Stratégies relatives aux salaires et aux taxes pour les propriétaires de restaurants

Le service des salaires peut représenter un grand défi pour les propriétaires de restaurants. Combien devez-vous payer vos employés ? Salaires horaires ou annuels ? Quelles charges sociales dois-je payer et quand ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions qui viennent à l'esprit lorsqu'on pense à la gestion de la paie. Heureusement, il existe des systèmes de paie qui facilitent la résolution de ces problèmes et vous permettent de vous concentrer sur la gestion efficace de votre entreprise.

Dans ce post blogue , nous allons voir comment les systèmes de paie fonctionnent et comment ils aident les restaurateurs à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de paie d'une manière équitable pour toutes les parties concernées (c'est-à-dire les employés).

Qu'est-ce que la paie ?

La liste des salaires est la liste de tous les employés qui sont payés par un seul employeur. Les employés reçoivent un salaire de base moyen en guise de compensation financière pour les services qu'ils rendent. Les salaires des employés peuvent être déterminés sur une base horaire ou annuelle et les charges sociales sont prélevées sur la paie avant qu'elle ne soit envoyée aux employés (c'est-à-dire les charges sociales de l'employeur).

Qu'est-ce que la retenue sur salaire ?

La retenue sur salaire consiste à déduire un certain montant de chaque chèque de paie, que vous utiliserez pour payer les impôts sur le revenu de vos employés. Cela signifie que si un employé a un salaire de 1000 $ par semaine, par exemple, avec les retenues à la source, il aura généralement environ 25 % de prélèvement pour couvrir les paiements des impôts fédéraux et d'État.

Les jeunes employés peuvent ne pas devoir payer d'impôt sur le revenu, mais vous devrez tout de même retenir des charges sociales au taux de 15 %. Lorsqu'un employé atteint l'âge où il est tenu par la loi de payer ses propres impôts sur le revenu, ce pourcentage est susceptible de changer.

Lorsque vous calculez les retenues sur salaire, vous devez tenir compte de plusieurs éléments, notamment du salaire brut de l'employé. Il s'agit du salaire qui lui est versé avant toute déduction. Vous devrez peut-être aussi tenir compte du nombre d'allocations demandées sur le formulaire W-4 et de toutes les taxes supplémentaires qui peuvent être pertinentes pour votre État ou votre comté.

L'employé est tenu de remplir sa déclaration d'impôt fédéral chaque année, afin de déclarer tout revenu qu'il a gagné et de payer les salaires imposables qui lui sont dus. Il devra également payer les impôts d'État correspondants, qui peuvent différer des retenues salariales selon l'endroit où il vit. Si un employeur ne retient pas assez d'argent sur les salaires ou retient trop, l'employé est toujours responsable du paiement de ses propres impôts.

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Comment calculer la retenue sur salaire

L'IRS met à votre disposition un calculateur de talon de paie qui vous permettra de déterminer facilement ce que vos employés devraient recevoir et déduire sur un chèque de paie donné. Il prend en compte toutes les différentes variables mentionnées ci-dessus afin de vous aider à remplir vos obligations en tant qu'employeur.

Vous commencez à faire de la paie manuelle ? Prenez note de ces

1. Apply for a FEIN (Federal Employer Identification Number)
2. Enregistrez tous les employeurs (y compris vous-même) et votre personnel auprès de l'État (veillez à enregistrer les nouveaux employés au fur et à mesure que vous les accueillez).
3. Register with EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System)
4. trouver un calendrier de paie et ajouter de nouveaux employés en fonction de leurs compétences
5. Enregistrer les totaux de paie
6. Se tenir informé des lois et réglementations relatives à la restauration, c'est-à-dire le revenu imposable : impôts sur le revenu de l'État, taxes d'État et fédérales sur les employeurs, impôts fédéraux sur le chômage, charges sociales, lois sur le travail, etc.
7. Examinez l'assurance invalidité si nécessaire
8. Faites appel à des conseils juridiques et fiscaux
9. Offrir une remise et d'autres avantages aux employés
10. Offrir des heures/horaires flexibles

La paie des employés se fait en quelques étapes :

1. Découvrez leurs horaires

• La paie horaire, calculée sur les heures travaillées par un employé et son taux horaire (le montant total que vous payez à votre personnel pour chaque heure).
• La masse salariale, calculée comme une période de paie (mensuelle, bihebdomadaire, hebdomadaire) multipliée par un salaire fixe.

2. Découvrez leur salaire brut et net

• Salaire brut : calculez les salaires versés avant tout impôt ou prélèvement.
• Salaire net : calculez les salaires perçus après le paiement des charges sociales et autres déductions.

3. Découvrez le total des déductions salariales et des taxes combinées.

• Impôt sur les salaires : somme totale des impôts fédéraux, étatiques et locaux qu'un particulier ou une entreprise doit payer sur les revenus du travail afin d'éviter de payer davantage à la fin lors de la déclaration annuelle. Différents impôts sur les salaires sont retenus par les employeurs pour la sécurité sociale, Medicare et les impôts sur les salaires FUTA (Federal Unemployment Tax Act).
• Total des retenues salariales : la somme totale des retenues salariales qu'un employé doit payer sur son salaire afin d'éviter de payer plus à la fin lors de la déclaration annuelle. Les montants suivants sont prélevés sur le salaire pour l'impôt fédéral sur le revenu, l'impôt d'État sur le revenu, l'impôt municipal sur le revenu et les charges sociales.

