Tout propriétaire de restaurant conviendra que le suivi des stocks de nourriture est l'une des tâches essentielles de la gestion d'un restaurant. Après tout, la nourriture est le principal élément qui fait tourner votre entreprise. Sans un rayon bien approvisionné, vous risquez de rencontrer des problèmes tels que des articles manquants ou des commandes qui ne sont pas traitées correctement. Cela peut entraîner le chaos dans la cuisine et un mauvais repas pour vos clients.
Dans ce post blogue , nous allons voir comment le processus de gestion des stocks permet de répondre à la demande des clients et de maintenir une activité rentable dans le secteur de la restauration.
Any restaurant owner would agree that tracking food inventory is one of the essential tasks of running a restaurant. Food, after all, is the main component that drives your business. Without a well-stocked shelf, you might run into problems like missing items or orders that aren't taken care of right. It can cause chaos in the kitchen and a bad meal for your customers.
This is where taking inventory management comes in. As the term suggests, food inventory management involves the processes and systems used to track and manage the stock you're carrying at any given time. Done right, the practice can keep your restaurant running smoothly and ensure that your kitchen is stocked with everything your team needs to produce the right dishes and keep your customers happy.
Les avantages de l'inventaire alimentaire pour un restaurant
Implementing good restaurant inventory management practices at your restaurant benefits your business in a number of ways including:
Il vous tient au courant des mesures et des indicateurs clés de performance (ICP) importants.
La gestion et le suivi des stocks dans votre restaurant vous permettront de garder un œil sur des éléments tels que les quantités de nourriture que vous avez en main, ainsi que la valeur des stocks que vous avez. Ces mesures peuvent ensuite être utilisées pour calculer des paramètres essentiels et des indicateurs clés de performance (ICP) tels que :
Food cost percentage. This measures the ratio of your food costs to revenue and is calculated using the formula: (Beginning Inventory + Purchases – Ending Inventory) ÷ Total Food Sales.
Variance. Restaurant inventory management variance refers to discrepancies between the stock quantities/values you have on inventory software versus the actual stock on hand. This is an important measure to track inventory, as a high variance could indicate theft or administrative errors.
Usage. Stock usage pertains to the amount of how much food inventory management you've used up over a given time period. You measure it using the formula: Starting Inventory + Received Product Orders – Ending Inventory
Considérées dans leur ensemble pour calculer l'utilisation, ces mesures vous aident à prendre des décisions en connaissance de cause - comme les ingrédients à commander, le prix unitaire de vos plats, etc.
Il réduit le gaspillage et la détérioration des aliments
Spoilage and food waste could be costing your bottom line. Research by Move for Hunger found that food service businesses are losing $72 billion a year in profits because of food waste.
Ce n'est pas négligeable, et si votre établissement souffre de problèmes de gaspillage et de détérioration des aliments, vous ne faites pas que laisser de l'argent sur la table - vous le jetez pratiquement.
But with proper inventory management, you don’t have to. When you’re regularly tracking your food quantities, you can avoid over-ordering unnecessary items and ensure that you use up products well before their expiration date.
Tout cela se traduira par des ingrédients plus frais à portée de main, une réduction des coûts alimentaires et un résultat net plus sain.
Cela pourrait révéler des problèmes tels que le vol et les erreurs administratives.
Une gestion et un suivi rigoureux des stocks peuvent mettre en lumière les écarts entre votre stock physique et les quantités enregistrées dans votre système. Un écart important peut indiquer que quelque chose ne va pas ou que vous avez affaire à des problèmes tels que le vol ou des erreurs administratives.
Un processus rigoureux de gestion des stocks alimentaires permet de détecter ces problèmes le plus tôt possible, afin que vous puissiez les examiner et les résoudre rapidement.
Comment minimiser les déchets alimentaires ?
Commande excessive
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les gens commandent plus que ce dont ils ont besoin. Pourquoi la plupart des gens le font-ils ? Un système de gestion des stocks d'un restaurant qui ne fonctionne pas bien ou qui n'est pas bien géré peut inciter les chefs à commander plus de nourriture que nécessaire. Le fait de suivre votre inventaire et de le faire vous aidera à gaspiller moins de nourriture et à économiser de l'argent en commandant des aliments dont vous n'avez pas besoin.
Gâchis
The product can go wrong even if you don't order too much. If you don't carefully manage inventory tracking of the food that comes in, you might accept something that has already started to go wrong. Organize your storage spaces (cooler, dry storage, freezer, and shelves) based on when you received them. Make sure all products come in have clear labels with best-by dates on the inventory items. With tags, you can use the "first-in, first-out" (FIFO) storage method to keep less food that has gone bad.
