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Dernière mise à jour :
February 8, 2024

Le guide du gestionnaire de bar pour faciliter l'inventaire

Facilitez l'inventaire et rendez-le plus efficace grâce à notre guide du gérant bar . Rationalisez le processus d'inventaire de votre restaurant grâce à des conseils et astuces pratiques.
Le guide du gestionnaire de bar pour faciliter l'inventaire
Par
Bogdan Patynski
Un aperçu de l'article téléchargeable
Ressource gratuite

Ultimate Bar Inventory Template™

Vous êtes propriétaire d'un restaurant ou de bar et vous voulez contrôler votre inventaire ? Avec notre feuille d'inventaire Bar , c'est aussi simple que de tout noter.

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AVERTISSEMENT : Veuillez noter que ces informations sont fournies à titre d'information uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques, comptables, fiscaux, RH ou autres conseils professionnels. Il vous incombe de vous conformer à toutes les lois applicables dans votre État. Contactez votre avocat ou tout autre conseiller compétent pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.
Table des matières

Le bon fonctionnement de bar dépend de deux choses : la satisfaction du client et une gestion efficace des stocks. Cette dernière peut être un défi, en particulier pour bars qui est très occupé et qui doit constamment stocker de nouveaux produits et répondre aux demandes des clients. À un certain moment, le suivi des stocks de boissons alcoolisées est considéré comme l'une des tâches les moins appréciées du secteur de la restauration et du site bar . Il s'agit d'un processus long et stressant qui nécessite la participation de nombreux membres de l'équipe.

There are different ways to approach this, but utilizing a systematic and consistent inventory process through leveraging a robust bar manager software is key. This will help to avoid over-purchasing or losing track of what needs to be restocked. While it may seem like a daunting task, breaking it down into manageable steps can make it much easier.

Here is a guide to help streamline your bar inventory management process and make your life as a bar manager a little bit easier. Continue reading!

Un aperçu des bases de l'inventaire Bar

L'inventaire physique consiste simplement à compter deux fois tout ce que vous avez. Il n'est pas surprenant que l'inventaire bar soit crucial pour garder suffisamment d'alcool en stock, mais il permet également aux responsables de bar d'évaluer avec précision des données précieuses et de les transformer en informations exploitables telles que :

  • Évaluer la performance financière de bar
  • Calcul du rétrécissement
  • Maintenir un inventaire minimal
  • Déterminez les coûts des boissons afin de pouvoir fixer les prix de manière efficace.
  • Identifying the best-selling and most profitable drinks in your bar

The main purpose of taking bar inventory is to calculate your inventory usage within a certain time period so you can compare it to your beverage sales.

5 étapes pour gérer l'inventaire de Bar

L'idée générale de la gestion des stocks sur bar est de tenir un compte courant de tout ce que vous avez. Puis, après un certain temps, faites un recomptage. Le numéro de l'inventaire initial est déterminé par le premier comptage, tandis que l'inventaire final est représenté par le comptage de l'inventaire final. La différence entre ces deux valeurs est utilisée pour tirer une série de conclusions commerciales utiles.

Voici comment procéder à l'inventaire de bar .

1. Faites un plan

As a bar manager, one of your important responsibilities is to keep proper bar inventory control. Inventory control systems are important for any business that needs to keep track of what products or materials it has on hand. By knowing how much is available, businesses can order the right amount of supplies and avoid too much stock or running out of items.

Il faut du temps et de la planification pour apprendre à faire un inventaire d'alcool correctement. Il faut d'abord savoir où se trouve tout votre alcool, dans quel ordre vous allez passer dans chaque zone, quelles informations vous allez enregistrer et à quelle fréquence vous allez faire l'inventaire bar .

Créez un système qui fonctionne pour vous et votre bar, et tout le processus sera beaucoup plus facile. Il est compréhensible que vous continuiez à utiliser un inventaire papier et crayon et des feuilles de calcul, mais cela vaut la peine d'envisager un système d'inventaire à un moment donné.

Choisissez un point de départ

This is just the beginning of the liquor inventory process. It's critical to figure out where to begin. The front bar is generally a good place to start. Then, go to any back bars, beer coolers, wine rooms, or liquor storage locations as needed. But it all depends on the design of your bar floor plan. Do whatever is appropriate for your bar space. But make sure you know where everything is and in what order you'll be counting it.