Payer plus que le salaire minimum requis

Le salaire minimum en Amérique du Nord est d'environ 12 dollars de l'heure. Cependant, de nombreux restaurants paient leurs employés plus que ce salaire, et il y a une bonne raison à cela ! Si vous embauchez une personne pour travailler dans les locaux de votre restaurant, elle devrait être payée au moins autant que ce qui est considéré comme le "salaire minimum" où que vous viviez.

Une bonne raison d'augmenter les salaires est que les employés sont plus satisfaits de leur travail, que cela réduit le taux de rotation du personnel et que cela permet d'économiser de l'argent en évitant de devoir former constamment de nouveaux employés.

Certains restaurants offrent plus que le salaire minimum parce que c'est aussi un excellent outil de recrutement. Si vous êtes un restaurant situé dans une grande région métropolitaine et que vous souhaitez attirer des candidats de qualité, essayez d'offrir un salaire supérieur au salaire minimum.

De nombreuses personnes sont prêtes à accepter une baisse de salaire pour travailler dans le secteur de la restauration, car elles y voient l'occasion de gravir les échelons et de devenir un jour chef de leur propre restaurant. Donner aux employés un peu plus d'argent peut, bien sûr, leur montrer de la reconnaissance et leur donner le sentiment d'être des employés appréciés.

Lois sur les salaires et les heures de travail

Elles sont compliquées et en constante évolution, ce qui fait qu'il est difficile pour les restaurateurs de savoir combien ils doivent payer leurs employés. Le problème est qu'il existe plusieurs lois différentes sur les salaires, notamment la loi fédérale, la loi de l'État (souvent appelée "salaire de subsistance" ou "salaire minimum"), les ordonnances des autorités locales et les conventions collectives, selon l'endroit où vous vivez.

Il existe également trois composantes principales d'un salaire : le taux de base, la rémunération des heures supplémentaires et les primes.

• Le taux de base est simplement ce qu'un employé gagne lors d'un poste régulier - il n'inclut pas les montants supplémentaires qu'il reçoit pour travailler dans certains postes comme la nuit ou le week-end. Il peut s'agir du salaire minimum ou du salaire fixé par les employeurs.
• Les heures supplémentaires sont rémunérées lorsqu'un employé travaille plus de 40 heures par semaine. Le temps supplémentaire qu'il effectue est compensé par une rémunération pour heures supplémentaires, ou au moins la moitié de son taux horaire normal.
• Les avantages supplémentaires que vous pouvez offrir aux employés sont des primes, qui peuvent être des choses comme une prime pour travailler la nuit et le week-end, ou des commissions annuelles sur les ventes. Il peut également s'agir de primes de vacances ou d'incitations liées aux performances, telles que des réductions pour les employés sur les achats de nourriture dans le restaurant.

Autres composantes du salaire :

• Les pauses sont du temps non rémunéré accordé aux employés sous la forme d'un déjeuner ou d'une pause café. Dans certains États, il existe également une obligation de prendre des congés de maladie payés, un nombre déterminé de jours de vacances payés et de jours fériés.
• La responsabilité civile est l'une des choses les plus importantes que les propriétaires de restaurants doivent faire, car elle les protège de la responsabilité légale pour les accidents, les blessures ou les dommages matériels qui peuvent se produire pendant que les employés travaillent. Aux États-Unis, aucune loi fédérale n'oblige les employeurs à fournir une couverture d'assurance contre les accidents, quel qu'en soit le montant, et elle n'est exigée par l'État que si les accidents du travail entraînent plus de 2 500 dollars de coûts liés aux blessures, ce qui inclut les frais médicaux et les pertes de salaire.

Quand les employés démissionnent

There are many different things that restaurant owners can do when employees quit. The first thing to do is figure out why the employee quit. If the restaurant owner knows why, it can help them take steps to prevent it from happening again. For example, if the employee quit because of a new job opportunity elsewhere, the owner could offer salary increases or benefits like health insurance and paid time off.

Si vous avez un employé qui a démissionné, il a le droit de recevoir son dernier chèque de paie dans un délai d'une semaine. Vous pouvez payer vos employés par chèque de paie ou par dépôt direct. Si les chèques de paie sont le mode de paiement préféré, l'employé peut demander à recevoir son dernier chèque de paie par la poste. Le chèque de paie doit comporter toutes les heures travaillées et la rémunération due pour cette période de paie. Le chèque de paie doit également inclure toutes les déductions salariales effectuées, comme les impôts, les cotisations au régime 401k ou les déductions salariales.

Réembauche après une perte de personnel

Restaurants that have lost staff and need to hire new employees will likely have a lot of difficulties. To start, it might seem like an overwhelming task to figure out how many people you can afford to be without at any given time.

Vous avez peut-être aussi beaucoup de préoccupations sur la manière de faire fonctionner le restaurant au mieux. Si vous êtes vraiment soucieux de maintenir votre masse salariale à un niveau bas, quel est l'intérêt d'embaucher de nouveaux employés ?

