Thinking about using beverage inventory software? If you tend or manage a bar, then you know how critical inventory management is to the success of your business. Tracking your beer, wine, gin, and liquor levels on a consistent basis ensures that you always have the right drinks at the right time — which ultimately leads to a well-stocked bar, happy customers, and a healthy bottom line.
That being said, the effectiveness of inventory tracking in your bar largely hinges on your tools and systems. Manual processes (like eyeballing bottle quantities and using pen and paper) tend to be inefficient and can lead to human error and inaccuracies.
C'est là que le logiciel d'inventaire entre en jeu.
The right liquor inventory solution will allow you to efficiently count, track, and manage your stock. It can help you understand trends in your business, so you can forecast demand and ensure that your shelves are stocked with drinks that sell.
It can also keep your bar shelf balanced. Investopedia recommends purchasing 45% beer, 40% liquor, 5% wine, and 10% mixers. Those proportions may need to be tweaked, depending on your business. But, regardless of the ratio of your alcohol inventory, tracking your stock closely will help maintain a good balance of products in your bar.
The question is, what solution should you choose to stay on top of everything? There are plenty of bar inventory apps on the market, and determining the right software for your business requires some and testing.
To help you navigate the process, we’ve put together a step-by-step guide to finding the best beverage inventory software for your bar.
Plongeons-y !
Étape 1 : Déterminez ce dont vous avez besoin d'un logiciel d'inventaire des boissons
Avant de vous lancer dans la recherche de solutions, prenez le temps d'évaluer les besoins de votre entreprise. Définissez clairement ce que vous attendez d'un système de contrôle des stocks de boissons et mettez vos besoins sur papier.
Taking this step early on will make the whole process of finding an inventory app so much easier. When you’re clear on what you want and need, you can easily eliminate programs that aren’t a good fit, and focus your search on systems that are compatible with your business.
Vous trouverez ci-dessous certains des facteurs à prendre en compte pour déterminer ce dont vous avez besoin dans un système d'inventaire bar .
Vos processus existants
You want your beverage inventory software to work with your current stock management workflows and processes. For example, if you’re used to measuring liquor levels using an inventory scale, then you’re going to need a liquor scale app and a system that works with scales. Prefer to measure bottle percentages? Then, set your sights on solutions that support that method of measuring liquor.
Votre menu
Choisissez une solution qui prend en charge les boissons que vous avez déjà. Idéalement, votre application d'inventaire dispose d'une base de données massive de boissons, ce qui vous évite d'avoir à saisir les produits à partir de zéro.
If your menu has cocktails and other mixed drinks, then you’ll need a beverage inventory system that supports recipes. WISK, for example, lets you create recipes directly in the app. You can even add the pricing for each ingredient, so it’s easy to recognize unprofitable ingredients and price your drinks in a way that keeps your bottom line healthy.
Votre logiciel de caisse
Beverage inventory management and point of sale systems go hand-in-hand. Ideally, your POS and stock control solution should be synced, so that your inventory levels are automatically updated when you ring up sales.
Un système étroitement intégré permet de réduire le travail manuel et les erreurs, et rend le site bar globalement plus productif.
Vos appareils et équipements
Si vous utilisez certains appareils dans votre site bar - comme un appareil mobile, une balance numérique ou un bec verseur - choisissez une solution qui fonctionne avec l'équipement et les appareils que vous utilisez.
Besoins en matière de soutien à la clientèle
You should think about your customer service needs, just in case issues arise. Do you prefer dealing with customer support over the phone or are you happy with email and live chat? Are you comfortable with self-service help centers? Keep these questions in mind when evaluating solutions.
Renseignez-vous également sur les heures d'ouverture du service clientèle du fournisseur. Ses représentants sont-ils disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ou seulement de 9 à 17 heures ? Dans quel fuseau horaire se trouvent-ils ? Si votre bar est ouvert tard et que vous avez besoin d'une assistance à, disons, 23 heures, votre fournisseur de logiciels sera-t-il disponible ?
