You know how critical bar inventory control is if you run a bar, restaurant, or any establishment that serves alcohol. For many businesses in the hospitality field, beverages — alcoholic drinks in particular — account for a significant chunk of both revenues and costs.
C'est pourquoi il est indispensable d'avoir une bonne maîtrise de votre inventaire bar .
Vous devez mettre en place des processus pour l'inventaire de votre alcool. Mesurer et compter régulièrement vos stocks vous permet de prendre des décisions plus judicieuses en matière de commande et de gestion des stocks. Ainsi, vous disposerez toujours de la bonne quantité de boissons au bon moment.
Ainsi, les clients sont plus heureux.
Proper bar inventory control also keeps your business healthy and in check. Most bars and restaurants are losing 20% of their bottom line due to over-pouring, spillage, and theft. With the right stock control solution in your bar, you can prevent and eliminate these issues. You can also maintain a healthy bank balance.
Whether you’re a seasoned bar owner who wants to fine-tune your existing processes or you’re a new entrepreneur who wants to learn the basics of bar stock control, this post has you covered.
This article will walk you through the ins and outs of gin, wine, beer, and liquor inventory management. Above all, you’ll learn the different methods of taking stock of your beverages.
Plongeons-y !
Qu'est-ce que la gestion des stocks sur bar ?
Before diving into the nitty-gritty of stock counting, let’s establish some common definitions.
Ce terme, également connu sous le nom de bar , désigne les processus et les pratiques que vous mettez en œuvre pour garder le contrôle des stocks de votre bar. Il implique des tâches telles que le suivi des ventes de boissons, la mesure des niveaux de boissonset le rapprochement de vos registres d'inventaire.
Ultimately, the goal of bar inventory control is to achieve optimal stock levels, where you have the right amount of liquor at any given time.
C'est important car un stock trop important immobilise votre capital et bar . En revanche, ne pas disposer d'une quantité suffisante des bonnes boissons peut diminuer la satisfaction des clients.
As such, you need to strike the right balance in your bar, and having sound stock control practices will help you do that.
Bar Méthodes de contrôle de l'inventaire : 2 façons de faire le point sur les boissons alcoolisées
Measuring and counting your liquor is a cornerstone practice of bar inventory control. After all, you can’t manage your bar’s stock if you don’t know how much you have.
There are two common ways of taking stock of liquor in bars: there’s the traditional method which involves spreadsheets or a pen and paper, and then there’s the modern method that uses inventory software.
Nous allons examiner chacune de ces méthodes plus en détail ci-dessous.
Traditionnel Bar Contrôle de l'inventaire
The traditional way of counting bar inventory involves manually recording inventory data into a spreadsheet, and then physically counting and measuring your bar’s stock.
Voici comment cela fonctionne.
Ce dont vous avez besoin :
- Un appareil de prise de notes tel qu'un stylo et du papier ou un iPad/ordinateur portable si vous souhaitez numériser vos notes.
- Une feuille de calcul d'inventaire avec les colonnes suivantes :
- Liste détaillée des boissons
- Stock d'ouverture
- Inventaire reçu
- Inventaire actuel
- Consommation (formule ci-dessous)
Voici à quoi pourrait ressembler votre feuille de calcul :
Étape 1 - Entrez votre inventaire de départ
La première étape du processus de comptage des stocks consiste à déterminer votre stock initial (parfois appelé "stock de départ") pour chaque boisson.
Votre stock initial correspond à la quantité d'alcool que vous avez en stock au début de votre période d'inventaire. Ainsi, si vous effectuez vos inventaires chaque semaine, votre stock initial correspondra à la quantité d'alcool que vous avez en stock au début de la semaine.
En connaissant votre stock de départ, vous pourrez calculer la consommation d'alcool sur votre site bar, ce dont vous tiendrez compte lorsque vous passerez vos commandes.
Avec la méthode traditionnelle, vous devez compter physiquement les bouteilles que vous avez en stock. Vous devez également évaluer visuellement la quantité d'alcool qui reste dans les bouteilles partiellement consommées. Ainsi, si vous commencez avec une bouteille de Jose Cuervo et qu'elle semble à moitié pleine, vous la compterez comme 0,5.