The answer may be that it's not always about saving money on payroll costs. Restaurants are usually open 12 hours a day and some even stay open 24 hours a day. If you're open for 24 hours, then having restaurant workers during those extra 12 hours is crucial to keeping your business up and running smoothly!

Cela dépend du restaurant, mais la plupart des systèmes de paie ont des calculateurs de paie qui peuvent vous aider dans ce processus. Ils posent des questions telles que le nombre de personnes nécessaires à un moment donné de la journée, le nombre d'heures de travail et le montant de la paie. La calculatrice de paie calculera automatiquement les charges sociales, les taux d'heures supplémentaires et vous donnera un calendrier de paie.

Des salaires compétitifs, mais quoi d'autre ?

Outre des salaires compétitifs, les restaurants peuvent offrir bien d'autres choses à leur personnel. La première étape consiste à faire prélever les charges sociales sur le chèque de paie des employés. Les charges sociales en valent la peine, car elles peuvent varier en fonction du salaire de l'employé, ce qui peut entraîner des coûts salariaux plus élevés pour le propriétaire du restaurant si les charges sociales ne sont pas prises en compte.

Certains restaurateurs offrent également une assurance maladie et dentaire. Cela dépend du restaurant et de ce qu'il offre comme avantages sociaux, mais il est important de se rappeler qu'un bon ensemble d'avantages sociaux est tout aussi important qu'un salaire compétitif, surtout si vous voulez des candidats de qualité lorsque vous embauchez pour des postes dans votre restaurant.

Les programmes d'avantages sociaux peuvent être un excellent moyen pour les restaurateurs de montrer leur appréciation de leurs employés. Il est important pour les restaurateurs de montrer à leurs employés qu'ils se soucient d'eux en tant que personnes. Travailler dans le secteur de la restauration est également un travail difficile et les employés ont besoin d'être récompensés pour leurs efforts.

Les systèmes de paie peuvent notamment contribuer à ce processus en proposant des programmes d'avantages sociaux aux employés, tels qu'une assurance maladie, une assurance dentaire, des plans 401K, des primes pour les années de service dans l'entreprise ou des congés payés.

Donner un pourboire au personnel

Les restaurateurs peuvent offrir à leurs employés un salaire équitable et profit des possibilités de partage. Lorsque les charges sociales sont déduites, le propriétaire du restaurant gagne moins d'argent qu'il ne le souhaiterait pour que les membres de son personnel soient payés équitablement. Il est donc important de connaître les lois relatives aux charges sociales avant de commencer à payer vos employés afin d'éviter toute pénalité liée aux charges sociales.

Employees who earn at least $30 per month in tips must be paid a cash wage of no less than $18 per hour (based on a 40-hour workweek). Tips are usually distributed at the end of each payroll period. For example, if a payroll period is 20 days then tips will be allocated to staff on day 21 or 22.

Some restaurant owners have the tendency to skimp on payroll taxes and pay their employees a lesser cash wage. They want to avoid payroll tax payments by paying as less as possible, but this is the most costly thing they can do because these are mandatory contributions that must be paid on behalf of an employee.

Les règles et réglementations relatives aux employés au pourboire varient d'un État à l'autre, mais les systèmes de paie peuvent aider à calculer le nombre d'employés au pourboire et le montant de leur revenu imposable final.

Par exemple, si les pourboires d'une personne sont inférieurs à 20 dollars de l'heure pour un service complet ou si elle ne reçoit aucun pourboire, les restaurateurs doivent lui verser le salaire minimum en plus de l'argent provenant des pourboires pendant le service.

Il est important de rappeler que les charges sociales sont obligatoires pour ces employés et que les systèmes de paie peuvent aider à calculer le montant qu'ils doivent payer en plus des pourboires. Ainsi, si un employé a gagné 100 dollars de pourboires pendant un service complet de 12 heures, les calculateurs de paie détermineront automatiquement le montant des charges sociales dues à la fin de la semaine.

Autres types de conseils :

A tip can come from many sources: a credit card, cash, or even an item traded at the point of sale. If you are unsure about how to record tips as income for your business, it is important to keep track of all types of customer payments that are not designated as "gratuities" on the credit card receipt, and in the restaurant's computers.

• Pourboires par carte de crédit : Si un pourboire est laissé sur la carte de crédit, les restaurants le conservent généralement.
• Pourboires : Si les employés sont payés moins que le salaire minimum et qu'ils donnent des pourboires à d'autres employés, cet argent ne doit pas être compté comme faisant partie de leurs pourboires à des fins fiscales, car il a déjà été inclus dans le salaire.
• Mise en commun des pourboires : Cette pratique exige que tous les serveurs partagent leurs pourboires et est parfois illégale dans certains États.
• Le partage des pourboires : Cette pratique exige que tous les employés partagent leurs pourboires, mais elle peut être légale si l'employeur leur verse au moins le salaire minimum ou plus.
• Revenus autres que les pourboires : Les restaurateurs doivent également tenir compte des autres types de revenus autres que les pourboires qu'ils peuvent recevoir du client, comme une carte-cadeau ou un remboursement.
• Crédit de pourboire : Le crédit de pourboire est important car il délimite la différence entre les employés à l'heure, les employés à pourboire et la masse salariale sans pourboire. Les crédits de pourboire ne sont pas seulement déterminés par le salaire minimum fédéral, mais aussi par la taille de la masse salariale d'un restaurant.