Pro tip: Determine the “must-have” and “nice-to-have” features that you need in your beverage inventory software, then create a matrix that lets you compare different solutions side-by-side. This will make the research and selection process much more organized so you can easily determine which system is best for you.
Voici un exemple rapide de ce à quoi pourrait ressembler cette matrice :
Étape 2 : Faites des recherches sur le logiciel d'inventaire Bar
Vous avez déjà dressé la liste des fonctions indispensables et agréables à utiliser ? C'est parfait. Passons à l'étape de recherche du processus.
One of the best things about running a business in a digital age is that finding vendor and software information is just a few clicks away. You can learn a lot about the solutions in the market by doing research on the web. Fortunately, there are plenty of online resources that you can utilize.
Cela dit, les sites web ne sont pas vos seules sources d'information en ligne. Vos vendeurs et d'autres entrepreneurs peuvent également vous mettre sur la bonne voie.
Dans cette section, nous allons examiner les sites Web, les lieux et les personnes qui peuvent vous aider à déterminer quel logiciel d'inventaire de boissons convient le mieux à votre établissement.
Faites appel à vos fournisseurs de solutions existants
A good shortcut for finding a bar inventory management software that’s compatible with your business is to check out the add-on partners of your existing software providers. Specifically, your point of sale system.
Comme nous l'avons mentionné précédemment, il est préférable d'utiliser un logiciel qui s'intègre à votre point de vente. Ainsi, en commençant votre recherche par votre logiciel actuel, vous pouvez automatiquement réduire vos choix et ne pas être trop submergé.
The good news is, it’s easy to discover these integrations. Most POS software companies have pages on their website dedicated to add-ons. Head on over to your provider’s site and navigate to the page marked “add-on partners” or “integrations” and you’ll see the different software that your solution can integrate with.
Si vous ne trouvez pas la page, appelez votre fournisseur et voyez s'il peut vous recommander une application d'inventaire de boissons qui fonctionne bien avec son système.
Consultez les sites Web d'évaluation des logiciels
Il existe plusieurs sites Web qui ont été créés spécifiquement pour évaluer les logiciels. Ils contiennent souvent des critiques, des listes de fonctionnalités et des comparaisons de produits. Dans l'ensemble, il s'agit d'excellentes ressources pour tous ceux qui recherchent des solutions d'entreprise.
Capterra
Capterra is a website dedicated to helping small businesses find the right software. It offers nifty features like search tools, star-ratings, and comparison charts, making it easy for people to get the lowdown on various apps and platforms. Capterra also offers user reviews, so you can read up on what other people are saying about a vendor or solution provider.
LogicielSuggest
This site lets you discover software businesses and look over recommendations. Much like Capterra, SoftwareSuggest.com reviews and compares different business software to point entrepreneurs in the right direction.
Chasse aux produits
Product Hunt is an online community that lets people discover and share tech products and apps. Users can submit products to the site, and the community can upvote items that they like. The products with the most upvotes end up on Product Hunt's homepage, which in turn increases their visibility and exposure. The community can also leave comments and reviews on the product page. On a whole, the site can be a useful resource for anyone who wants to learn more about an app or solution.
Demandez aux autres propriétaires de Bar
Online reviews are great, but it’s also helpful to talk to other business owners about the software they’re using. Strike up a conversation with the bartenders and managers that you know. Ask them what app or system they’re using to manage their inventory. The insights you gain from them can be valuable to your search.
Can’t connect with other business owners in person? Take the conversation online. There’s an online community for just about any industry or business type, so find a forum or group for bar owners, and then start a discussion about inventory apps.