Surproduction
Another common way food goes to waste is when a dish's sales are overestimated. Chefs often prepare and cook too much food to avoid 86's. But this leads to more food being wasted. Tracking restaurant sales using inventory management software allows you to look at your menu items, change them to make them more efficient, or get rid of dishes that aren't selling fast enough. Try planning your staff meal around the extra ingredients, so you don't have to do as much prep work.
Mauvais résultats assortis
Un serveur oublie d'ajouter une note sur les allergies à un plat contenant des noix. Le cuisinier à la chaîne prépare le mauvais plat parce qu'il a mal lu un ticket. Les erreurs peuvent être très néfastes pour vos résultats. De telles erreurs n'ont pas à se produire si le personnel a reçu une formation adéquate et si le patron est au courant de tout.
Mauvais contrôle des portions
Est-ce que vous jetez chaque soir des sacs de nourriture qui n'ont pas été consommés ? Cela pourrait signifier que vos portions sont trop grandes ou trop petites. En contrôlant les quantités que vous mangez, vous pouvez réduire le coût unitaire réel de vos aliments sans renoncer à la qualité. Si vous utilisez les mesures exactes pour chaque plat, les invités qui ne veulent pas emporter les restes ne finiront pas par jeter trop de nourriture.
À quelle fréquence un restaurant doit-il faire l'inventaire ?
La fréquence de votre fiche d'inventaire dépend de plusieurs facteurs, notamment de la quantité de stock dont vous disposez et du type d'ingrédients que vous utilisez. Mais le consensus parmi les experts du secteur est que les restaurants devraient faire une gestion des stocks alimentaires au moins une fois par mois et s'efforcer de le faire plus souvent si possible.
Selon le magazine QSR :
Le suivi de l'inventaire à la fin de chaque mois est acceptable, mais pour être vraiment efficace, la gestion de l'inventaire doit être programmée une fois par semaine, le même jour.
Certains experts recommandent même de faire l'inventaire aussi souvent que vous commandez, donc si vous commandez des produits deux fois par semaine, c'est à cette fréquence que vous devez faire l'inventaire.
Les types de produits ou d'ingrédients doivent également être pris en considération. Si vous stockez un certain nombre d'articles coûteux (comme des steaks de qualité supérieure ou de l'huile de truffe), ces articles doivent être comptés et mesurés plus fréquemment.
Idem pour les produits hautement périssables. La dernière chose que vous souhaitez est de conserver des ingrédients après leur date de péremption, il est donc indispensable de garder un œil sur ces produits. Des pratiques adéquates de contrôle des stocks vous permettent d'assurer une rotation rapide de vos stocks et d'éviter leur détérioration.
Disons que vous avez commandé trop de lait et que la date de péremption de ce produit approche dans la semaine à venir. Dans cette optique, vous pouvez élaborer un menu spécial ou une promotion sur les milk-shakes, afin d'utiliser le produit avant qu'il ne soit périmé.
Meilleures pratiques en matière d'inventaire des restaurants
Nous avons abordé les bases et les avantages d'un inventaire régulier des aliments ; il est maintenant temps de parler du processus de mise en œuvre.
Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit lorsque vous effectuez des inventaires alimentaires dans votre restaurant pour éviter de perdre de l'argent.
Planifiez vos inventaires alimentaires
Vous savez ce qu'on dit, ce qui est prévu est fait.
Si vous souhaitez que votre équipe procède à des inventaires réguliers, cette tâche doit figurer dans son calendrier.
Pour de meilleurs résultats, prévoyez de faire la gestion des stocks alimentaires le même jour et à la même heure chaque semaine ou chaque mois. Cela renforce la cohérence et aide votre équipe à établir une routine d'inventaire - ce qui rend la tâche plus facile au fil du temps.
Lorsque les gens savent quand le prochain inventaire sera effectué, ils peuvent faire les préparatifs nécessaires et exécuter la tâche plus efficacement.
Constituer une équipe
Choisissez les bonnes personnes pour ce travail. Les meilleurs employés pour effectuer les contrôles d'inventaire d'un restaurant sont ceux qui connaissent déjà votre stock. Les membres du personnel qui commandent et reçoivent les produits sont les mieux placés pour faire votre inventaire car ils ont déjà une idée de ce que vous devriez avoir.
Si vous avez de nouveaux membres dans votre équipe, associez-les à des employés expérimentés qui peuvent superviser le processus et les guider à travers les différentes étapes.
Assurez-vous que votre espace est propre et organisé
La gestion des stocks d'un restaurant est déjà une tâche fastidieuse ; ne la rendez pas plus difficile en créant un environnement qui ne facilite pas le comptage des articles.
Veillez à ce que les espaces dans lesquels les produits sont stockés - c'est-à-dire votre congélateur ou votre réserve - soient propres et organisés. La clé est de faire en sorte que les articles soient faciles à trouver et à accéder. En fonction de la façon dont tout est disposé, vous pouvez prendre des mesures telles que :
Regrouper et organiser des éléments dans un ordre logique (par exemple, par catégorie)
Garder un élément clé à hauteur des yeux pour qu'il soit plus facile à voir lors de l'inventaire.