Étape 2 - Saisir l'inventaire reçu
Vous devez prendre en compte l'alcool que vous avez reçu pendant la période d'inventaire. Pour revenir à l'exemple de Cuervo, si vous avez reçu 10 bouteilles au cours de la période d'inventaire actuelle, vous devrez les inscrire dans la colonne "Inventaire reçu".
Étape 3 - Saisir l'inventaire actuel
Ensuite, remplissez la colonne "actuel", qui correspond à la quantité d'alcool que vous avez actuellement. En reprenant l'exemple de Cuervo, disons qu'il vous reste 8,5 bouteilles.
Étape 4 - Calculez votre consommation
L'étape suivante consiste à déterminer la quantité d'alcool consommée pendant la période d'inventaire en cours. Pour ce faire, utilisez la formule :
Consommation = Stock initial + Stock reçu - Stock courant
Si l'on continue avec l'exemple de Cuervo, votre calcul de consommation ressemblerait à ceci :
0.5 + 10 - 8.5 = 2
Votre consommation est de 2 bouteilles, ce qui signifie que vous avez consommé 2 bouteilles de Jose Cuervo pendant votre période d'inventaire actuelle.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque bouteille que vous avez jusqu'à ce que vous ayez terminé l'emplacement complet.
Étape 5 - Examiner vos données
Une fois que vous avez rempli la feuille de calcul, vérifiez tout (ou demandez à une autre personne de le faire) pour vous assurer que vous avez saisi les informations correctement.
Modern Bar Contrôle de l'inventaire
If you’re looking to level up how you track alcohol usage in your business, you can modernize the process by using a bar and restaurant management system.
There are number of apps in the market (such as WISK) that enable you to measure and record your liquor levels using your mobile device. Some solutions even integrate with your bar scale and POS system, further eliminating manual work on your end.
Tout ce que vous avez à faire, c'est de scanner le code-barres de vos produitsL'application d'inventaire des boissons alcoolisées enregistrera et calculera les données pour vous.
Each solution is different, so your counting process will depend on the bar inventory system that you’re using. But here’s a general overview of what the steps would look like:
Ce dont vous avez besoin :
- Votre appareil mobile sur lequel est installée l'application de gestion bar .
- Une échelle (facultatif)
Étape 1 - Scanner le code-barres
Take each bottle from the shelf and use your mobile device to scan the barcode of the product. If this doesn’t work, you’ll have the option to enter the beverage information yourself.
Étape 2 - Saisissez vos quantités d'inventaire
Comme avec la méthode traditionnelle, vous devrez saisir le stock initial, le stock reçu et le stock actuel pour chaque bouteille. Il s'agit d'une tâche simple qui consiste à ajouter les quantités dans l'application.
Solutions such as WISK even make this step easier by enabling you to connect the app to a Bluetooth scale, which can measure the exact quantity of each beverage. No need to visually estimate how much alcohol is left in the bottle — the app + scale can do it for you.
Étape 3 - Laissez l'application faire le reste et vérifiez les informations.
Once you’ve finalized the information, your bar inventory app should be able to calculate consumption automatically. From there, it’s just a matter of reviewing the information to make sure everything is entered correctly.
Bar Contrôle des stocks : Conseils généraux et meilleures pratiques
Si vous êtes arrivé jusqu'ici, vous savez maintenant comment compter et mesurer vos niveaux d'alcool.
Every business is different, so inventory control processes will vary from one bar to the next. However, there are some general best practices that you should consider to keep your processes tight and efficient.
Gardez un calendrier cohérent
"L'organisation et la cohérence sont essentielles au bon fonctionnement du système d'inventaire bar ", explique David Mitroff, docteur en sciences, consultant en affaires, auteur et conférencier qui a fondé Piedmont Avenue Consulting, Inc.
"Vous devez être organisé et cohérent dès le moment où vous passez votre commande et jusqu'à votre processus d'inventaire proprement dit", ajoute-t-il.