Taxe sur les salaires des employés

Les propriétaires de restaurants doivent s'occuper des charges sociales. Celles-ci s'apparentent à des salaires imposables puisqu'il s'agit des taxes sur la sécurité sociale, l'assurance maladie et l'assurance chômage que les employeurs doivent retenir sur le salaire de leurs employés et déposer auprès de l'IRS sur une base mensuelle ou trimestrielle. Lorsque les systèmes de paie calculent ces charges sociales (ou "retenues à la source"), ils s'assurent de prendre en compte les éventuelles exemptions de charges sociales pour les propriétaires de restaurants qui doivent maintenant payer des charges sociales.

Calcul des charges sociales

Payroll taxes are an unavoidable part of running a restaurant. You can calculate payroll tax due by using the Federal Insurance Contributions Act (FICA) payroll taxes calculator.

Aux États-Unis, les charges sociales pour Social Security et Medicare sont calculées à un taux combiné de 15,30 %. L'employeur paie la moitié, ou le montant total de l'impôt sur les salaires est le même que pour la FICA. L'employé paie sa moitié en effectuant des retenues sur son salaire.

En outre, le taux de la taxe sur les salaires est généralement de 10 à 15 % des recettes du restaurant.

Par exemple, si vos ventes brutes mensuelles sont de 200 000 $ et que vous avez 12 employés sur votre liste de paie à un salaire moyen de 20 $ de l'heure (ou 75 % de salaires FICA), cela équivaut à 2 400 heures pour un mois, soit 720 jours de travail. Le taux de charges sociales est donc de 720 x 0,15 % = 108 $ pour ce mois, uniquement en charges sociales.

Formule du coût de la main-d'œuvre dans les restaurants

Prime costs for wages paid to employees by a restaurant can include payroll tax rates such as Medicare and Social Security deductions from compensation or gross payroll amounts. The payroll tax rate will depend on how much an employee earns during their payroll period.

Par exemple, si le coût des salaires d'un restaurant est de 40 000 $ et que les charges sociales sont de 3 500 $, le coût principal sera de 34 500 $. Les taux de charges sociales des restaurants dépendent de la fréquence et du système de paie utilisés par le restaurant. Par exemple, si un employé est payé mensuellement, le taux de charges sociales est de 30 %.

Formules de calcul des salaires des employés :

• Salaire horaire - Charges sociales = Coûts salariaux
• Charges salariales - Taux de charges salariales (%) = Salaire horaire
• Salaire horaire x (180 jours/an) = Rémunération annuelle du salarié

Coût moyen de la main-d'œuvre dans un restaurant de restauration rapide : Moins de 14 $ de l'heure, ce qui équivaut à moins de 30 000 $ par an pour un employé à temps plein avec avantages sociaux.

Les restaurants à service complet sont généralement plus grands que les restaurants à service rapide parce qu'ils emploient plus de personnel, ce qui signifie que les charges sociales sont également plus élevées. Les charges sociales des restaurants à service complet sont généralement plus élevées que celles des restaurants à service rapide.

• Coût moyen de la main-d'œuvre dans un restaurant à service complet : 11,50 $ de l'heure plus les pourboires, soit environ 22 000 $ par an pour un employé à temps plein avec avantages sociaux.

Les charges sociales qui sont incluses dans les coûts salariaux comprennent :

1. Taxe de sécurité sociale - 12,40 % des salaires jusqu'à 127 200 $ par an et taxe Medicare sur le même montant (2100 $)
2. Assurance-chômage fédérale (FUTA) - 0,08 % de taxe sur les salaires
3. Assurance chômage de l'État (SUTA) - taxe sur la masse salariale de 0,06 % pour les employeurs du Minnesota, du Maine et du New Jersey, tandis que les autres États varient de 0,00 % à 0,24 %.
4. Les taxes FICA sont comptabilisées via les systèmes de paie par l'employeur pour le compte de ses employés, sous la forme d'un pourcentage du salaire jusqu'à 127 200 dollars.
5. L'impôt national sur le chômage est payé par les employeurs de toutes tailles dans tous les États, et les impôts fédéraux sur les salaires sont dus sur les salaires jusqu'à 127 200 dollars par an.