Comme vous devrez répéter la procédure la fois suivante, l'idéal est d'être plus cohérent.

Déterminer ce qu'il faut enregistrer

Décidez des informations que vous allez enregistrer. En général, la plupart des sites bars tiennent compte des éléments suivants dans leurs inventaires :

  • Product classification (this can be as granular as it needs to be based on the size of the inventory. I.e. Whiskey, Gin, Scotch, Tequila, Wine, Beer, IPA, etc.)
  • Nom ou marque du produit
  • Format(tailles des bouteilles de liqueur, des bouteilles de vin, des fûts de bière, etc.)
  • Mesure (quelle quantité de liqueur il reste dans la bouteille : pleine, à moitié, etc.)

Pour enregistrer un inventaire, les mêmes articles doivent être inclus lors des comptages de début et de fin d'inventaire.

Déterminer la fréquence de l'inventaire des boissons alcoolisées.

Combien de temps faudra-t-il entre vos périodes d'inventaire ? Une fois de plus, cette question doit être suivie de manière cohérente. Vous ne serez pas en mesure de tirer des conclusions sûres pour déterminer le montant de vos ventes si vous ne disposez pas de données historiques cohérentes.

La majorité des bars et des restaurants effectuent des inventaires toutes les deux semaines ou tous les mois. Plus les inventaires sont fréquents, mieux c'est. Cependant, tous les bar n'ont pas le temps de procéder à un inventaire hebdomadaire. Notez également que si vous utilisez un système d'inventaire perpétuel comme logiciel d'inventaire bar , cette question n'a aucune importance.

2. Comptez votre inventaire d'ouverture (le premier compte).

Organisez la feuille de calcul de manière à ce qu'elle corresponde à la façon dont votre alcool est affiché sur le site bar. Cela vous évite de devoir classer toutes les bouteilles par ordre alphabétique sur le site bar.

L'inventaire est, par essence, une opération de comptage manuel qui prend beaucoup de temps. Dans tous les cas, vous devrez compter plusieurs fois les quantités individuelles dans chaque bouteille. C'est la seule façon de procéder si vous ne l'automatisez pas. Comptez tout avec soin.

If you want to automate the counting, consider using an inventory scanner linked to beverage inventory software. With Wisk Bar Management System's inventory solution, you may speed up your operations and gain access to a comprehensive database of 200,000 bottles with 99.7 percent accuracy. This will assist you in running an efficient business.

Commencez par l'avant bar

Commencez par votre devanture bar et comptez le nombre de bouteilles de liqueur de différentes tailles et de différents types que vous avez.

L'idéal est de compter les bouteilles dans l'ordre où elles sont disposées sur la feuille d'inventaire et, si nécessaire, de les trier par ordre alphabétique. Indiquez le type d'alcool, la marque, le nom et la taille de la bouteille. bar Prévoyez une colonne pour l'arrière-boutique, la réserve, la chambre froide ou toute autre zone du site bar où l'alcool est conservé.

Mesurer les bouteilles de liqueur pour l'inventaire : Dix livres la bouteille

Bar Les responsables doivent avoir une connaissance approfondie de la manière d'inventorier les bouteilles de liqueur de dixième.

Pour ce faire, divisez chaque bouteille en dix parties égales pour déterminer les niveaux. C'est ainsi que vous mesurez les bouteilles d'alcool à des fins d'inventaire. Vous devez également estimer combien de dixièmes de la bouteille restent. Ils noteront 0,5 si la bouteille est à moitié pleine. Ils noteront 0,9 si la bouteille est pleine à 9/10e, et ainsi de suite. Répétez le processus des "dixièmes" pour chaque bouteille, en inscrivant les chiffres sur la feuille et en les classant en tant que spiritueux, vin ou bière.

Ensuite, passez de l'avant bar à l'arrière bars, aux salles de stockage de boissons alcoolisées, aux chambres froides, aux réfrigérateurs ou aux caves.

Comptage des bouteilles dans les salles de stockage

It is crucial that your inventory count extends outside of the front of the house and into the liquor storage room. Although a simple front-to-back solution might work at the bar, your storage room is most likely more intricate.

To give you an idea, the best way to handle this situation is to make a map and flowchart of all storage shelves and the order in which they should be counted. Then, to ensure the most accurate and consistent counts, train your employees to always take inventory in the same order.