Par exemple, si vous décidez d'organiser des séances d'inventaire à l'adresse bar chaque semaine, inscrivez-les sur votre calendrier et respectez-les.
Une fois que vous aurez établi une cadence régulière pour vos inventaires, il sera beaucoup plus facile de repérer les tendances dans les mouvements de stock, ce qui vous permettra d'obtenir une image claire de la fluctuation des niveaux d'alcool d'une période à l'autre.
Les routines établies peuvent également rationaliser vos processus et améliorer la productivité. Cela peut vous aider, vous et votre équipe, à travailler plus efficacement derrière le comptoir.
Envisagez de procéder à des inventaires chaque semaine
Selon Mary King, analyste en restauration chez FitSmallBusiness.com, "la façon la plus simple de maintenir vos stocks de boissons alcoolisées est de faire un inventaire complet chaque semaine".
"N'attendez pas la fin du mois pour vérifier vos comptes physiques", ajoute-t-elle.
“It's easy if you split the inventory load between your closing manager and bartender Monday night and your opening bartender and manager Tuesday morning. The Monday night team should count the back storerooms and the Tuesday morning team should count the active stock behind the bar.
From there, it's easy to place your liquor orders on Tuesday afternoon so they arrive well ahead of the weekend which gives your team time to set aside wine and spirits for upcoming large parties, or batch cocktails for a busy weekend.”
M. King poursuit : "Si votre équipe de gestion et d'entretien du site bar prend l'habitude de procéder à un inventaire hebdomadaire, les inventaires de fin de mois seront un jeu d'enfant et vous réduirez les possibilités de vol ou de perte de stocks."
Soyez organisé
Le manque d'organisation est un péché capital lorsqu'il s'agit de compter les stocks. Rendez le processus aussi efficace que possible en organisant la façon dont vous comptez et mesurez l'alcool sur votre site bar.
Cela signifie qu'il faut déterminer où commencer à compter - et comment le faire - avant de prendre une seule bouteille.
Par exemple, vous pouvez décider de commencer à compter sur le site principal bar, en allant de l'étagère du haut vers le bas, et en comptant de gauche à droite. Lorsque vous aurez fini avec cette zone, vous pourrez passer à l'arrière-boutique.
It also helps to organize the items in your spreadsheet or app, so they coincide with how bottles are physically arranged in your bar. This will make the process go by a lot faster and minimize human error because you won’t have to jump from one row to the next when taking down inventory information.
Effectuer le comptage en dehors des heures de bureau
La dernière chose que vous voulez est de faire face à des mouvements de produits au milieu de votre comptage. Évitez cela en effectuant votre inventaire des boissons alcoolisées en dehors de vos heures d'ouverture. Vous pouvez le faire soit avant l'ouverture, soit après la fermeture.
Veillez à prévoir suffisamment de temps pour cette tâche. Selon la taille de votre catalogue, les inventaires peuvent prendre de quelques heures à une demi-journée (voire une journée entière). Par conséquent, si vous envisagez de procéder à un inventaire, prévoyez le temps nécessaire pour le faire.
Prêtez attention aux données
Le fait de compter et de mesurer régulièrement votre stock vous permettra de glaner des informations sur votre bar. Utilisez ces informations à votre avantage.
“Look at your sales data and history to spot trends for different days of the week, times of month, and months out of the year,” advises Meaghan Brophy a senior retail writer at FitSmallBusiness.com.
“For example, you might sell more tequila on Tuesdays with your taco special and red wine in the winter months. Use historical data compared to recent sales trajectories to forecast what your liquor sales will be. Then, program low-stock alerts in your POS system to notify you when on-hand quantities.”
Il est temps de moderniser le comptage des stocks sur votre site bar?
Ouf ! Nous avons couvert beaucoup de terrain dans cet article et pour une bonne raison. Lorsqu'il s'agit de contrôler les stocks de boissons alcoolisées, le comptage des stocks est une nécessité absolue.
As mentioned, you can choose to measure and count your products manually or use a bar manager app to do so.
Notre conseil ? Optez pour le second.
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