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Les dilemmes fiscaux

Les impôts sont compliqués, surtout les charges sociales. Il ne s'agit pas seulement des charges salariales et de l'impôt sur le revenu, mais aussi d'autres dépenses liées aux salaires, comme les cotisations de sécurité sociale ou Medicare. Il existe quelques règles générales qui vous permettront de ne pas vous tromper en matière de charges sociales :

• Veillez à ce que vos employés connaissent leur statut fiscal en ce qui concerne la déclaration d'impôts.
• Payez les charges sociales trimestriellement ou mensuellement et toujours à temps pour éviter les pénalités de retard.
• Réglez à l'avance vos obligations en matière de charges sociales, par exemple votre cotisation à la sécurité sociale à la fin de chaque année, même si vous ne devez pas beaucoup de charges sociales ce trimestre ou ce mois-là.
• Les contributions de contrepartie de l'employeur doivent être déduites des charges sociales, telles que les transferts de salaire à salaire.
• Connaître les obligations en matière d'impôts sur les salaires pour les salaires fédéraux et étatiques

Établir un calendrier de paie

A payroll schedule includes the working hours and days of employees, what they should be paid per hour or day (i.e., hourly salary vs. annual salary), and how often you want them to get their paycheck (i.e., weekly, bi-weekly, monthly). This payroll schedule should also include any overtime hours that each restaurant employee can work. This can be done using payroll software or relying on more of your time to crunch the numbers.

Un barème de paie prend en compte les taux de charges sociales, le nombre d'heures travaillées par semaine par un employé et les charges sociales. Les charges sociales sont ensuite multipliées par le nombre d'heures travaillées par le salarié au cours d'une semaine.

Par exemple, disons que vous avez un assistant qui gagne 15 $ de l'heure et qu'il travaille 40 heures sur quatre jours (du lundi au jeudi). Cela équivaut à 600 $ pour la semaine (30 $ x 80), qui sont soumis à une retenue d'impôt sur les salaires de 600 $.

30 $ x 80 de charges sociales = 2 400 $ de charges sociales pour la semaine

Supposons maintenant que cette même assistante effectue des heures supplémentaires pendant l'un de ces jours (le vendredi), et qu'elle a maintenant 45 heures de travail dans la semaine au lieu de 40. Cet employé devra être payé 20 dollars de plus par heure pour ses heures supplémentaires. Cela représente 25 $ x 45 de charges sociales, ce qui équivaut à une charge sociale supplémentaire de 1 150 $ (30 $ x 180).

Programmation équitable

Créer un calendrier équitable pour la paie peut être délicat si vous avez différents sites ou beaucoup d'employés. C'est là que les systèmes de paie se révèlent utiles, en aidant les propriétaires de restaurants à créer des calendriers équitables sans le temps, les coûts et le stress supplémentaires !

Les employés doivent être planifiés en fonction de leur disponibilité, et chaque quart de travail doit être attribué à au moins un employé afin de ne pas laisser de quarts de travail non remplis. En outre, les systèmes de paie peuvent facilement calculer le montant de la rémunération horaire ou journalière d'un employé en fonction du nombre d'heures travaillées.

Taxe sur les salaires et impôt sur le revenu

L'impôt sur les salaires est l'argent qu'une entreprise verse au gouvernement au titre des impôts, l'impôt sur les salaires est donc un coût pour l'entreprise. Les charges sociales étaient autrefois appelées retenues sur salaire.

All payroll taxes and payroll deductions have to be done through a payroll system with some type of payroll software. Payroll taxes are deducted straight away from your paycheck so it's easier to pay them because you don't need to think about it or remember it each week. They are usually deducted from employees' paychecks whereas income taxes are deducted from employees' paychecks by employers and then sent to the IRS.

L'impôt sur le revenu est l'argent que vous devez au gouvernement lorsque vous gagnez un certain montant et il est calculé sur la base de vos revenus. L'impôt sur le revenu est déduit sur la base de votre salaire. C'est également le cas lorsqu'un employé voit ses impôts prélevés sur son salaire, qui est payé par l'employeur.

Documents de paie

Les documents de paie qui doivent être remplis pour les systèmes de paie sont les feuilles de temps. Ces documents indiquent combien d'heures chaque employé du restaurant a travaillé et ce qu'il a été payé par heure ou par jour (c'est-à-dire le salaire horaire par rapport au salaire annuel). Le système de paie prend ensuite ces chiffres, calcule les charges sociales dues en fonction de votre calendrier de paie et s'assure que les charges sociales sont payées à temps.

Dans les systèmes de paie, les documents relatifs à la paie sont généralement traités par un logiciel de paie ou un fournisseur de services de paie qui dispose d'un système automatisé pour calculer les taux d'imposition et fournir des rapports pour vous montrer ce qui a été fait avec les informations relatives à la paie de vos employés de restaurant. Cela peut vous éviter de vous casser la tête pour déterminer le montant de la rémunération de chaque employé, les charges sociales à payer et la fréquence des versements.

Alternative : Logiciel de paie

As a restaurant owner, you need to consider how much time you have and what payroll services are most appropriate for your business before selecting the right payroll provider or system. A payroll software is usually best if you plan on running payroll yourself because it will save you hours of work in calculating payroll taxes from scratch.

Si vous manquez de temps ou si les services de paie ne représentent qu'une partie des responsabilités de votre restaurant, un service de paie externe tel qu'ADP peut être plus approprié pour votre entreprise car il prend en charge les calculs de paie compliqués tout en fournissant des rapports de conformité de la paie et des paiements automatisés aux employés. Le coût est plus élevé que si vous vous en chargez vous-même, mais les propriétaires de restaurants peuvent consacrer plus de temps à d'autres tâches importantes.