Un programme de boissons réussi comme WISK permet aux gestionnaires de bar de prendre des décisions importantes rapidement et à moindre coût. Les gestionnaires de Bar peuvent utiliser leur téléphone pour suivre l'inventaire en utilisant une connexion de balance Bluetooth. WISK combine également l'inventaire afin d'aider bars à détecter les pertes de stock et à voir ce qu'ils ont en main en enregistrant rapidement ce qui est disponible et ce qui doit être acheté.

Inventaire de départ Bar

Les données de votre inventaire de départ définissent le montant de votre inventaire disponible et seront essentielles pour les calculs futurs. C'est pourquoi il est très important que vous obteniez le compte le plus précis possible. Sinon, votre prochain comptage pourrait être incohérent, indiquant que vous avez utilisé plus ou moins d'alcool qu'en réalité. Cela peut entraîner des problèmes pour commander plus d'alcool, ce qui aura un impact négatif sur vos résultats.

After you've completed the first stages of inventory counting, it's time to progress to the second. You'll be selling and receiving alcohol during this period. Keep track of how much product you receive or your total bar's stock (this should be included in your previous week's invoices) and your sales data or how much you sell (this should be in your POS system).

3. Comptez votre inventaire final (le deuxième compte).

C'est une question de cohérence. À la fin de la période d'inventaire - que ce soit une semaine, deux semaines ou un mois - vous refaites tous ces comptages, en répétant exactement le même processus. Vous obtenez ainsi un inventaire de départ et un inventaire final.

À quelle fréquence un Bar doit-il faire l'inventaire ?

L'idéal est de répéter ce processus toutes les deux semaines. Pour tirer le meilleur parti du processus d'inventaire, certains bars procèdent même à un inventaire une fois par semaine. En fonction de sa fonctionnalité et de sa taille, vous pouvez choisir la bonne fréquence pour votre bar.

However, if you wait any longer, you will lose the opportunity to respond to sales patterns and optimize for revenue growth.

4. Calcul de l'utilisation des stocks

Le but de l'inventaire est de calculer l'utilisation des stocks. Il s'agit de la quantité de stocks consommée par une entreprise sur une période donnée.

Inscrivez les totaux de toutes vos catégories de boissons alcoolisées dans trois colonnes de votre feuille de calcul de l'inventaire bar :

  • Inventaire de départ
  • Inventaire reçu
  • Stock de clôture

Ces trois inventaires les plus importants sont les clés pour déterminer l'utilisation de vos stocks. Ce sera beaucoup plus simple si vous utilisez un logiciel de gestion bar comme Wisk pour tenir votre registre d'inventaire.

En outre, il est essentiel de contrôler à tout moment la quantité de stock que vous avez reçue. Vous pouvez y parvenir en combinant toutes vos factures et tous vos bons de commande de la période pendant laquelle vous suivez votre stock reçu.

Voici la formule pour calculer l'utilisation de vos stocks :

Utilisation = Stock de départ + alcools achetés - Stock final

Pour calculer l'utilisation des stocks de votre site bar au fil du temps, vous devez savoir combien de stocks vous aviez au début de la période, combien vous aviez à la fin de la période et combien vous avez reçu pendant la période.

Il est logique que vous connaissiez votre consommation afin d'obtenir des données significatives pour gérer votre bar. Une fois que vous avez déterminé vos taux de consommation, vous pouvez calculer votre niveau de par, variance, et vos coûts de versement.

5. Calculer le niveau de parité, Variance, et le coût de la coulée.

Let's start by defining some terms that are commonly used in bar inventory. The following metrics can be calculated using your inventory usage.

Inventaire au niveau du sol

Le strict minimum d'un produit qu'un bar ou un restaurant doit garder en stock afin de répondre à la demande jusqu'à ce que des stocks supplémentaires arrivent. Il s'agit d'un point de réapprovisionnement de facto. En vous basant sur l'utilisation précédente de vos stocks, vous saurez quel est le strict minimum que vous devez garder en main pour maximiser l'espace en rayon et réduire les coûts de possession. Vous saurez également quand passer des commandes pour réapprovisionner vos stocks.

Inventaire variance

L'inventaire variance est la différence entre la quantité d'inventaire vendue et la quantité utilisée. En d'autres termes, quelle quantité a été utilisée mais non vendue ? Vous serez en mesure de réduire la freinte de stock, le vol, les surcharges et les comps en identifiant les alcools spécifiques à forte teneur variance. Les soutirages standards sont un excellent moyen de soutenir les recettes standardisées qui contrôlent les variations.