Voici quelques exemples de communautés en ligne que vous pouvez consulter :
- Propriétaires de petites villes Bar (groupe Facebook)
- Le groupe Bar & Restaurant Owners (groupe LinkedIn)
- Above the Bar Forum, propriétaires, gérants et exploitants de boîtes de nuit et Bar (groupe LinkedIn)
Étape 3 : Prenez contact avec les fournisseurs de solutions
At this stage of the buying process, you should’ve narrowed down your choices to 2-3 inventory management apps. The next step is to actually talk to the solution providers that you’re considering. You want to make the conversation as productive and on-point as possible, so prepare a list of questions beforehand.
Voici quelques suggestions :
Pouvez-vous me parler de [insérer les caractéristiques principales] ?
Recall the “must-have” and “nice-to-have” feature list you created earlier and ask the provider about how their capabilities work. Talk to them about your existing inventory management processes and ask if their solution would work with your current workflows.
Travaillez-vous avec [insérer l'équipement] ?
Faites la même chose pour votre équipement. Si vous utilisez des dispositifs spéciaux tels qu'un bec verseur ou une balance d'inventaire bar , demandez au vendeur si sa solution fonctionnera avec votre équipement.
Vous intégrez-vous à [insérer votre système de point de vente] ?
Si vous avez trouvé le fournisseur de solutions sur le site Web de votre fournisseur de logiciel de PDV, vous pouvez sauter cette question. Sinon, n'oubliez pas d'évoquer l'intégration du point de vente et de demander si son logiciel fonctionne avec votre système de point de vente.
Quelles sont les heures d'ouverture de votre service clientèle et quels canaux d'assistance utilisez-vous ?
Vous voulez être sûr d'obtenir l'assistance dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, et par le biais de vos canaux de service client préférés. Prenez donc le soin de demander au fournisseur quelles sont ses offres en matière de support client.
Quelle est la procédure à suivre pour s'installer ?
Renseignez-vous sur leur processus d'installation. Combien de temps cela prendra-t-il ? Quelles sont les étapes à suivre ? Peuvent-ils vous aider à mettre le logiciel en service ? Les réponses à ces questions vous donneront une meilleure idée du temps à consacrer au processus d'installation - c'est très important, surtout s'il y a un temps d'arrêt.
Combien coûte le logiciel ?
Some providers list their prices on their websites, while others don’t. Either way, it’s best to talk about it with the solution provider so you know the exact costs for setting up, running, and maintaining the software.
En plus de discuter des frais mensuels de l'application, vous devez également aborder des sujets tels que :
- Frais de mise en place
- Coûts du support client (certains fournisseurs facturent un supplément pour un service client premium)
- Frais d'annulation
Étape 4 : Faites un essai ou une démonstration
Reading reviews and talking about the solution will only take you so far. If you truly want to see what a beverage inventory software can do, you need to see it an action. You can do this either by taking a demo or signing up for a free trial.
Cette étape vous permettra de voir l'interface du logiciel et de déterminer si elle est intuitive et facile à utiliser. Une démo ou un essai vous donnera également l'occasion de voir comment les différentes fonctions fonctionnent afin de vérifier si le programme vous convient.
To get the most out of your demo or trial, take the following steps:
- Invitez les membres clés de votre personnel à essayer le logiciel.
- Dressez la liste des questions et des préoccupations concernant le logiciel au fur et à mesure que vous l'utilisez.
- Si vous testez le programme, essayez de l'utiliser dans des situations réelles (ou simulez un scénario).
- If you’re on a demo, ask the company how the software would work in various situations or scenarios in your bar or restaurant
Prêt à trouver le meilleur logiciel d'inventaire pour votre Bar?
Searching for an alcohol inventory app doesn’t have to be overwhelming and time-consuming. By following the steps above, you can efficiently narrow down your choices and zero in on the right solution for your bar or restaurant.
As a bar manager, choosing the right beverage inventory software can be a game-changer. It's the tool that empowers you to take control of your inventory, enhance accuracy, and ultimately, see your ROI climb.
Good luck with your search, and if you want to learn more about how WISK can help you manage your bar’s inventory, get in touch. You can also start your 2-months free by signing up here.
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