Avec un logiciel de paie, le propriétaire du restaurant peut saisir une seule fois les informations relatives à la paie et demander au logiciel de calculer automatiquement les charges sociales pour les différentes tables de retenue. Le propriétaire du restaurant gagne ainsi un temps considérable qu'il peut consacrer à d'autres tâches importantes.

Il existe deux types de systèmes de paie généralement utilisés par les restaurateurs : ceux qui sont gérés en interne et ceux qui sont gérés en externe.

Lorsque vous disposez d'un système de paie interne, le responsable est chargé de calculer les charges sociales et les montants des salaires, ce qui peut être fait manuellement ou à l'aide d'un logiciel de paie.

Dans le cas d'un système de paie externe, les propriétaires de restaurants confient à une société de paie le soin de s'occuper de leurs responsabilités en matière de paie. Elle s'occupera de calculer les charges sociales et de déterminer combien chaque employé doit être payé par heure ou par jour, ainsi que la fréquence des paiements. Elle s'occupera également de la conformité des rapports de paie avec l'agence fédérale ou étatique appropriée pour les taxes sur les salaires que les propriétaires de restaurants doivent payer.

Les systèmes de paie externes sont plus coûteux que les systèmes de paie internes car ils nécessitent un abonnement auprès d'une société extérieure qui gère toutes les responsabilités liées à la paie. Cependant, les systèmes de paie peuvent offrir aux restaurateurs de nombreux avantages que les systèmes de paie internes ne peuvent pas fournir :

• Les charges sociales sont calculées avec précision pour le compte du restaurant (les charges sociales sont généralement les mêmes pour tous, qu'il s'agisse d'un employé rémunéré à l'heure ou d'un salarié).
• Les rapports sur la conformité des salaires sont faciles à établir pour les restaurants, car ils sont gérés par une société externe.
• Paiements automatisés aux employés afin que les propriétaires de restaurants n'aient pas à s'inquiéter des retards ou des manques de chèques de salaire

Les meilleurs logiciels de paie

1. OnPay : L'un des fournisseurs de logiciels de paie les plus populaires, OnPay propose un programme de paie conçu pour simplifier les tâches de gestion de la paie pour les employeurs. Il est très convivial, car il calcule les charges sociales et autres avantages pour le compte des propriétaires de restaurants et peut également aider à calculer les salaires des employés. Il dispose de tables d'imposition des salaires, de rapports sur les salaires et de statistiques sur les salaires que les restaurateurs peuvent utiliser pour assurer le suivi de leurs salaires.

2. SurePayroll: SurePayroll offers payroll software that is similar to Onpay with some additional features, such as integrated payroll tax reporting. It can also calculate overtime pay and has an option for payments only on payday instead of the more traditional bi-weekly or monthly payroll cycle. It also has payroll tax tables, payroll reports, and payroll statistics that can be used by restaurant owners to keep track of their payroll.

La principale différence entre les deux est l'absence de tableau de bord de SurePayroll lorsqu'il s'agit de visualiser toutes les données relatives à la paie, telles que les informations sur les employés ou les charges sociales calculées automatiquement pour chaque tableau.

3. Patriot payroll : Patriot payroll est un fournisseur de paie des employés pour les propriétaires de restaurants. Patriot payroll offre un service de paie entièrement géré qui automatise le traitement des paiements et les rapports de conformité, ce qui permet aux restaurateurs de gérer plus facilement leur entreprise tout en se concentrant sur d'autres tâches.

4. Gusto : Le logiciel de paie Gusto est offert par une société de paie qui s'occupe des responsabilités de paie pour les avantages sociaux et les taxes des restaurants. Il suit le calendrier de paie traditionnel des cycles de paie bihebdomadaires ou mensuels, mais permet aux entreprises de payer leurs employés le jour de la paie, ce qui peut permettre aux restaurants d'économiser de l'argent puisqu'ils n'ont pas à attendre de recevoir les fonds des clients avant de payer leur personnel. Gusto a également le plus grand nombre d'options complémentaires en matière de RH.

5. Paie Quickbooks : Le logiciel de paie Quickbooks avec l'intégration en ligne la plus facile. Il est livré avec des fonctionnalités de paie pour les propriétaires de restaurants qui ont besoin de garder une trace de toutes les données liées à la paie, telles que les informations sur les employés et les taxes sur la paie calculées automatiquement pour chaque table. Les calculs des charges sociales sont précis car ils proposent différents taux selon que les employés sont rémunérés à l'heure ou au salaire. Bien qu'il puisse être assez compliqué à utiliser pour quelqu'un qui n'a pas d'expérience avec les logiciels de paie ou les programmes de comptabilité, ils offrent des tutoriels pour faire les choses.

6. Square payroll : Square payroll offre un logiciel de paie avec une variété de fonctionnalités pour les propriétaires de restaurants. Il dispose de rapports détaillés sur la paie, de tableaux de taxes sur la paie et d'informations sur les statistiques de la paie qui peuvent être utilisés par les propriétaires de restaurants pour suivre leurs données liées à la paie. Square Payroll offre aux restaurateurs la possibilité de payer les employés toutes les deux semaines ou tous les mois, mais ne propose pas d'option pour les paiements le jour de la paie, ce qui est très pratique.