La majorité des entreprises hôtellerie subissent des écarts de 20 à 25 %. Tout variance qui est inférieur à 20 % est considéré comme bénéfique.

Verser le coût

Le coût du versement est la part du prix de vente d'une boisson consacrée à l'acquisition et à la préparation des ingrédients. Par conséquent, plus il est bas, mieux c'est.

Le coût du versement est calculé en divisant la quantité d'alcool que vous aviez au départ, plus le montant que vous avez dépensé, par la quantité que vous avez encore en main. Pour calculer le coût d'écoulement, multipliez ce nombre par 100 et ajoutez un signe de pourcentage à la fin.

Pour cost = Utilisation des stocks/ventes

You can use a pour cost calculator to determine which drinks are the most and least profitable based on inventory counts. Then, with a little menu engineering, you can highlight those profitable drinks. You could also work on alcohol pricing strategies for your less profitable beverages.

Maintenant que nous avons établi certaines terminologies clés, la seule chose qui reste à faire pour faire l'inventaire de bar est d'intérioriser ces processus. En répétant cette opération toutes les quelques semaines, vous pourrez accumuler une grande quantité de données utiles.

Bar Analyse de l'inventaire

L'utilisation des stocks est le principal facteur. Vous calculez votre inventaire variance, le coût de versage et les niveaux de par sur la base de votre utilisation des stocks. Pour les propriétaires de bar et les gestionnaires de bar , tous ces indicateurs essentiels sont utiles pour prendre des décisions solides.

Absolument, un bon inventaire bar peut vous fournir un certain nombre de points de vue importants. Voyons un peu ce que votre inventaire bar a à dire sur lui et ses avantages.

Comment le fait d'effectuer un inventaire sur Bar vous permet d'économiser de l'argent et d'améliorer vos résultats ?

Il est évident que le fait de surveiller de près vos registres d'inventaire bar peut vous aider à rationaliser vos opérations et à maximiser profits. Examinons de plus près les avantages suivants du contrôle des stocks bar .

Il est essentiel d'identifier le site bar variance , parfois connu sous le nom de freinte ou de perte, ou encore de stock excédentaire.

Le calcul variance révèle l'écart entre la quantité de produit vendue et la quantité utilisée. Elles peuvent sembler identiques, mais en réalité, elles diffèrent l'une de l'autre.

Par exemple, si le site variance d'un produit est de 20 %, cela signifie que 20 % de tous les articles utilisés sont perdus et ne sont pas vendus.

Un taux élevé de variance est causé par une variété de facteurs. Il s'agit généralement d'une combinaison de l'éloignement des versements normaux d'alcool et des versements normaux de vin. Les erreurs, la casse et le vol peuvent également contribuer au problème. Vous pouvez également déterminer combien de verres se trouvent dans une poignée et l'utiliser pour suivre vos progrès.

Vous pouvez obtenir une image claire des endroits où de l'argent pourrait passer à travers les mailles du filet en calculant le variance pour chaque produit. Bien que ce soit l'une des méthodes les plus efficaces pour augmenter votre profits en utilisant les taux d'utilisation des stocks d'alcool (40), ce n'est pas la seule option.

En outre, le fait de savoir quels produits sont en demande et lesquels ne le sont plus a des répercussions sur les futures commandes d'alcool auprès de vos fournisseurs et sur la tarification stratégique de l'alcool.

WISK peut vous aider à réduire de 90 % les déversements sur le site bar et fournit des données claires sur les stocks variance, de sorte que vous savez toujours où vous en êtes. Il peut également vous aider à anticiper les délais de réalisation de la prochaine commande.

Calculer vos coûts pour et identifier des stratégies pour les réduire

Notez que dans les bases de l'inventaire de bar , l'un des principaux indicateurs de la rentabilité d'un produit est son coût d'alcool. La rentabilité d'un bar dans son ensemble est déterminée par l'ensemble de ses produits.

Le coût du versement, souvent appelé coût de l'alcool, est la partie du prix de vente d'une boisson qui est consacrée à sa fabrication. Il comprend le coût de la main-d'œuvre, le prix d'achat en gros, etc.

La plupart des sites bars visent un coût moyen de 20 % pour les boissons alcoolisées, avec un objectif d'environ 15 % pour les boissons alcoolisées.