Investir dans les bons rayonnages ou bacs pour stocker vos produits.
Étiquetage correct des étagères et des conteneurs
Placer les articles dans des récipients transparents (dans la mesure du possible) pour améliorer la visibilité.
Positionner les articles de manière à ce que leur quantité, leur prix et leur date d'expiration soient en face de votre employé lorsqu'il procède à l'inventaire.
Avoir un plan
Planning is half the battle when conducting stock counts. In addition to knowing when you’re doing it, come up with a plan that details how inventory should be counted. At this stage, you should iron out details like:
Quels sont les produits ou les domaines à prendre en compte et dans quel ordre ? Déterminez les produits que vous allez compter en premier ou les zones par lesquelles vous allez commencer. Par exemple, vous pouvez choisir de compter d'abord les produits périssables ou décider de commencer l'inventaire par le congélateur avant de passer à la cuisine et aux autres zones de stockage.
Les personnes chargées de compter des articles spécifiques. Vous ne voulez pas que les membres de l'équipe se croisent - ou pire - qu'ils comptent deux fois les mêmes produits. Soyez organisé lorsque vous déléguez le comptage des stocks. Veillez à ce que chacun connaisse la mission de l'autre afin d'éviter tout chevauchement ou toute entrave.
Disposer d'un système solide de saisie des données
L'inventaire d'un restaurant comprend le suivi et la saisie des informations suivantes :
- Date et heure du comptage des stocks
- Nom de l'article
- Description
- Prix unitaire
- Quantité
Depending on your system, you may also need to take note of details like inventory IDs, reorder points, expiration dates, etc.
Dans tous les cas, assurez-vous de disposer d'un processus solide et fiable pour saisir ces informations nécessaires. Certains restaurants peuvent utiliser un presse-papiers et une feuille de calcul de consommation d'inventaire, bien que cela ne soit pas recommandé, car faire les choses à la main peut vous ralentir. Il est préférable d'utiliser un appareil mobile afin de pouvoir compter et suivre vos stocks en toute simplicité.
Évitez de regarder les produits à la loupe
Le fait d'évaluer à vue d'œil ou d'estimer les quantités de produits va à l'encontre de l'objectif de l'inventaire. L'un des objectifs de l'inventaire physique est d'obtenir une idée précise de ce que vous avez en main et de vous assurer que vos registres sont exacts.
That’s why it’s essential to count every item by hand and record the quantities accordingly on inventory sheets. For products that need to be measured (e.g., alcohol) use a scale so you can have precise data on how much you have. It’s tempting to “guesstimate” your inventory levels, but doing so will lead to inaccurate data and ill-informed decision-making.
Suivre le rapport quotidien des ventes
Every day is best for keeping track of your sales. At the very least, a quick check in your inventory data on a consistent schedule, and a deep dive once a week would help you get started.
Mieux vous connaissez vos chiffres, plus vite vous pouvez repérer les situations bizarres et agir en conséquence.
If you want to go deeper into your total cost, sales tracking, and analysis, it won't be easy to do so without the help of a sound inventory management software system. Some of it can be done with your inventory sheet, but your best bet is to get more accurate data.
Gardez quelques articles supplémentaires à portée de main.
Pour les ingrédients que votre restaurant utilise en permanence, il peut être judicieux de conserver un stock "au cas où".
Par exemple, si vous dirigez une pizzeria locale, vous pourriez vouloir garder des frites supplémentaires en cas d'afflux soudain de clients. Faites l'inventaire de l'ancienneté de vos stocks supplémentaires et remplacez-les si nécessaire. Pour éviter le gaspillage alimentaire, vous pouvez utiliser la liste des stocks supplémentaires qui n'ont pas été utilisés pour les repas du personnel.
Comment la connaissance préalable des stocks peut-elle vous aider à passer de futures commandes ?
Comment les restaurants gardent-ils la trace des restes et de l'inventaire du congélateur ?
As any restaurant owner knows, food is a perishable commodity. That's why restaurants have to keep a close eye on their inventory, so they don't end up with too much food that goes bad. But how do restaurants keep track of all the food that comes in and goes out?
L'un des moyens consiste à utiliser un système informatisé qui garde la trace de chaque ingrédient dans la cuisine. Ainsi, lorsqu'une commande arrive, le système peut générer automatiquement une liste de ce qui doit être utilisé. Et lorsque des restes sont générés, le système peut suivre la quantité restante et l'endroit où elle est stockée. Cela permet aux restaurants de minimiser le gaspillage et de s'assurer qu'ils ont toujours suffisamment de nourriture à disposition pour répondre à la demande des clients.