7. Paycheck flex : Le logiciel de paie Paycheck flex est conçu pour rendre la gestion de la paie facile et sans tracas, en particulier pour les grands restaurants. Il offre des tableaux de taxes sur la paie, des rapports sur la paie et des statistiques sur la paie qui peuvent être utilisés par les propriétaires de restaurants pour suivre leurs données liées à la paie, comme les informations sur les employés ou les taxes sur la paie calculées automatiquement pour chaque table.

Mise en place d'un compte bancaire pour les salaires

Un compte bancaire de paie est généralement un service de paie que vous payez mensuellement. Les comptes bancaires de paie sont un service de paie important pour les propriétaires de restaurants car ils réduisent la douleur des taxes sur les salaires et les erreurs de paiement des salaires en les faisant automatiquement pour les propriétaires de restaurants.

De nombreux services de paie proposent des dépôts automatiques des salaires sur les comptes bancaires des salariés. Cela permet aux propriétaires de restaurants de ne pas avoir à se préoccuper des charges sociales et du paiement des salaires. Cependant, même s'ils ne sont pas nécessaires à la gestion des salaires, ils sont fortement recommandés.

Chaque fois qu'un employé est payé, l'argent va directement sur son compte bancaire de paie et de là, les propriétaires de restaurant peuvent effectuer des retraits selon les besoins. Cela vous donne plus de contrôle sur la part de votre budget qui sera consacrée aux charges sociales ou sur la possibilité de payer les salaires avec un excédent de fonds pour d'autres besoins.

Rendre le paiement des salaires plus efficace

Un service de paie est également conçu pour les restaurateurs qui souhaitent un moyen plus facile d'effectuer les paiements des salaires. Les restaurateurs peuvent utiliser le portail web, l'application mobile ou le système de banque par téléphone d'un service de paie pour transférer des fonds de leur compte chèque vers le compte bancaire de paie sans avoir à se soucier de calculer manuellement le montant à transférer et le moment où il doit être effectué.

Ces services sont généralement disponibles à faible coût afin de réduire la charge financière des petites entreprises, comme les restaurants, qui n'ont pas besoin de systèmes haut de gamme mais qui ont tout de même besoin d'aide pour gérer les calendriers et les processus de paiement des employés.

Tenue des registres de paie

Les registres de paie sont l'une des parties les plus importantes d'un système de paie. Lorsque vous disposez de rapports de paie, il est facile de corriger les erreurs éventuelles ou d'identifier les activités suspectes dans les données de paie de votre restaurant. Si quelque chose s'est produit avec les charges sociales et les salaires des employés au nom de l'employeur, ce dernier peut contacter le département du travail de son État pour obtenir plus d'informations et de l'aide en matière de paie.

Les registres de paie doivent être conservés pendant une période d'au moins six ans. C'est la durée pendant laquelle les registres de paie doivent être conservés en vertu de la loi fédérale. Les restaurateurs devraient s'efforcer de conserver les rapports de paie au cas où ils en auraient besoin pour une raison quelconque, comme un audit ou une procédure judiciaire.

Mise en place du dépôt direct des salaires

Qu'est-ce que le dépôt direct ?

Un moyen de s'assurer que vous recevez votre salaire à temps est le dépôt direct. Vous n'avez pas à vous en soucier car l'argent est versé sur votre compte le jour de la paie.

Il s'agit également d'une transaction de chambre de compensation automatisée (ACH). Les informations nécessaires pour effectuer ce processus comprennent le numéro de compte bancaire de l'employé, le numéro d'acheminement, le type de compte, le nom et l'adresse de la banque qui va recevoir le paiement.

Les employés utilisent souvent un service de dépôt direct pour réclamer leurs chèques de salaire, mais le système est également utilisé à plusieurs autres fins, notamment pour les remboursements d'impôts, les prestations de retraite, les demandes d'assurance, etc.

L'inscription des employés à la paie par dépôt direct est un autre service important pour les propriétaires de restaurants.

Le paiement des employés a été rendu plus efficace au fil du temps avec l'introduction des dépôts directs, qui sont un moyen indolore de payer les salaires des membres du personnel sans se soucier du processus physique. En outre, les propriétaires d'entreprises économisent environ 3 dollars par chèque lorsqu'ils utilisent le dépôt direct.

Avec un système de paie par dépôt direct, vous pouvez également mettre en place des prélèvements automatiques sur le compte courant de votre entreprise afin que les paiements soient effectués automatiquement au nom de l'employeur chaque fois qu'il y a suffisamment de fonds disponibles pour couvrir les dépenses salariales.

This saves restaurant owners the hassle of having to manually transfer money each week or month which can result in unnecessary delays and mistakes with payroll processing if done incorrectly. It also allows employers greater control over how much they want to spend on payroll taxes - whether by reducing how much payroll they have to pay or by offsetting payroll expenses with other income.

Mise en place du dépôt direct pour les employés

La mise en place du dépôt direct fait intervenir soit un service de paie, comme mentionné précédemment, soit directement votre banque, que vous devrez contacter pour obtenir de plus amples informations. Certains services de paie peuvent également utiliser les informations de votre banque pour transférer les fonds directement pour vous.