The most profitable items are those with the lowest liquor costs. Making wise decisions requires that you are aware of your profitable products. Where most bars acquire their alcohol to the engineering of profitable cocktail menus.

Définissez votre niveau de par et votre point de commande pour chaque produit et réduisez les stocks en attente.

Chaque article de votre liste complète d'inventaire de boissons alcoolisées bar est soumis à un niveau de par qui est nécessaire pour maintenir votre stock à tout moment. Ce niveau peut être déterminé sur la base de l'utilisation de données historiques.

Le stock mort est le stock que vous avez en main mais que vous ne vendez pas actuellement. Il pourrait se détériorer et empirer. Apprenez à vos dépens ce qui se passe lorsque l'alcool se gâte. Il immobilise votre argent et prend de l'espace précieux dans les rayons au détriment d'autres articles que vous pourriez vendre.

Étant donné que le niveau de référence est déterminé par les tendances de votre utilisation passée des stocks, il est utile de suivre l'utilisation des stocks, car cela réduit la nécessité d'avoir des stocks permanents. Cela vous permet de répondre à la demande des clients sans avoir une quantité excessive d'invendus en stock.

Voici quelques-uns des avantages de la réduction de votre stock de sièges.

  • Increase your cash flow by reducing the amount of money you spend on operations and profitability.
  • Libérez de l'espace sur vos étagères pour les articles qui se vendent.
  • You can save money on distributor delivery fees by ordering less.
  • Faites l'inventaire plus rapidement en ayant moins de stock à surveiller.
  • Réduisez les pertes : moins vous avez de produits, moins vous risquez de perdre de l'argent.

Voici comment réduire les stocks de votre site bar:

  • Fixez les niveaux de par corrects. On ne saurait trop insister sur ce point. L'inventaire des niveaux de par est essentiel pour cette raison.
  • Ne vous laissez pas berner par les remises sur les achats en gros proposées par votre fournisseur. À moins que vous ne sachiez, sur la base des niveaux d'utilisation, que vous utiliserez la totalité des biens que vous achetez.

5 bonnes pratiques pour tenir des registres d'inventaire appropriés

1. Un calendrier d'inventaire cohérent

  • Comptez vos articles avant l'arrivée des envois.
  • Lorsque l'entreprise est fermée, faites un inventaire.
  • Calibrage hebdomadaire de la balance

2. Mesures

  • Coût de vos boissons
  • Suivi des taux d'utilisation

3. Mise en rayon des stocks selon la méthode FIFO (premier entré, premier sorti)

4. Chargez une paire d'employés de faire un inventaire.

Formez et affectez les employés au comptage des stocks. Il s'agit notamment de noter les préoccupations particulières ou d'enregistrer les déversements importants ou les bris de bouteilles entières.

5. Normaliser votre système

  • Normaliser les fiches d'inventaire
  • Use bar inventory apps such as inventory scanners or other types of stock counting technologies

Bar Modèle d'inventaire

Si vous faites tout physiquement, vous aurez besoin d'une feuille de calcul. Nous en avons un gratuit à votre disposition. Elle peut être utilisée pour suivre l'inventaire des boissons alcoolisées, l'inventaire de la bière de brassage, et d'autres choses.

Importance de l'automatisation pour votre inventaire Bar

La prise d'inventaire manuelle est un processus fastidieux et bar le contrôle des stocks n'est pas une plaisanterie. Si vous le faites vous-même, la saisie des données dans une feuille de calcul risque de vous priver d'autres responsabilités. Avant de le confier, assurez-vous que la personne à qui vous le confiez est fiable et connaît bien le processus.

With bar inventory software or spreadsheet integrated into your bar pos system, you can move toward automating the process. This liquor software can link with your accounting, order, and inventory tracking, and help you establish your pricing points appropriately. It can also assist you in counting, managing, and valuing your inventory effectively. Maximize your bar's profitability by optimizing inventory management—see your ROI reflect the results.

Le logiciel degestion des stocks Wisk bar est une solution de pointe conçue pour aider bars et les restaurants à gérer leurs stocks de manière plus efficace et plus précise. Grâce à sa technologie basée sur l'intelligence artificielle, les entreprises peuvent suivre leurs niveaux de stock en temps réel, recevoir des alertes en cas de rupture de stock et prendre des décisions plus éclairées en matière de commande et de tarification.

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