Another way that restaurants keep track of their inventory is by using color-coded tagging systems. For example, green tags might indicate food that's fresh and can be used right away, while red tags might indicate food that's close to its expiration date and needs to be used soon. This system helps restaurants quickly identify which food needs to be used first, so they can avoid having to throw out expired food.
En utilisant ces méthodes, les restaurants peuvent suivre efficacement leurs stocks et s'assurer qu'ils sont toujours en mesure de servir des aliments frais et délicieux à leurs clients.
Comment faire l'inventaire d'un restaurant rapidement
Faire l'inventaire de votre restaurant n'est pas la partie la plus sexy de la gestion d'un restaurant, et si vous êtes comme la plupart des gens, vous voulez accomplir cette tâche aussi vite que possible.
To that end, here are a few tips to help you complete inventory counts faster — without compromising the accuracy of the process.
Faire l'inventaire d'une habitude
Taking inventory period and by determine inventory turnover will help you track how many supplies you have so you don't over- or under-order, keep your par inventory levels and understand your COGS or cost of goods sold.
Formez votre équipe
Assurez-vous que les employés qui s'occuperont de l'inventaire de votre restaurant ont les connaissances et les compétences nécessaires pour bien accomplir cette tâche. Avant de procéder à l'inventaire, informez votre équipe de vos pratiques de gestion des stocks. Familiarisez-les avec vos articles et ingrédients, apprenez-leur à utiliser vos outils et assurez-vous qu'ils connaissent bien les procédures d'inventaire spécifiques que vous avez mises en place.
Doing so will give them the know-how and confidence to conduct inventory counts, in turn minimizing mistakes, and ensuring that counts are conducted as efficiently as possible.
Renforcer vos processus de gestion des stocks
En faisant la gestion des stocks du restaurant, dites au personnel qui travaille dans votre cuisine de comparer les commandes des fournisseurs avec les factures pour s'assurer que le poids, la quantité et le coût réel sont corrects lorsque vous faites l'inventaire de votre restaurant. Ils doivent noter toute différence afin que vous puissiez obtenir un crédit auprès du fournisseur.
Numérisez vos pratiques de gestion des stocks
Nous y avons fait allusion précédemment, mais cela vaut la peine d'être approfondi. La gestion manuelle de votre système d'inventaire est une recette pour le désastre. Les coûts liés à l'enregistrement et au suivi des données à la main (détérioration, données inexactes, perte de temps) sont bien plus élevés que les dépenses que vous pourriez engager en investissant dans une solide plateforme de gestion des stocks de restaurants.
La bonne solution peut automatiser des tâches fastidieuses comme le calcul des valeurs et des coûts d'inventaire, la mesure des niveaux de stock et la signalisation des stocks insuffisants.
Ce qui nous amène au point suivant...
Logiciel de gestion des stocks
By tracking paper invoices and instantly pulling invoice data into cloud-based restaurant inventory management software, technology can eliminate a lot of manual data entry, mistakes, and paper pushing.
Cela signifie que vous pouvez voir en temps réel le niveau de vos stocks en cours, en fonction des prix récents de vos fournisseurs. Vos statistiques sur le coût des marchandises vendues seront plus précises, ce qui vous permettra de prendre de meilleures décisions. Et comme aucun humain n'est impliqué, vous pouvez être sûr qu'il n'y a pas d'erreurs.
Some app even automatically uses General Ledger (GL) codes. These codes are essential to restaurant finance best practices and are necessary if you want to enhance efficiency and lower food costs percentage.
Also, the software can make the whole process of managing your stock easier by:
Faire en sorte que les gens comptent la quantité d'inventaire utilisée. Il suffit de choisir la fréquence, le moment de la journée et la personne de votre personnel qui fera l'inventaire.
Vous pouvez faire l'inventaire de départ avec votre téléphone, même s'il n'y a pas de Wi-Fi dans le local. Connectez-vous au Wi-Fi lorsque vous pourrez à nouveau vous connecter, et les comptes seront mis à jour.
La création d'une liste de produits à partir de factures numérisées facilite la réalisation de feuilles de comptage. Les prix unitaires historiques sont maintenus à jour, vous n'avez donc pas besoin de fouiller dans les anciennes factures pour retrouver les prix d'avant. Vous pouvez faire glisser et déposer des produits dans la feuille de calcul de consommation de l'inventaire existant si nécessaire.
Choisir la meilleure application pour l'inventaire alimentaire
When it comes to counting food inventory, equip your team with a stock management app like WISK Food, which lets them count inventory using their mobile devices. Instead of entering the data by hand, WISK enables users to scan products and confirm counts with their phone, saving time and increasing accuracy while counting.
WISK s'intègre même aux systèmes de point de vente des restaurants tels que TouchBistro, Lightspeed et Square, ce qui vous permet de synchroniser vos données.
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