est lorsque votre restaurant ou bar est fermé. Commencez toujours à compter de gauche à droite dans le même ordre.

Former votre personnel et assurer des inventaires réguliers

Your bar staff must know the basics of taking inventory. To teach your workers how to account for inventory, begin with an inventory sheet template. Examine whether they understand the rule of tenths and can distinguish shrink (spillage, breakage, or overpouring). All of this information must be included in your bar staff training handbook, which you may use as needed. There are a number of online sources to get a bar inventory sheet, but pick the one that is ideal for your needs.

Registres d'inventaire

Dans votre feuille d'inventaire bar , notez des éléments tels que le moment où la bouteille est déplacée de votre cave, de votre espace de stockage ou de votre entrepôt vers le site bar afin de savoir où se trouvent vos produits. Un inventaire incorrect peut conduire à un stock trop faible ou trop important.

Formuler un plan d'action pour l'inventaire

When it comes to creating an inventory action plan, you will experience some trial and error. Take time to consider what has worked well for you in the past before settling into a routine. Also, examine your inventory process that may be improved. You should also make a full bar supplies list. Doing so can assist you in determining where your program's weak spots are and how to better optimize the process in the future.

Bar Modèle d'inventaire

A bar inventory sheet can be a lifesaver for bar owners and bartenders alike. A good bar inventory template will allow you to keep track of the liquor, mixers, and other supplies of how much inventory you have on hand, as well as help you make sure that you always have what you need to make cocktails.

Il existe de nombreux modèles d'inventaire gratuits bar en ligne, mais il est essentiel d'en choisir un qui soit simple à utiliser et à comprendre. Il suffit de saisir les données d'inventaire dans le modèle de feuille de calcul d'inventaire ou la feuille de calcul d'inventaire en ligne bar de votre choix pour évaluer les informations sous une forme lisible.

Une fois que vous avez un modèle d'inventaire qui vous plaît, veillez à le mettre à jour régulièrement afin qu'il reflète fidèlement votre processus d'inventaire actuel.

Anatomie d'un modèle d'inventaire Bar

Voici les colonnes normalisées utilisées pour le modèle de feuille de calcul de l'inventaire.

  • Date d'entrée
  • Nom de la marque du produit
  • Prix unitaire
  • Format (liquor bottle sizes, beer keg sizes, etc.)
  • Stock initial, stock reçu, stock final, stock total.
  • Coût des marchandises vendues (COGS) - à la fois par unité individuelle et total

Un gestionnaire de Bar devrait-il utiliser une feuille de calcul pour l'inventaire de Bar ?

Counting inventory might be time-consuming depending on the size of a beverage program. For some restaurants and bars, it can potentially take a whole day or longer. If you’re a busy bar manager, it is your job to take initiative to look for time-saving inventory methods.

Bar Les feuilles de calcul d'inventaire sont une alternative utile à l'inventaire sur place. Elles sont également moins coûteuses et simples à utiliser. Bien que cela puisse sembler être un moyen utile de suivre l'inventaire, l'utilisation d'une telle feuille de calcul présente certains inconvénients. L'un des plus gros inconvénients est que sa mise en place et sa maintenance peuvent prendre beaucoup de temps. Cela est particulièrement vrai si vous avez un grand nombre de produits ou si votre inventaire change fréquemment.

Additionally, bar inventory spreadsheets can be difficult to share with others, and they may not provide the level of detail that you need to make wise decisions about your inventory. Finally, a spreadsheet can be susceptible to errors, which can lead to costly mistakes.

For these reasons, it is important to consider all of your options before deciding whether or not a liquor inventory spreadsheet is right for you.

Feuille d'inventaire des boissons alcoolisées à utiliser gratuitement

There are numerous ways to get a free template and editable CSV file for a liquor inventory sheet. You can print as many copies of our restaurant and bar liquor inventory worksheet as you'd like after downloading it. This makes it ideal for maintaining your bar's stock. It has a section for beer, wine, and liquor.

Bar Feuille de calcul de l'inventaire

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Bar Inventaire des boissons au format Excel

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Inventaire de bière Excel

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Inventaire de transfert de stock de boissons alcoolisées

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Modèle d'inventaire d'alcool

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Inventaire de la distribution d'alcool

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Feuille d'inventaire de contrôle des boissons alcoolisées

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Inventaire de la collection de vins

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Feuille de calcul pour l'inventaire des vins

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Bar Logiciel de gestion des stocks

Having a well-structured inventory management system is critical for any bar operation in today's competitive market. Bar inventory software has a number of features to help bars operate more efficiently and profitably.

Inventory management software can automate the inventory procedure to make life easier. Businesses may enter their data into the program and set up an automated inventory count.

Si vous êtes propriétaire d'un site bar, assurez-vous d'utiliser un programme digne de confiance, adapté aux besoins de votre entreprise bar .

  • Le système doit être doté d'un scanner bar pour suivre les stocks en temps réel, afin que les barmen puissent voir rapidement et facilement quand les articles doivent être réapprovisionnés.
  • Le système doit être intuitif et convivial afin que les barmen puissent se concentrer sur la préparation de boissons individuelles plutôt que d'apprendre à utiliser le logiciel.
  • Should be able to integrate with other software programs used by the bar, such as a POS system and accounting software.
  • Le logiciel génère ensuite des rapports sur la liste d'inventaire. Cela peut être utile pour réduire les erreurs et suivre l'évolution des stocks dans le temps.

Utilizing a bar inventory management system such as Wisk streamlines bottle counting accurately. To learn more, arrange a demo with Wisk for additional information.

Les avantages de l'utilisation d'un système d'inventaire pour les restaurants

Économies de coûts

Taking inventory helps you determine what your most popular products are so you can restock them more often. You’ll also be able to avoid ordering too many of the products that don’t sell as well. As a result, you can optimize your menu items to emphasize best-selling or more profitable products and price them accordingly. Knowing ahead of time when you need to place purchase orders can save you money by giving you a window to plan ahead. This puts hard-earned money back into your wallet.

Moins de déchets

Over or under-stocking liquor can be disastrous for your company, causing you to run out of ingredients too soon or take up valuable shelf space with unused bottles. Taking consistent inventory helps avoid these costly mistakes, as does having precise measurements by using a liquor scale app to know exactly how much of any given product is left. If you have multiple locations, taking accurate inventory allows you to efficiently share products between locations.

Un meilleur service à la clientèle

Proper inventory ensures you never run out of your customers’ favorite cocktails again. Additionally, when you use time-saving tools like a barcode inventory management system, you’ll allow yourself and your employees to spend less time on back-of-the-house tasks. Instead, you can focus on what’s most important - the customer experience.

With these practices in place, your bar's ROI is set to experience impressive growth with this bar inventory system solution. As you see your ROI expand, you'll have the resources to further improve your bar and offer even more to your patrons.

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