Pour mettre en place la paie avec votre banque, vous devrez signer des documents et fournir des informations financières afin de vous assurer que vous disposez de suffisamment de fonds pour continuer à payer vos employés. La banque vous aidera à trouver la bonne fréquence pour gérer la paie et vous expliquera bien sûr comment tout cela fonctionne.

Pour s'installer avec un service de paie ou un entrepreneur indépendant, certains demanderont des frais pour chaque dépôt auquel vous participez, tandis que d'autres le proposeront gratuitement. Vous devez comparer les options et choisir celle qui répond le mieux à vos besoins. Posez des questions sur les différents types de gestion de dépôt direct proposés, les frais, les taxes et bien d'autres services avant de prendre une décision.

Afin d'exécuter la paie, vos employés auront besoin d'un dépôt direct de votre part. Ces formalités varient selon l'employeur, mais vous devez recueillir ces informations le plus tôt possible. Chaque employé doit fournir les informations suivantes (une fois qu'il a donné son consentement) et avec un haut degré de précision :

• Nom et adresse
• Numéro de sécurité sociale
• Nom de la banque, numéro de compte, nom du titulaire du compte
• Numéro d'acheminement

Ensuite, vous devrez ajouter chacun de vos employés au système de paie dont vous disposez et, en moins d'une semaine, vous serez en mesure de proposer le dépôt direct de leurs chèques de paie.

Dépôt direct : Plus d'économies, plus de temps

Un mode de paiement plus efficace est le dépôt direct, 83 % des employés préférant cette forme de règlement. Le dépôt direct, comme la plupart des innovations en ligne, a beaucoup à offrir et c'est une option pour les entreprises qui veulent faire des économies.

Il permet d'éviter la préparation manuelle des chèques et évite aux employés d'avoir à adresser leur courrier ou à se rendre au bureau de poste. Une société de gestion de la paie peut avoir un meilleur contrôle sur le processus de paie et lorsqu'une entreprise adopte le dépôt direct, ses employés trouvent souvent qu'il est plus facile d'obtenir leurs chèques de paie, cela réduit la probabilité de fraude et vous permet d'économiser sur l'achat de fournitures pour faire les chèques.

One of the best ways to cut down on prices is by using payroll systems that make payroll run smoothly and keep you from worrying about all the details. For instance, direct deposit saves not just money but time as well. It takes less effort for employees when banks can take care of making deposits without them having to wait in line!

Non seulement vous économisez de l'argent, mais vos employés aussi ! Avec l'accord et le transfert de votre employé, le dépôt direct peut également être redirigé, avec un pourcentage déterminé, vers le compte d'épargne ou d'investissement d'un employé.

De plus, leur banque ne peut pas ajouter de frais supplémentaires comme pour les chèques, le dépôt direct étant le plus souvent un service gratuit. Par conséquent, votre restaurant encourage des habitudes de dépense et d'épargne saines.

Dépôt direct : Ce dont il faut se méfier

Certains inconvénients du dépôt direct peuvent être évités, mais les faux pas peuvent vous coûter cher. Si vous travaillez manuellement, assurez-vous de prévoir du temps dans le planning pour analyser et saisir les heures de travail effectuées par votre personnel et que la paie est évaluée avant les dates prévues pour le dépôt direct. Encore une fois, le traitement des informations bancaires des employés est confidentiel, vous devez donc mettre en place des mesures de sécurité pour protéger ces informations, sinon vous risquez de graves complications.

When putting together all your staff's schedules, make sure you correctly input their working hours and overtime, because once you send off your checks, the automatic deposits cannot be taken back immediately. Therefore, you might run the risk of being in debt if your funds are less than what you send out, be weary of extra bank fees if this occurs.

Si une telle situation se produit et que vous souhaitez changer de banque, assurez-vous de rester fidèle à la nouvelle banque, car si vous changez de banque, vous devrez à nouveau collecter et autoriser toutes les informations de vos employés.

Enfin, les frais de dépôt direct peuvent vous coûter de l'argent en raison des frais de service, et ils peuvent sembler très chers selon le nombre d'employés que vous avez et l'institution que vous choisissez pour effectuer votre dépôt direct. N'oubliez pas que votre banque peut même demander des frais par transfert !

Ultimately, payroll systems can be a great help to restaurant owners! They do not have to focus on tedious details and get the job done with efficiency. With payroll management software for restaurants, you will save money as well as time. However it is important that if anything goes wrong or your employees are unhappy about certain aspects of this service that you know what to do. In the payroll world, your restaurant is just one of many clients and you need to be certain that payroll services are worth it for both parties!

Plus précisément, les systèmes de paie peuvent aider à payer les employés équitablement sans trop de tracas ou de confusion. Les avantages peuvent être plus importants pour certains propriétaires de restaurant que pour d'autres, mais les logiciels de gestion de la paie peuvent être d'une grande aide pour assurer le bon déroulement de la paie et vous faire économiser de l'argent. Pour éviter les pièges des services de paie, assurez-vous que vos employés sont d'accord avec le système de dépôt direct avant de les inscrire !

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Effectively managing payroll and taxes is crucial for the longevity of your restaurant. By implementing these strategies, you'll see your ROI improve, indicating a more robust and resilient business.